Электронная таблица (аналог EXCEL) используется как инструмент для настройки форм ввода исходных данных, а также для описания правил формирования аналитических таблиц. Сформированные таким образом шаблоны документов записываются в базу данных и в дальнейшем используются для ввода информации и проведения необходимых расчетов. Исходные данные и результаты расчетов также сохраняются в базе данных и могут быть использованы для дальнейшей обработки и анализа. Встроенное средство формирования произвольных диаграмм позволяет отобразить результаты расчетов в удобном для пользователя виде. Исходные данные для анализа можно ввести вручную или импортировать из текстового файла.

В системе заложены широкие возможности анализа финансовых показателей деятельности фирмы. Для пользователей, заинтересованных в использовании типовых методов, в системе настроен широкий круг аналитических таблиц, предлагающих к использованию наиболее известные методики отечественных и зарубежных экономистов. С помощью этих методик можно рассчитать показатели, характеризующие:

·        структуру имущества предприятия;

·        платежеспособность;

·        финансовую устойчивость;

·        деловую активность и рентабельность хозяйственной деятельности;

·        рациональность политики привлечения заемных средств;

·        обоснованность политики распределения и использования прибыли.

Значение всех показателей можно проследить в относительных величинах, свободных от влияния инфляции, а также оценить их динамику.

Принципы выбора программ

          Основными принципами, которыми следует руководствоваться при выборе готовой программы, являются: (рис.2.3)

·        производительность программы. При выборе программы прежде всего необходимо учитывать «размер» бухгалтерии, т. е. Тот объем бухгалтерских операций, с которыми предстоит работать программе. Рекомендуется выбирать программу с некоторым запасом производительности.

·        соотнесение пользы и затрат. Польза, которую принесет приобретаемая программа должна превосходить затраты, связанные с ее приобретением, доработкой, адаптацией.

·        контроль и безопасность данных. Желательно, чтобы все данные, введенные в программу, были надежно защищены и от несанкционированного доступа к ним, и от случайного их удаления. Программа должна осуществлять контроль над вводом информации и доступом к ней, а также создавать архивные копии файлов, содержащих бухгалтерскую информацию.

·        совместимость. Приобретаемая программа должна быть совместимой с организационной структурой конкретного предприятия, либо должна иметь возможность настройки на него.

·        гибкость. При выборе программы необходимо ориентироваться на то, чтобы она предоставляла возможность для настройки Плана счетов, стандартных проводок и операций (добавления, удаления, редактирования), позволяла создавать новые и редактировать уже существующие отчетные формы и т. п.

·        своевременный учет налогового законодательства.

·        быстродействие в обработке больших массивов.

·        работа в реальном времени (идеал – локальный и сетевой варианты программы).

·        авторское сопровождение, документация. Программа должна иметь подробную и легкую в использовании документацию. Для сложной комплексной программы важно наличие «горячей» телефонной линии, благодаря которой в любой момент времени можно обратиться за консультацией к фирме – разработчику и получить необходимую информацию.

·        Требования программы к аппаратным ресурсам, быстрота обработки данных. Самой «нетребовательной» к ресурсам является «Инфин-Бухгалтерия». Для остальных программ требуются персональные компьютеры по классу не ниже недорогого Pentium’а.

Рис. 2.3. Принципы выбора программы

3.Система автоматизации бухгалтерского учета  «Парус». Версия 4.32

3.1. Общие сведения о корпорации и ее программных продуктах

          Рассмотрим автоматизацию бухгалтерского учета на примере программы «Парус», используемой в бюджетной организации (бухгалтерии МГУ ПС (МИИТа)). Отбор системы «Парус» производился по принципам, изложенным выше.

ПАРУС всегда славился добротными, качественными, устойчивыми бухгалтерскими программами, которые и сегодня с успехом используют тысячи различных предприятий. Существует целое семейство новых программных продуктов (ПП), основанных на современных платформах  и ориентированных на управление бухгалтерским учетом и финансами. Это семейство вышло в широкую продажу в конце 1998 г. под общим названием «Парус XXI-й век».

Новые программные продукты разработаны в среде Windows и располагают широчайшим спектром настроек для различных отраслей, в которых наиболее часто используются ПП «Парус» (торговля, строительство, СМИ, сфера услуг и пр.).

Новые продукты ПАРУСА, созданные для рынка бухгалтерских систем, помимо простоты и надежности, обладают еще одним важным свойством - масштабируемостью, которая позволяет использовать одну и ту же систему для учета как в малом бизнесе, так и на крупном предприятии.

Наиболее существенной отличительной чертой нового продукта для крупных предприятий является наличие мощной системы управления финансами. Для крупных предприятий с большим числом операций важной характеристикой является устойчивость и надежность работы, которые обеспечиваются использованием СУБД Oracle. Кроме того, еще одной особенностью является то, что система может быть доукомплектована модулями складского учета, управления закупками и продажами, ведения договоров, ВЭД, которые объединены в контур оперативного управления.

Не только учитывать, но и управлять предприятием

Однако помимо традиционной активности на рынке бухгалтерских продуктов, ПАРУС продолжает большую работу в области комплексных систем управления на базе информационных технологий. Новая разработка получила название «Триумф». В новом продукте  использован подход к разработке, основанный на поддержке современных принципов менеджмента, рациональной организации бизнес-процессов, которые реально применяются в крупных и успешных торговых фирмах и в мировой торговой практике. 

Совершенствование существующей системы управления способно помочь снизить издержки, ускорить оборачиваемость финансов, повысить товарооборот, а в результате - увеличить рентабельность и прибыльность бизнеса. Все это возможно сделать с помощью нового программного продукта. На разработку этой системы затрачено более 2 лет и около 3,6 миллионов долларов. И, судя по отзывам первых клиентов, она одинаково успешно функционирует как в крупнейших торговых компаниях (крупных оптовых операторах, торговых домах, сетях магазинов, торговых холдингах), так и в розничных магазинах небольшого и среднего размера. Функционал системы покрывает потребности всех структурных подразделений, традиционно входящих в торговые компании: коммерческие отделы, отделы закупок, подразделения по работе с розницей, оптовыми покупателями, финансами и инвестициями, бухгалтерские службы, автотранспорт, маркетинг и многое др.

Программные продукты

За время своей работы Корпорация Парус накопила огромный практический опыт автоматизации предприятий самых разных отраслевых направленностей. Сейчас этот опыт вылился в целую гамму серийных программных продуктов, которые могут удовлетворить самых взыскательных пользователей.