Представим собирательный образ системы бюджетирования, содержащий большинство функций и свойств различных систем. В сравнении с ним можно объективно определить достоинства, недостатки и особенности систем бюджетирования, представленных сегодня на российском рынке. Итак, рассмотрим элементы технологии бюджетирования и подходы в их автоматизации с четырех позиций:
. Состав и свойства информационных объектов системы бюджетирования.
. Функциональность и алгоритмы системы бюджетирования.
. Организация работы пользователей с системой.
. Архитектура, платформа и средства интеграции.

Состав и свойства информационных объектов

Первое, на что стоит обратить внимание при рассмотрении системы - это состав ее информационных объектов. Они характеризуют информационную мощность системы - определяют, какими понятиями и в какой степени детализации можно оперировать при выполнении работ по бюджетированию.

1. Измерения бюджетных планов статей. Планирование и анализ бюджета - как правило, многомерная задача. Одни и те же цифры требуется рассматривать в разрезе организационно-штатной или финансовой структуры, в различных финансовых инструментах, в разрезе поставщиков, потребителей, продуктов и услуг. Все эти измерения бюджетных статей должны характеризоваться соответствующими справочниками. Как минимум, этих справочников в системе должно быть четыре: a. Организационно-штатная и финансовая структура. Этот справочник обязательно должен быть иерархическим и допускать неограниченную вложенность уровней структуры. При этом необходимо различать как структурные (или финансовые) подразделения, так и менеджеров, ответственных за тот или иной участок планирования. В финансовой структуре находит отражение иерархия центров прибыли, затрат, финансовой ответственности, отчетности, ценообразования, управления ресурсами и других центров, определенных методикой бюджетирования. Хотя для начала работы с бюджетом обычно хватает первых трех видов. b. Валюты, курсы. Как правило, консолидированный бюджет в конце концов приводится к какой-нибудь одной валюте. Иногда требуется его представление в других валютах (чаще всего - только в одной дополнительной). На первый взгляд, для этой цели можно обойтись простым пересчетом бюджета из одной валюты в другую. Однако, если принять во внимание процесс планирования и учета, то окажется, что на этих этапах просто необходимо вводить значения в систему в разных валютах. Следовательно, в системе должно найти отражение ведение курсов валют. Лучше, если в системе можно вести различные виды курсов. Эта особенность может существенно пригодиться при учете внешних и внутренних цен предприятия. c. Продукты, услуги, материальные ценности. В той же степени, как и для валют, существует потребность в справочнике товарно- материальных ценностей. Для производственных или торговых предприятий планирование бюджета неразрывно связано с их номенклатурой. Что же касается хозяйственной деятельности предприятий, то независимо от сферы их деятельности, смету капитальных вложений или хозяйственных расходов всегда удобнее вести в натуральном измерении. Но, поскольку бюджет - это финансовый документ, наличие в системе цен на товары и услуги для приведения натурального учета к денежному просто необходимо.

d. Клиенты, потребители и поставщики. Такое измерение бюджетных статей может не присутствовать в упрощенном варианте системы бюджетирования. Однако, при планировании и особенно при учете всегда имеется желание и возможность указать - для каких контрагентов выполняются операции. Если нет такого измерения бюджетной строки, то информация о клиентах, потребителях и поставщиках все равно присутствует в системе в виде примечаний, комментариев к статьям или бюджетным строкам и т.д.. Если же эту информацию структурировать в виде еще одного классификатора бюджета, то появляется возможность вести планирование бюджета с позиций ориентации предприятия на своих клиентов (потребителей).

А это, в свою очередь, дает дополнительную, очень ценную информацию при анализе бюджета для предприятий, ориентированных на рынок. Также наличие справочников потребителей и поставщиков существенно упрощает ввод информации в систему при планировании и учете.

2. Бюджетные планы статей - это информационное "сердце" системы бюджетирования. Статьи бюджета в разрезе перечисленных выше справочников объединяются в планы статей по своему назначению. Сколько в системе бюджетирования должно присутствовать таких планов статей?

Как минимум три: бюджет доходов и расходов, бюджет движения денежных средств, а также бюджет активов и пассивов (баланс). Но, как правило, для более полного учета специфики работы предприятия, реализации определенной методики бюджетирования и создания удобных в эксплуатации рабочих мест применяются исходные и производные планы: a. бюджет продаж и бюджет закупок, в стоимостном и натуральном выражении, определяющие бюджет операционной деятельности (прямые доходы и расходы), бюджет размещения и привлечения ресурсов, бюджет по бизнес-направлениям, бюджет проектов - это далеко не полный список видов бюджетов, применяемых для построения бюджета доходов и расходов; b. смета капитальных вложений, план резервов, определяющие косвенные расходы и другие виды расходов, необходимые для получения общей картины доходов и расходов и движения денежных средств; c. бюджет движения финансовых ресурсов - специфичный для кредитных учреждений план, бюджет движения товаров, запасов, бюджет задолженности (БДДС в разрезе дебиторов и кредиторов), платежный календарь - средство контроля расходования средств; d. а также: управленческий баланс, финансовый план и другие вспомогательные таблицы, облегчающие расчет финансовых результатов.

