времени;

è повышенного нервного напряжения с учетом сложности и опас­ности работы — до 1—5%;

è усилий, связанных с повышенным темпом работы, измеряемым количеством движений в минуту, а также неудобным рабочим пол­ожением — до 1-4%;

è повышенной монотонности работы, вызываемой повторяемостью

операций — до 1—3%;

è сверх нормального уровня температуры и влажности, загрязнен­ности, характеризующейся повышенным содержанием примесей в воздухе — до15%;

è повышенного шума, вибрации — до 1—4%;

è недостаточной освещенности —до 2% оперативного времени.

Затраты оперативного времени и времени на отдых лежат в осно­ве расчета такого важнейшего социального показателя деятельности организации как коэффициент улучшения условий труда КУут:

где:

 Тоф — фактическое время на отдых в соответствии с нормативами и реальными условиями труда после проведения мероприятий по их улучшению;

Тон — нормативное время на отдых до проведения мероприятий по улуч­шению условий труда;

Топф — фактические затраты оперативного времени;

Топн — оперативные затраты оперативного времени.

Большинство нормативов времени устанавливается для рабочих, деятельность которых обусловлена особенностями работы оборудова­ния и характером организации технологических процессов (массо­вым, поточным, крупносерийным, единичным). Они могут также от­носиться и к служащим, чья работа не содержит творческих функций, выполнение" которых не поддается нормированию. Рационализация труда тех, кто связан с творчеством, имеет в основе иные принципы.

II.4. Планирование времени руководителей и специалистов.

Планирование времени, как и планирование вообще, является первой обязанностью любого руководителя, но, к сожалению, как по­казывают исследования, отечественные менеджеры уделяют этому немного времени — в 3,5 раза меньше, чем их американские колле­ги, зато на оперативную работу — по всем меркам менее важную — тратят на треть больше.

Процесс планирования времени начинается с постановки задач, для чего на предстоящий период составляется перечень дел и воз­можных препятствий, на преодоление которых уйдет определенное время. Впоследствии этот перечень регулярно дополняется, обновляется, корректируется путем исключения из него того, что на поверку оказывается несущественным.

Как считает один из крупнейших западных специалистов в облас­ти менеджмента Питер Друкер, менеджер должен планировать свое время укрупненными блоками, ибо, когда речь идет о работе с людь­ми, а также о выполнении чисто интеллектуальных функций, дроб­ление не приводит к положительным результатам. Тем более что, чем крупнее организация, тем меньше времени у руководителя остается для малозначительных дел. В то же время в мелких организациях или на низовых уровнях управления крупные задачи целесообразно разбивать на менее значительные и сложные, с более точным опреде­лением сроков исполнения. Но и здесь руководитель имеет возмож­ность затрачивать на выполнение своих прямых обязанностей не бо­лее 25% лимита времени.

Планирование времени позволяет руководителям и специалистам прежде всего критически осмыслить собственные цели и найти более эффективные способы их реализации, позволяющие не только своевременно с ними справиться, но и создать необходимые резервы для решения непредвиденных проблем.

Далее, планирование дает возможность руководителю сконцен­трироваться на важнейших вопросах с учетом сроков и времени их решения, а остальные рационально распределить среди подчинен­ных. В основе этого оценка каждой работы с точки зрения необходи­мости; последствий в случае отказа от выполнения; оправданности усилий, требуемых для ее выполнения, возможности их снижения, реальной отдачи.

Наконец, планирование времени дает возможность руководителю сформировать оптимальную структуру рабочего дня и составить его расписание.

Планирование времени, отводимого на решение тех или иных проблем, осуществляется с учетом их рациональной очередности. То есть сначала планируются дела с фиксированным сроком исполнения или требующие значительных затрат времени, а также неприят­ные задачи, откладывание которых на потом нежелательно; далее следует рутинная работа и выполнение повседневных обязанностей; наконец, третье место отводится второстепенным и эпизодическим делам, не отнимающим много времени, например, чтению текущей  корреспонденции, обходу рабочих мест. Но в любом случае при планировании устанавливается точный срок завершения работы.

Если предстоящий объем работы в заданные сроки может быть не выполнен, в плане предусматриваются возможности их перенесения на более поздний период.

Планом должно охватываться не более 60% рабочего времени, а остальное составляют резервы на решение непредвиденных проблем, творческую деятельность, повышение квалификации. Непредвиден­ные проблемы возникают обычно в связи с неожиданными посетите­лями, телефонными звонками, необходимостью исправить ранее до­пущенные ошибки. Создание резервов времени значительно повыша­ет гибкость планов и облегчает корректировку.

Предпосылкой планирования времени является его тщательное документирование и контроль за его использованием, позволяющие иметь точные представления о нем, лучше распределять осуществле­ние тех или иных работ, а также согласовывать свои действия в об­ласти планирования времени с подчиненными и коллегами.

