Процедуры проверки обоснованности выдачи авансов под отчет могут быть выполнены при проверке кассовых операции с передачей информации о выявленных отклонениях аудитору, проверяющему внутренние расчетные операции.
Проверка своевременности предоставления авансовых отчетов осуществляется путем сопоставления фактических сроков предоставления авансовых отчетов со сроками, предусмотренными в командировочном удостоверении или в приказе руководителя. Согласно Порядку ведения кассовых операций (п.11) лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее 3 рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения их из командировки предъявить в бухгалтерию отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним.
Если аудитор установил несоблюдение этого порядка, то необходимо далее проверить выполнение требований плана счетов об отражении подотчетных сумм, невозвращенных в установленные сроки, на счете 94«Недостачи и потери от порчи ценностей» ( Д 94 К 71) и последующее списание этих сумм.
Проверка документальной обоснованности использования подотчетных сумм осуществляется путем установления наличия и правильности оформления документов, подтверждающих расходование подотчетных сумм, и их последующего отражения.
Законность и целесообразность расходов на хозяйственно- операционные нужды определяются путем сопоставления данных авансовых отчетов и приложенных к ним документов на оплату услуг, погашение задолженности поставщикам, приобретение материально- производственных запасов. Необходимо установить не только наличие оправдательных документов и их соответствие данным авансового отчета, но и правильность оформления этих документов (товарных чеков, квитанций к приходным кассовым ордерам, талонов, актов выполненых работ, актов закупок и т.п.).
Прежде всего установить наличие обязательных реквизитов документов, предусмотренных ст.9.2 Закона о бухгалтерском учете. Например, отсутствие в товарном чеке штампа магазина, даты, наименование приобретенного товара затрудняет контроль реальности факта приобретения товара а магазине или производственного назначения этих расходов.
Акты закупки у физических лиц должны содержать дату и место составления, наименование товара, его количественное измерение, общую стоимость покупки, лиц, участвующих в сделке ( с указанием ИНН), реквизиты свидетельства о государственной регистрации предпринимателя или паспортные данные и местожительство физического лица.
При приобретении подотчетным лицом товаров на предприятии розничной торговли за наличный расчет необходимо убедиться в наличии документов, подтверждающих расход денежных средств.
ПРИМЕР 1. К авансовому отчету приложен товарный чек со штампом «Оплачено» на бумагу 10 пачек по 40 рублей на общую сумму 4000 рублей.
Является ли товарный чек достаточным основанием для подтверждения использования подотчетных сумм?
Ответ : Расход денежных средств может быть подтвержден чеком контрольно-кассового аппарата, квитанцией приходного кассового ордера или документами строгой отчетности по формам, утвержденным Минфином России. Для подтверждения использования подотчетных сумм необходимо представить товарный чек и чек КММ .
При приобретении материальных ценностей за наличный расчет на предприятиях оптовой торговли или у производителя необходимо представить квитанцию приходного кассового ордера, товарный документ (счет, накладная, товарно- транспортная накладная) и счет-фактуру, соответствующим образом оформленные. Обращается внимание на выделение во всех документах отдельной строкой суммы НДС, которые должны совпадать.
Аудитор устанавливает, были ли оприходованы приобретенные подотчетным лицом предметы и нет ли фактов списания непосредственно на счета затрат стоимости этих предметов без подтверждения факта передачи в производство или эксплуатацию. Соблюдение этого требования предусмотрено п. 51 Положения по ведению бухгалтерского учета и отчетности в РФ.
ПРИМЕР 2. К авансовому отчету приложен чек ККМ и товарный чек на настольные лампы в количестве 3 шт. на общую сумму 900 руб. В авансовом отчете указана корреспонденция счетов Д 26 К 71- 900 руб. правомерно ли отнесение этих затрат непосредственно на общехозяйственные расходы?
Ответ: Предметы стоимостью менее 2000 руб. могут быть списаны на себестоимость при передаче в эксплуатацию или производство. В учете организации не нашли отражения факты оприходования материалов
Д 10, 15 К 71 – 900 и передачи их в эксплуатацию Д 26 К 10, 15 –900 руб. Следовательно, списание на затраты является необоснованным.
При отсутствии подтверждающих документов и факта оприходования материально- производственных запасов подотчетные суммы подлежат включению в совокупный доход работника для удержания налога на доходы. Аудитор устанавливает, производилось ли в таких случаях удержание налога на доходы.
