Особо следует сказать об этикете приглашений к переговорам, встречам, участию в различных мероприятиях. Подобные приглашения следует посылать как можно раньше. Надо также избегать приглашений престижного характера.

   Для успеха деловых встреч очень важны не только знание дела, но и воспитание, чувство собственного достоинства, понимание ситуации и умелая реакция на нее. Это проявляется в этикете – поведении в ходе всего процесса встречи партнеров до прощания с ними.

   Кстати, о встрече. Во всем мире известно русское гостеприимство. Но наш «сервис» - поиск такси, общение с администратором гостиницы и др., - способны испортить настроение прибывшим и серьезно навредить. Встретить прибывших гостей у входа в офис должен кто-то из сотрудников, лучше – симпатичная и приветливая девушка. Она проводит гостей в офис, предложит раздеться, расположиться, выпить чашку кофе или чая.

   Практический опыт подсказывает, что следует различать официальную встречу и конкретные переговоры. На официальном приеме руководство фирмы ведет беседу, направленную на создание атмосферы взаимопонимания. Во время встреч и переговоров на столах должны быть поставлены бутылки с минеральной водой, открывалки и безупречно чистые стаканы.

   Если вы поставили на стол пепельницу, это является сигналом, что можно курить, однако прежде нужно спросить разрешения у присутствующих женщин. Если пепельницы на столе нет, курить нельзя. В этом случае должно быть подготовлено помещение для курения.

   В комнате для переговоров должно быть чисто, не душно и не шумно. Стулья, кресла не должны располагаться напротив окон (может помешать солнечный свет). Гостям следует предложить выбрать себе места.

   Если в переговорной комнате имеется телефон, нужно обеспечить отсутствие звонков во время заседания. На входную дверь следует повесить табличку «Не входить. Идут переговоры».

   Как бы ни шли дискуссии, важно всегда сохранять выдержку, терпение, не делать замечаний, не ходить по комнате.

    Стремясь изменить в свою пользу ход переговоров, не следует прибегать к разным уловкам. Это считается шантажом и бестактностью. Каждый волен выбирать себе компаньона, но делать это достойно, не оскорбляя других.

   После окончания переговоров руководители переговоров должны составить запись беседы, где зафиксированы названия фирмы, места, дата и время начала переговоров, участники с обеих сторон (фамилии и должности), тема переговоров, выступление участников, результат переговоров.

   На ряду с официальными особую роль играют неформальные контакты. Поход по увеселительным заведениям вместе с партнерами по переговорам после завершения рабочих дискуссий – неотъемлемая часть сотрудничества. Приглашает развлечься и несет все расходы тот, кто является хозяином или выступает инициатором переговоров. Отсутствие подобного приглашения означает, что хозяева намекают на отсутствие интересов к продолжению контактов. В неофициальной обстановке, в ресторанах и барах продолжаются те же дискуссии, что и за столом переговоров, только более откровенно и расковано.

   Важно не упустить еще одно немаловажное обстоятельство: сувениры для партнеров. Необходимо заготовить подарки на случай приема у руководства фирмы. По этикету при первой встрече подарки дарят хозяева. Нужно обязательно преподнести что-либо прибывшему деловому партнеру в знак того, что его рассматривают как почетного клиента и рассчитывают на длительные контакты. При последующих встречах обмен подарками становиться обязательным. Нужно всегда хорошо представлять, кому будет преподнесен конкретный подарок, причем строго по рангу. Если вы вручите президенту фирмы такой же подарок, как и вице – президенту, это будет расценено как оскорбление.

   Не меньшее внимание, чем подарку, следует  уделить упаковке. Весомый подарок (для высшего лица в компании) – авторская картина или чеканка. Не рекомендуется дарить матрешек и самовары – они уже достаточно приелись. Следует избегать и повторения подарков, кроме спиртных напитков. Подарки будут выглядеть значительнее, если их украсить гравировкой или монограммой эмблемы вашей компании.

   К выбору сувениров желательно отнестись внимательно. В подарок хорошо вложить выдумку, изобретательность, остроумие, доброту – словом, все на что вы способны и дело не в цене подарка, а в намерениях, с которыми вы его вручаете, в искренности ваших чувств. Порой случается, что сделан дорогой подарок, но не к месту. На официальных встречах подарки должны иметь оттенок личного отношения, внимания. Если вы едете к людям, уже вам знакомым, подумайте, что им приятно будет получить. Старайтесь выбирать что-нибудь интересное, по своему вкусу, как будто выбираете подарок для себя или близких друзей.

   Даже если средства позволяют, не принято дарить слишком дорогие вещи, дабы не поставить ваших хозяев в неловкое положение. Выбор подарков зависит во многом от характера ваших отношений с теми, кому вы их собираетесь преподносить.

   Так, руководителям организации, которые вас встречают, можно подарить какую-нибудь скульптуру, гравюру, памятную медаль. Личные вещи – галстуки, рубашки, духи – можно дарить лишь самым близким друзьям.

