|
|
При деловой переписке надо помнить, что впечатление, производимое письмом на адресата, зависит от таких «мелочей», как конверт, бланк фирмы, содержание письма. Не пожалейте времени, если даже вам кажется, что письмо написано безупречно, отложите его отправку еще на некоторое время, перечитайте еще раз. Как правило, найдутся неточности, излишне эмоциональные выражения. Исправьте их, а уж потом отправляйте. Особенно важно соблюдение этого правила при ответах на жалобы клиента. Не стремитесь отписаться, отделаться от клиента – это непростительная ошибка. Недовольство клиента работой фирмы распространяется в 100 раз быстрее, чем добрая слава о ней.
Постарайтесь начинать письмо дружески – это вызывает у получателя добрые чувства к автору. Личностные штрихи придадут вашему посланию большую значимость. Этому способствует также разговорный стиль письма.
Специалисты по переписке делят корреспонденцию на следующие виды:
· торговые соглашения, сделки и другая подобная корреспонденция;
· ответные письма с благодарность;
· поздравления;
· извинения;
· требования и запросы;
· соболезнования.
Эти шесть видов корреспонденции в свою очередь делят на две категории: формальные и неформальные.
Служебные записки тоже делятся на следующие виды:
· распоряжения по кадровым вопросам, внутреннему распорядку учреждения, правила работы;
· благодарности и поздравления;
· напоминания, просьбы, проведение мероприятия.
В неформальной деловой переписке часто используются сокращения, односложные слова и прилагательные: они создают впечатление близкого знакомства, теплоты, взаимной симпатии.
Такие прилагательные, как добросердечный, умелый, отзывчивый, изумительный, прекрасный и т. п., сближают автора письма и его адресата. Они передают эмоциональное состояние. Показывают, насколько объективен или субъективен автор письма, может быть, он готовил его, руководствуясь лишь эмоциями.
Существует много способов подготовки корреспонденции, но выделим наиболее общие вопросы:
Что нужно потенциальному клиенту?
Каковы его основные заботы?
Какие сомнения его тревожат?
Каковы его финансовые соображения?
Были ли у него какие-либо проблемы, которые беспокоят его до сих пор?
Какие у него цели?
И еще один немалозначащий момент: письмо должно строиться по такой схеме: внимание – интерес – просьба – действие.
Внимание: Уважаемый(ая)
Я хочу сообщить Вам нечто интересное(важное)
Интерес: Мы(я) предлагаем вам то, что может существенно
улучшить Вашу жизнь…
Просьба: Нам требуется помощь людей, готовых вложить хотя
бы… в благородное, патриотическое дело…
Действие: Мы призываем Вас присоединиться к тысячам доб-
рых людей…
Надо только помнить, что формулируя просьбу, предоставьте адресату ограниченный выбор вариантов. Чем меньше вариантов, тем больше вероят-ность успеха.
Этикет и такт делового человека проявляются на каждом шагу: во время мимолетного разговора с подчиненными, коллегой, на производственном совещании и т. п. К сожалению, иногда должностные лица злоупотребляют формой обращения на «ты». Обращаются на «ты» к подчиненным, которые гораздо старше их по возрасту, но говорят «вы» молодому вышестоящему начальнику. В форме обращения на «ты» проявляется пренебрежение к подчиненному. Обращение на «ты», особенно публично к подчиненному, - это демонстрация барского чванства, низкого уровня интеллекта. Занимаемый пост не дает основания для подобного общения с подчиненным или наемным работником. Такое обращение унижает достоинство человека.
Итак, руководитель находится в постоянном контакте с людьми: со своими подчиненными или с деловыми партнерами. В ходе общения происходит обмен информацией; руководитель передает информацию и получая обратные сигналы, организует, руководит и мотивирует подчиненных. Передача сообщения, информации, прием сообщения, переработка информации, выполнение действия, организация взаимодействия – это процесс коммуникации, процесс сложный, требуемый постоянного контроля и совершенствования. Для совершенствования существуют определенные приемы.