На практике существует несколько типов планов использования времени. Прежде всего, это долгосрочные, с помощью которых рас­пределяется время на реализацию крупных жизненных целей, тре­бующих многих лет, а порой и десятилетий: получения образова­ния, продвижения до определенной должности по служебной лес­тнице и т.п. К среднесрочным планам можно отнести годовые, фиксирующие распределение времени для решения крупных, но более конкретных задач, прежде всего производственного характера.

К краткосрочным планам использования рабочего времени, кон­кретизирующим среднесрочные, относятся квартальные, месячные, декадные

(недельные), дневные, каждый из которых детализирует предшествующий. Для их составления необходимо определить цен­тральную, наиболее трудоемкую задачу периода, которая должна быть решена в его рамках; выходящие за них задачи, к решению ко­торых нужно приступить, и трудности, которые в связи с этим могут возникнуть.

В месячных планах расход времени на каждый вид деятельности, включая необходимые резервы, предусматривается уже в часах. В декадных (недельных) планах отражены все без исключения дела и время, необходимое для их выполнения. Если стоящая проблема за указанный период не решается, работу с ней начинает другое лицо.

Но самый важный план — дневной. Он включает в себя не более десятка проблем, в том числе не более трех первостепенных, работа над которыми осуществляется в первую очередь. Они, а также самые неприятные дела планируются на утренние часы, с тем чтобы к вече­ру их удалось завершить. Однородные задачи группируются в днев­ном плане работы блоками, что позволяет не "перескакивать" с одной проблемы на другую и экономить таким образом время.

Одновременно в дневном плане предусматриваются обязательные перерывы, учитывающие как общую работоспособность человека, так и время, прошедшее с начала рабочего дня. Чем больше времени прошло, тем стремительнее нарастает усталость, что сказывается на эффективности работы менеджера и специалиста. Исследования по­казали, что за первые восемь часов рабочего дня руководитель в сред­нем принимает 9,3 решения в час; в течение девятого часа —2,5 ре­шения; в течение десятого — 0,9 решения.

При составлении дневных планов использования времени обяза­тельно учитываются особенности индивидуальных биоритмов с та­ким расчетом, чтобы наиболее трудные задачи попадали на "пик" ра­ботоспособности. У так называемых "жаворонков" он приходится на утренние часы; "голуби" обычно активны в середине рабочего дня; а "совы" — под вечер. Однако при этом не следует путать биоритмику с процессом нарастания физической усталости, которая, естествен­но, минимальна в утренние часы и после достаточно продолжитель­ного перерыва.

Знание всего этого позволяет наиболее рационально распределять трудные и легкие, простые и сложные, ответственные и неответ­ственные, напряженные и ненапряженные дела в рамках рабочего дня и чередовать их необходимым образом в соответствии с колеба­ниями трудоспособности.

Как и все другие, дневные планы расходования времени составля­ются в письменной форме, ибо, таким образом, заложенные в них дела труднее игнорировать. Кроме того, записи разгружают память, дис­циплинируют, позволяют четче распределять работу, делать ее более целенаправленной. По записям также легче контролировать выпол­нение планов и оценивать их итоги.

Составление дневного плана начинается накануне вечером и про­исходит в несколько этапов. Сначала формулируются его задачи, в которые включаются перенесенные из месячного и недельного (де­кадного) планов; переходящие из плана предыдущего дня, не решен­ные к настоящему моменту; не планируемые заранее вследствие пов­торяемости; могущие внезапно возникнуть. Затраты времени на них определяются с учетом возможного способа их решения. В дневном плане предусматриваются "окна" на случай необходимости решать неожиданные проблемы и десятиминутные перерывы после каждого часа работы.

Затем еще раз уточняются приоритетность задач; выделяются те из них, за которые настала пора решительно браться, и уточняется, кому из подчиненных что можно поручить.

Утром составленный накануне дневной план еще раз уточняется руководителем совместно с референтом или секретарем, чтобы учесть внезапно появившиеся новые обстоятельства, например, пос­тупившие за ночь документы.

Как любой другой, дневной план использования времени должен быть гибким. Жестко регламентируются только вопросы, связан­ные с приглашением людей, например, совещания, прием посетите­лей и т.п.

Все планы расходования времени регулярно контролируются на предмет того, предусматриваются ли в них действительно важные и необходимые задачи; соответствует ли фактически расходуемое вре­мя тому, что было запланировано; рациональны ли нагрузки на ис­полнителей; почему было потеряно время; можно ли было сделать больше.

II.5. Пути повышения эффективности использования рабочего времени.

Планирование времени служит делу повышения эффективности использования рабочего дня. Считается, что день лучше всего начи­нать в одно и то же время, ибо человек — раб своих привычек. Это обеспечивает хороший тонус и позволяет на деле реализовывать при­нцип "человек — хозяин работы, а не работа — хозяйка человека".

Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11