   Если вас пригласят домой, в этом случае всегда лучшим подарком являются живые цветы. Цветы можно дарить в любых случаях. Нет необходимости опасаться, что тому или иному цветку может быть приписано какое-либо особое скрытое значение и что подаренные вами цветы могут вызвать осложнения в ваших отношениях с тем, кому они преподносятся. За редким исключением, можно дарить любые цветы и в любом количестве: четное или нечетное их количество не имеет никакого значения. Вместе с тем следует помнить, что в некоторых странах гортензии и хризантемы, например, символизируют скорбь, а ярко-красные розы дарят только близким людям – матери, жене, сестре, невесте, так как считается, что красный цвет свидетельствует о любви.

   Совершенно необязательно дарить большие букеты. Можно ограничиться и маленьким букетиком и даже одним крупным цветком. Недаром известный японский писатель, лауреат Нобелевской премии Ясунари Кавабата писал: «Один цветок лучше, чем сто, передает великолепие цветка». [31;156]. Цветы в горшках принято дарить только близким друзьям. Цветы в отличие от всех остальных подарков вручают без упаковки.

   Важно уметь не только дарить, но и принимать подарок. Некоторые почему-то считают неловким выразить радость, получив подарок. Не разворачивая, они относят его в сторону. Это, конечно, признак неуважения к людям, которые думали о вас, выбирая подарок.

   Лучше в таком случае поблагодарить, развернуть пакет, посмотреть, что в нем и поблагодарить еще раз. Все подарки, независимо от их материальной ценности, следует принимать с одинаковым вниманием. Хорошо вручать сувениры перед завершением переговоров, в конце встречи.

   Но главное, конечно, - организация делового общения. При проведении встречи и беседы важно учитывать не только их стратегию и тактику, но и обращать внимание на «мелочи» этикета, которые могут вырасти в факторы, серьезно влияющие на результат встреч.

   Во время разговора сидят ровно, свободно, не откидываясь на спинку стула, но и не ютятся на краешке, не перекидывают ногу на ногу, не вертят ничего в руках и не рисуют что-то, не опираются на стол пригласившего на беседу. Во время деловой беседы стараются не курить, тем более без приглашения хозяина кабинета. Спрашивать у него разрешения закурить не рекомендуется, поскольку отказать вам ему будет неудобно, хотя, возможно, ему будет неприятно находиться в прокуренном кабинете или сигаретный дым не переносят другие участники встречи.

   Тембр, интонация, четкость произношения, паузы, громкость голоса – все это факторы, которые психологически воздействуют на собеседника, вызывают у него уважение и симпатию к вам или, напротив, негативные эмоции. Слишком быстрая многословная речь создает впечатление о человеке как недостаточно надежном, а слишком медленная вызывает раздражение, заставляет подумать о замедленности реакции этого человека, недостаточной оперативности в деловых отношениях.

   Нередко хорошую речь портят слова-паразиты, а также, хотя и любимые вами но от неоднократного повторения в одном разговоре теряющие свою привлекательность пословицы, поговорки и присказки, тем более, если они употребляются не к месту.

   Разговаривая с несведущим в определенной специальной области человеком, не следует употреблять непонятные для него сокращения, специальные термины и принятые в этой сфере обороты речи. Точно так же нужно быть осторожным с употреблением иностранных слов и выражений. Употребление непонятных собеседнику слов – не лучший способ показать свою эрудицию и образованность. Это не только не способствует лучшему взаимопониманию, но и вызывает раздражение. Чем доходчивее, понятнее собеседнику будет ваша речь, тем больше вероятности того, что вы найдете общий язык.

   При выборе слов надо стараться употреблять простые, общеизвестные и общепринятые, всем понятные слова. Но одновременно эти слова должны наиболее точно выражать вашу мысль.

   Беседу необходимо вести спокойно, не повышая голоса и не показывая своего раздражения даже тогда, когда для этого есть основания. Горячность, торопливость – плохие помощники в беседе. Даже если приходится давать отповедь в ответ на выпад со стороны собеседника, полное самообладание и спокойная речь произведут на партнера большее впечатление, чем запальчивость и повышение тона.

   Деловая беседа – это особая форма общения, отличная от обыденного разговора, поведения, требующая сдерживания эмоций.[41;157] Помимо положительного содержания это несет в себе негативный момент. Собеседник, принужденный подавлять привычные для себя эмоции, выводится из естественного для него состояния, как бы перевоплощается в другую личность, в образе которой он чувствует себя неуютно. При этом не исключается, что, ведя беседу в чуждой его натуре манере, он не сумеет выразить все желаемое и столь убедительно, как ему хотелось бы.

   Старайтесь правильно запомнить имя и отчество собеседника и при обращении к нему называть их. Стоит вам забыть его имя или неправильно произнести его, и вы поставите себя в весьма невыгодное положение.

   Большинство людей не запоминает имен по той простой причине, что не хотят сосредоточиться. В деловых контактах способность запоминать имена и вовремя употреблять их имеет особое значение.

   Правила ведения бесед – это искусство общения с людьми. Старайтесь обращать внимание не только на содержание своей речи и речи собеседника, но и на позы и жесты. Когда говорящий наклоняется к вам во время разговора, мы воспринимаем это как любезность, знак внимания. Мы чувствуем себя менее удобно с тем, кто в разговоре откидывается назад или разваливается в кресле.

Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11, 12, 13, 14, 15, 16, 17, 18