При проверке авансовых отчетов обращается внимание на соблюдение установленного предельного размера расчетов наличными средствами, осуществляемых от имени организации, т.е. юридического лица. Суммы по первичным документам (накладная, счет-фактура, квитанция к ПКО, акт выполненных работ и т.п.)сравниваются с лимитом, установленным ЦБ РФ (Указ ЦБ РФ № 1050 от 14.11.2001г. предельный размер расчетов наличными между юридическими лицами по одной сделки определен – 60000руб.) При этом следует проверить, не производились ли выплаты а адрес одного поставщика в один день по данному счету, накладной, договору. Такие выплаты суммируются и сравниваются с лимитом, определяется сумма НДС, предъявленного к зачету ( НДС с сумм превышения лимита не должен предъявляться к зачету в бюджет).
При проверке документов, подтверждающих произведенные расходы, выявляется правомерность выделения и предъявления бюджету НДС.
Прослеживая корреспонденцию счетов, указанную в авансовых отчетах, аудитор обращает внимание на характер произведенных затрат:
· расходы связанные с производственной деятельностью, следует отражать на счетах учета затрат ( Д 20,23,25,26 К 71);
· расходы социального и непроизводственного назначения списываются за счет собственных средств предприятия ( Д 91 К 71);
· расходы капитального характера ( Д 08 К 71) и расходы, связанные с приобретением МПЗ, включаются в покупную стоимость (Д 10, 15, 16 К 71).
Аудит расчетов с подотчетными лицами по командировкам предполагает признание факта служебной командировки и проверку обоснованности и правильности расходов, связанных с командировкой.
Служебной командировкой признается поездка работника предприятия по распоряжению руководителя в другую местность в служебных целях.
Не считаются командировками:
· служебные поездки работников, постоянная работа которых протекает в пути или носит разъездной либо подвижной характер;
· обусловленные производственной необходимостью поездки работников, отношения которых с предприятием регламентированы не трудовым, а гражданско- правовым договором ( подряда, поручения и т.п.).
Проверяя авансовые отчеты по командировкам, аудитор устанавливает наличие командировочного удостоверения с указанием цели командировки с соответствующими отметками о выбытии и прибытии; первичных документов, подтверждающих расходы. Авансовые отчеты должны быть утверждены руководителем предприятия.
Проверка осуществляется путем сопоставления данных авансового отчета с данными приложенных к отчету первичных документов и расчетов суточных. Аудитор подтверждает правильность определения срока командировки, размера суточных в пределах норм и сверх норм. Расходы по проезду к месту командировки и обратно определяются по данным приложенных проездных документов воздушного, железнодорожного, водного и автомобильного транспорта общего пользования (кроме такси). Расходы по проезду командированного работника в мягком вагоне, в каютах, оплачиваемых по I-IV группам тарифных ставок на суднах речного флота, а также на воздушном транспорте по билету I класса должны бать оформлены распоряжением руководителя об оплате.
В стоимость проезда включаются также обязательное страхование, которое списывается на себестоимость (п. 2 «щ» Положения о составе затрат). Затраты по добровольному страхованию, возмещаемые работнику по решению руководителя, списываются также на себестоимость (п. 2 «р» Положения о составе затрат). При этом следует проверить общий размер таких расходов, учитываемых в целях налогообложения (не более 1% от объема реализуемой продукции (работ, услуг).
Затраты за пользование постельными принадлежностями должны быть подтверждены соответствующей справкой или отметкой, сделанной на билете.
Расходы на проживание возмещаются командированному на основе подтверждающих документов и в полном размере относятся на себестоимость. В целях налогообложения данные расходы принимаются в пределах действующих норм (но не более 550 руб. в сутки). В размере 50% от стоимости места за сутки возмещаются расходы за бронирование мест в гостинице. При отсутствии подтверждающих документов оплата жилого помещения возмещается по норме 12 руб. Оплата суточных – 100 руб. за каждый день нахождения в командировке (письмо Минфина России от 06.07.2001г.№ 49н).
Поскольку превышение командировочных расходов над установленными нормами не учитывается при исчислении налогооблагаемой прибыли, аудитору следует проверить правильность исчисления сверхнормативных расходов и правильность корректировки налогооблагаемой прибыли.
Целесообразность оплаты других расходов, например, телефонных счетов, устанавливаются на основе подтверждающих документов. При этом определяется производственный характер расходов и правильность отнесения их на себестоимость. С этой целью устанавливается наличие распечатки счетов за переговоры и соответствие номеру служебного телефона организации. Расходы непроизводственного характера, возмещенные подотчетному лицу, должны списываться за счет собственных средств (Д 91 К 71) и включаться в совокупный доход для удержания налога на доходы. Аудитору следует провести арифметическую проверку командировочных расходов в пределах норм и сверх норм.
Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11, 12, 13, 14, 15, 16