Культура поведения в деловом общении немыслима без соблюдения правил вербального этикета, правил общения по телефону, правил деловой переписки. Для достижения успеха в деятельности нужно предусматривать все до мелочей, чтобы создать благоприятное отношение со стороны окружающих, привлекать новых партнеров, совершать выгодные сделки.
Успех фирмы, предприятия, организации тесно связан с этикетом и культурой поведения. Для хорошего овладения деловым этикетом, культурой поведения требуются время, желание и настойчивость, постоянные тренировки поведения в различных условиях вашей деятельности, чтобы знания перешли в навыки, привычки. Тогда ваша реакция на любое действие, любой ход оппонен-та, развитие ситуаций будет соответствовать правилам хорошего тона, делового этикета, требованиям культуры поведения в данной ситуации.
Заключение.
Итак, в данной работе были рассмотрены понятия «эффективное управление», «этика бизнеса», «деловой этикет», взаимосвязь этики и этикета в деятельности руководителя, их влияние на эффективное управление, раскрыта технология общения делового человека.
Управление – это всеобъемлющее понятие, включающее в себя все действия и всех лиц, принимающих решения, в которые входят процессы планирования, оценки, реализации проекта и контроля.
Менеджер, его личные качества сильно влияют на процесс управления, на его эффективность, которая обеспечивается прежде всего соединением воедино таких факторов производства, как капитал, информация, коммуникация, т. е. способность обмениваться информацией, люди, мотивирование их труда и организации, самым главным из факторов является, конечно, человек.
Учетная политика, состоящая из набора принципов, правил, их совокупности, основанная на бухгалтерском учете, занимает важнейшее место в системе эффективного управления.
В последнее время стало весьма распространенным мнение, что наиболее действенными инструментами эффективного управления являются власть и руководящая должность. Для того, чтобы сложная организация эффективно выполняла свои задачи, необходимо также обеспечить выполнение всех функций управления.
Еще одним фактором эффективного управления является и то, в какой форме принимаются управленческие решения: в жесткой авторитарной форме или смягченной авторитарной форме, в первой консультативной или второй консультативной формах, используется полное делегирование полномочий или групповая форма принятия управленческого решения.
В работе были рассмотрены взаимосвязь этики и этикета в деятельности руководителя, их влияние на эффективное управление. Этика – одна из древнейших философских теорий, объектом изучения которой является мораль нравственные проблемы, возникающие перед обществом. По своей концептуальной основе этика претендует на решение важнейших проблем, когда-либо стоявших перед человечеством: в чем смысл жизни человека, что считать добром, а что злом, истинным и ложным, справедливым и несправедливым, не случайно великий Кант заметил, что есть два удивительных явления – звездное небо над головой и моральный закон внутри нас.[15;374]
Существуют определенные моральные ценности, которые соответствуют общепринятым в деловом мире принципам поведения. Это честность и порядочность, единство слова и дела, терпимость и благожелательность, тактичность и деликатность, справедливость, самокритичность и культура речи, манера поведения и еще многое другое, что делает человека личностью.
Поведение человека на службе регламентируется целым сводом правил, которые появились вместе с возникновением различных профессий. Есть правила «писаные», их требуется строго соблюдать, есть «неписаные», но культурный человек им следует. Одни правила меняются, другие остаются неизменными.
Система правил поведения в общественных местах, при контактах с другими людьми называется этикетом. Он касается всех форм человеческого общения, но прежде всего, конечно, общения в сфере бизнеса.
Чтобы руководить, необходимо обладать соответствующими личными качествами, в том числе знать правила этикета и умело использовать их в своей деятельности. Тем более, что правила этикета играют огромную роль в формировании авторитета. Правила этикета, облаченные в конкретные формы поведения, указывают на единство двух его сторон: морально-этической и эстетической. Первая сторона – это выражение нравственной нормы: предупредительной заботы, уважения, защиты и т. д. Вторая сторона – эстетическая – свидетельствует о красоте, изяществе форм поведения.
Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11, 12, 13, 14, 15, 16, 17, 18
При использовании материалов активная ссылка на источник обязательна.