Если между документами и доставленными
грузами расхождений нет то, приходный ордер можно не выписывать, а оформлять
приход проставлением штампа на документах поставщика, в оттиске которого
содержаться основные данные приходного ордера. Это сокращает заполнение ряда
первичных документов. Материальные ценности должны приходоваться в день их
поступления.
Если количество и качество прибывших материалов
не совпадает с данными сопроводительных документов, то принимает их комиссия по
акту. В нем указываете место его составления, поставщик и получатель,
наименование груза, род упаковки, количество по документу и фактически в
натуральном и денежном выражении, недостача или излишек, а также их виновник и
т.п. В составлении акта должен участвовать представитель поставщика (при его
отказе - работник незаинтересованной организации) и заведующий складом
(материально ответственное лицо). Акт составляется в двух экземплярах. Один
экземпляр акта передается в бухгалтерию, а второй отделу снабжения для
предъявления претензии поставщику (виновнику). По такой же форме составляется
акт на материалы, поступившие без документов поставщика (неотфактурованные
поставки). В этом случае акт является первичным документом по приходу ценностей
и приходный ордер не выписывается.
Прибывшие ценности приходится в соответствующих
единицах измерения – весовых, объёмных, линейных и т.д. Если материалы
поступают в одной единице измерения, например в квадратных метрах, а
отпускаются в другой, то их целесообразно учитывать одновременно в двух
единицах измерения.
На склады поступают также материалы из цехов
предприятия (продукция собственного изготовления, неиспользованные материалы,
ценности, полученные при ликвидации основных средств, МБП, брака и т.п.). Они
приходуются на склады по накладным – требованиям на отпуск (внутреннее
перемещение) материалов. Накладные составляются в двух экземплярах материально
ответственными лицами складов (цехов), которые сдают ценности. Один экземпляр
остаётся у сдатчика (цеха, склада) и служит основанием для списания ценностей,
а второй (по которому они приходуются) – у получателя (склада, цеха).
Накладные на возврат неиспользованных
материалов выписываются в том случае, если они отпускались по разовому
требованию, а не по лимитно-заборной карте, ибо в последней предусматривается
учёт возврата материалов, ранее отпущенных в производство.