Для нужд бухгалтерского учёта запасы включают: сырье, основные и вспомогательные материалы, комплектующие изделия и другие ценности, которые предназначены для производства продукции, выполнения работ, предоставления услуг, обслуживания производства и административных нужд, незавершенного производства в виде незаконченных технологических процессов.

Согласно П(С)БУ 9 к запасам относятся:

-         сырьё, основные материалы, комплектующие;

-         незавершенное производство;

-         готовая продукция;

-         товары;

-         малоценные быстроизнашивающиеся предметы (которые используются на протяжении не больше одного года или нормального операционного цикла, если он превышает один год);

-         молодняк животных и животные на откорме, продукция сельского и лесного хозяйств, если они оцениваются согласно с данным Стандартом.

Для повышения уровня организации синтетического и аналитического учета материалов необходима их четкая группировка (классификация) по следующим признакам:

а) назначению и роли в производстве;

б) техническим признакам (сортам, размерам, маркам, профилям и т. п.).

По назначению материалы группируются таким образом:

1.          Сырьё и основные материалы образуют основу вырабатываемых изделий (например, мех и полотно для изготовления головных уборов). Сырьём принято называть материалы, которые являются продуктами добывающей промышленности или сельского хозяйства (руда, хлопок и др.), а также некоторые продукты обрабатывающих отраслей (к примеру, искусственные и синтетические волокна химической промышленности). Основные материалы также входят в состав изготавливаемого продукта, образуя, его основу. Это покупные полуфабрикаты, комплектующие изделия и др. учитываются на активном счете 201 «Сырье и материалы».

2.          Под вспомогательными материалами следует понимать такие предметы труда, которые составляют основу продукта. Они либо способствуют преобразованию основных материалов, вызывая в них нужные изменения (например, красители), либо содействуют производственному процессу. Они предназначаются для ремонта и содержания оборудования, для технических, энергетических целей и хозяйственного обслуживания (химические вещества, нитки, фурнитура, смазочные, обтирочные, ремонтные материалы). Для учёта вспомогательных материалов также предназначен счет 201 «Сырьё и материалы».

Подразделить материалы на основные и вспомогательные можно только на конкретном предприятии. Так, один и тот же материал в зависимости от его участия в изготовлении продукта и типа производства может относиться либо к основным, либо к вспомогательным материалам (топливо на электростанции для технологических целей – основной материал, а используемое в котельной для отопления помещений – вспомогательный; крахмал в текстильном производстве – вспомогательный материал, а на кондитерской фабрике – основной).

3.          Топливо  по своей роли в производстве является вспомогательным материалом, но вследствие  его значительной роли в народном хозяйстве и большой части в общих затратах материалов выделяется в отдельную группу материальных ценностей и учитывается на счёте 203 «Топливо».

Топливо может использоваться: для технологических нужд, когда оно используются непосредственно в технологическом процессе и обуславливает качественную переменную материалов, (например, в литейном цеху топливо помогает в переплавке чугуна на редкий металл);  для энергетических нужд, когда топливо способствует производству тепловой энергии; для хозяйственных нужд (например, для отопления помещений цехов, конторы предприятия, складов и др.)

4.                Тара и тарные материалы, к которой относятся предметы, предназначенные для упаковки продукции: банки, ящики, мешки и др. (как пустая, так и та, которая находится под материалами и готовой продукцией).

Тара, предназначенная для производственных или хозяйственных нужд, относится к основным средствам или МБП в зависимости от срока службы или стоимости.

Тара одноразового использования в особую группу не выделяется и входит в стоимость материалов (например, жестяные банки с краской). Учитывается тара на счёте 204 «Тара и тарные материалы».

5.      Строительные материалы также выделяются в отдельную группу ввиду их особого значения. К ним относятся строительные материалы, конструкции и детали, оборудование, которое устанавливается на объектах, которые строятся (реконструируются), капитальных вложений, другие материальные ценности, предназначенные для нужд капитального строительства. Эти материальные ценности учитываются на счёте 205 «Строительные материалы».

6.                Запасные части для проведения ремонтов – это отдельные запасные части машин, оборудования, транспортных средств, предназначенные для выполнения ремонтов, замены изношенных частей и т. д., и такие, которые не относятся к основным средствам. Учёт таких материальных ценностей производится на счёте 207 «Запасные части».

7.                Животные на выращивании и откорме. К этой группе относятся: молодняк животных (по видам, полу, возрасту), взрослые животные, которые находятся на откорме, птицы (по видам), звери (по видам), кролики, семьи пчёл, и т. д.

 Учёт этой группы ведётся на счёте 21 «Молодняк животных на выращивании и откорме».

8.      Материалы сельскохозяйственного предназначения. В состав этой группы входят: семена, корма, посадочный материал, как собственного производства, так и купленные.

Учитываются составные этой группы на счёте 208 «Материалы сельскохозяйственного предназначения».

 9.     Малоценные быстроизнашивающиеся предметы (МБП), которые используются на протяжении не больше одного года или нормального операционного цикла, если он не превышает один год. Учёт ведётся на счёте 22 «Малоценные и  быстроизнашивающиеся предметы».

В связи с тем, что предприятия располагают большим количеством различных материалов, их необходимо по техническим признакам дополнительно группировать по отдельным группам и подгруппам, а внутри них – в разрезе видов, марок, сортов и типоразмеров. Число групп и подгрупп устанавливают исходя из номенклатуры материалов и характера изготавливаемой продукции на основании классификации, принятой в статистической отчётности о наличии и движении материалов.

Каждому виду материалов присваивается номер (код), который вносится в перечень, называемый номенклатурой материальных ценностей. Номенклатурные номера (коды) указываются во всех первичных документах по движению материалов.

Для сокращения номенклатуры материалов и упрощения учёта однородные и близкие по своим свойствам материалы могут объединяться единым номенклатурным номером. Коды строятся так, чтобы по номенклатурному номеру можно было определить группу материалов, а также другие их признаки.

Одним из важных условий правильной организации учёта материалов является предварительная разработка нормы запаса материалов является предварительная разработка нормы запаса материалов по т каждому номенклатурному номеру и норм расхода каждого вида материалов на каждый вид изготавливаемой продукции, что необходимо для контроля за состоянием остатков материалов на складах предприятия в рамках нужд, а также за правильным их использованием в производстве (рис. 1.1.3).

Таким образом, необходимым условием правильной организации учёта является:

-         правильная группировка (классификация) запасов;

-         наличие инструкции по учёту запасов;

-         разработка номенклатуры запасов;

-         разработка норм запасов и норм расхода запасов;

-         правильная организация складского хозяйства.

Классификацию запасов можно представить в виде рисунка.