Существенный вопрос - это способ реализации в системе перечисленных видов планов. Если в системе их количество ограничено, то это означает, что система существенным образом ориентирована на определенную методику бюджетирования или специфику деятельности предприятия. В этом случае трудно говорить об ее универсальности. Как ни странно, но чем меньше в системе видов планов, тем более универсальной она является и может быть настроена на совершенно различные технологии бюджетирования.

Основой планов является бюджетная статья. В "рафинированном" виде - это строка с названием и числовым значением, а также со значениями справочников, определяющих измерения бюджетной статьи. Но для полноценной работы с бюджетом этого часто бывает недостаточно. Поэтому у бюджетных статей могут присутствовать следующие свойства: e. Хранение значений во временных периодах - день, месяц, квартал, год

- для обеспечения различных режимов планирования и учета (год по кварталам, квартал по месяцам и т. д.), а также для выполнения всестороннего анализа бюджета. f. Неограниченная иерархия статей бюджета - для обеспечения процессов агрегации и "сверления" информации (drill down) при анализе структуры бюджета. g. Собственное и консолидированное состояние, план, факт, отклонение - абсолютное и процентное. h. Возможность учета значений статьи в разных валютах и натуральном измерении. i. Дополнительная аналитика статей, необходимая для реализации таких возможностей, как, например, учет остатка невыполнения плана в условиях его перевыполнения внеплановыми операциями. j. Проводки по бюджетным статьям, позволяющие документировать изменение значений статей.

1. Первичная информация, используемая при расчете плановых и фактических значений бюджетных статей. Ее наличие в системе бюджетирования является признаком развитых систем. Она устраняет ограничения

"табличного" представления информации о бюджете, реализованного только в виде планов статей. К первичной информации для бюджетирования относятся: a. Бюджетные строки и бюджетные документы, заявки, сметы, контракты, договора, платежные документы и другие виды документов, на основании которых выполняется расчет значений статей. b. Объекты поддержки финансовой логики: аналитические и синтетические бухгалтерские счета с проводками, счета управленческого учета, механизмы двойной записи, показатели, нормативы.

Наличие в системе первичной информации может являться как существенным подспорьем при автоматизации процессов бюджетирования, так и быть источником существенных затрат в эксплуатации. Как правило, первичная информация, необходимая для системы бюджетирования присутствует и в других системах автоматизации предприятия - в системах автоматизации бухгалтерии, внутреннего хозяйства (зарплата, основные фонды), системах автоматизации основной и оперативной деятельности.

Дублирование этой информации в системах может привести как большому объему ее повторного ввода в систему бюджетирования, так и к разработке сложных систем интеграции. Решением этой проблемы является применение технологии Хранилищ данных с мощными средствами интеграции приложений, обеспечивающими надежное взаимодействие системы бюджетирования с другими системами автоматизации предприятия.

Функциональность и алгоритмы системы бюджетирования

Алгоритмы системы бюджетирования - это интеллектуальные автоматические калькуляторы, которые обеспечивают расчет значений бюджетных статей. Чем больше в системе алгоритмов и процедур расчета, чем более они разнообразны
- тем в большей степени удается достигнуть автоматизации процесса бюджетирования. Множество стадий процесса бюджетирования, сложность организационной и финансовой структуры предприятия, разнообразие подходов в планировании и расчете фактических показателей приводят к необходимости применения разнообразных алгоритмов:

1. Алгоритмы планирования. Как правило, максимальное внимание в системах бюджетирования уделяется именно технологии планирования. Алгоритмы планирования различаются по своему назначению:

. Расчет значений статей по временному горизонту планирования.

Обеспечивает на основании значения статьи за один временной промежуток (например, квартал) рассчитать значения статьи за другие временные промежутки (например, месяц).

. Расчет значений статей по ЦФО. При планировании "сверху-вниз" позволяет вычислять значение статьи для разных ЦФО на основании целевого значения статьи. При этом применяются как весовые коэффициенты, так и справочники коэффициентов.

. Применение статистических методов расчета для отражения в бюджете логики объемных операций, учет сезонных колебаний, ритейловых операций. Применение шаблонов расчета статей и настроек в виде языка формул.

. Расчет значений статей на основании значений других статей.

. Расчет значений статей по бюджетным документам и другой первичной информации.

. Обеспечение процесса планирования "от достигнутого" - перенос значений статей с предыдущего периода, как планового, так и фактического с использованием коэффициентов и без них.

. Моделирование "что если". Пересчёт исходного распределения значений статей на основании изменения одного из запланированных показателей.

Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11, 12, 13, 14, 15