·        реализация ТМЦ, работ и услуг по ТЭЦ;

·        отдельно реализация т/э;

·        взаимозачеты с населением за теплоэнергию.

Ввиду того, что дирекция предпочитает рассматривать ТЭЦ как самостоятельное подразделение, т.к. ТЭЦ производит довольно специфичную продукцию - теплоэнергию, а также вследствие покупки данного предприятия последним, по нему ведется полный финансовый учет, как если бы это было самостоятельное предприятие. Весь финансовый учет по ТЭЦ ведет экономист E., т.о. она собирает и обрабатывает данные, аналогичные финансовой информации по производственно-хозяйственной деятельности компании “БАК”, образно говоря, она ведет БАК в минимуме.

Все операции выполняются вручную, используя Microsoft Excel.

·        Экономист по векселям (P):

Входная информация:

·        Акты приема-передачи векселей;

·        предъявленные счет фактуры за ТМЦ, работы и услуги

Выходная информация:

·        информация по векселям для дирекции за месяц;

·        вексельная задолженность по поставщикам ТМЦ.

В Казахстане вексельная форма оплаты не поддерживается государством, поэтому используются векселя российских эмитентов для расчета с российскими поставщиками. В Казахстане оплата векселем рассматривается как акт встречного зачета материальных ценностей. Внутрифирменный учет вексельных операций затребован руководством.

Экономист P ведет реестр векселей в специально организованной таблице Excel, которая включает в себя макросы для выполнения ординарных операций и расчета итоговых цифр. Это персональная таблица имеет связь со сводной таблицей задолженности за ТМЦ по компании на компьютере экономиста B. Раз в месяц B инициирует автоматическое перекачивание накопленных итоговых данных из реестра векселей.

·        Экономист по договорам (F):

Входная информация:

·        От юристов - копии и оригиналы договоров, файлы ЭГУТ по переговорам - от связистов;

·        Реализация ТМЦ по компании без ТЭЦ - от экономиста D;

·        Реализация ТМЦ по ТЭЦ - от экономиста E;

·        Реализация угля - от экономиста H.

Выходная информация:

·        Сводная таблица по всем кред./деб. задолженностям согласно договорам

Вся информация по договорам поступает от юридического отдела и вводится в таблицу на Excel’е. Экономист F сверяет все данные по активным договорам с предприятиями по просроченности/задолженности платежа и ежемесячно выводит сводную таблицу в программе 1С:Бухгалтерия. Таблица договоров в Excel’е и сводные таблицы в 1С:Бухгалтерии не имеют автоматической связи - данные переносятся вручную, более того, они вообще ни с кем не связаны.

·        Ведущий экономист по взаимозачетам (N):

Входная информация:

1)    Журнал взаимозачетов:

·        взаимозачеты по ТМЦ по БАК - экономист D;

·        взаимозачеты по ТЭЦ - экономист E;

·        взаимозачеты по углю - экономист H;

·        взаимозачеты всех видов - экономист B;

- копии актов взаимозачетов.

1)    Платежный баланс по расчетному счету - от экономиста L;

2)    Паспорта сделок по экспорту - таможенный сектор коммерческой дирекции:

Выходная информация:

·        платежный баланс по взаимозачетам за месяц, год;

·        регистрация, учет и контроль над исполнением паспорта сделки;

·        взаимозачеты с населением/предприятиями за т/э для экономиста L;

·        Справка по взаимозачетам и р/с - для экономического отдела.

Платежный баланс по взаимозачетам ведется как таблица Excel, данные для него экономист N берет из журнала взаимозачетов, в который данные вносят все, кто отвечает за проведение взаимозачета по определенному виду товара или по службе. Журнал взаимозачетов - электронная таблица Excel за определенный период со всей информацией по каждому зачету. Для результативной работы с обработкой информации из разных таблиц от экономиста N требуются глубокое понимание механизма проведения взаимозачетов и навыки владения инструментами Excel.

Паспорт сделки регистрируется в таблице Excel, затем для учета по периодам все данные переносятся в 1С:Бухгалтерию, для этого есть готовая процедура, встроенная в Excel-таблицу.

·        Главный экономист руководитель по учету и контролю (B):

Входная информация:

1)    данные о выданных и полученных счет фактурах:

·        по отгрузке угля - от экономиста H;

·        по ТМЦ, Р и У по БАКу - от экономиста D;

·        по ТЭЦ - от экономиста E.

2)    неисполненные векселя по предприятиям - от экономиста P;

3)    письма о проведении взаимозачетов, не зарегистрированные в журнале:

Выходная информация:

·        Оперативная сводная таблица кред./деб. задолженности в целом по компании;

·        баланс кред./деб. задолженности за год для балансовой комиссии;

·        ввод отдельных взаимозачетов в журнал;

·        справки по просроченным задолженностям.

Данные по счет фактурам ТМЦ, работы и услуги по всем подразделениям экономист B получает в сводной таблице Excel, которая имеет обновляемые связи с соответствующими таблицами у экономистов D, E и H. Также автоматически переносятся итоговые данные по векселям.

В Excel-журнал взаимозачетов экономист B имеет удаленный доступ для ввода незарегистрированных взаимозачетов и необходимой корректировки данных. Из всех имеющихся данных у экономиста B локально организован расчет просроченных задолженностей.

·        Начальник отдела (A):

·        Финансовый анализ на основе данных от всех финансистов.

Входная информация:

1)    от экономиста L:

·        Платежный баланс по всем банкам (ежемесячный, ежедекадный)

2)    от экономиста E:

·        Журнал-ордер №6 по ТЭЦ (вся реализация);

·        учет реализованной т/э.

3)    от экономиста F:

·        сводная таблица по всем деб./кред. задолженностям согласно договоров (1 раз в месяц распечатка в 1С:Бухгалтерии)

4)    от экономиста P:

·        неисполненные векселя по поставщикам

5)    от экономиста N:

·        платежный баланс по взаимозачетам

6)    от экономиста C:

·        деб./кред. задолженность по дирекциям (еженедельно)

7)    от экономиста K:

·        справка о задолженности по налогам (еженедельно);

·        справка о платежах в бюдж. и внебюдж. Фонды (ежемесячно).

Начальник финотдела получает все отчетные формы в виде распечатанных на бумаге таблиц, шаблоны формы и содержания которых имеются у первичных пользователей. Другие, нестандартные и эпизодически требующиеся виды отчетов, готовятся оперативно специалистами финотдела по требованию руководства, используя инструменты построения отчетов пакета Microsoft Office.[7]

2.3 Постановка задачи модернизации СУ

2.3.1 Недостатки существующей СУ

Финансовый отдел был автоматизирован в 1996 году - на самом деле каждому специалисту финотдела был предоставлен компьютер в сети с комплектом офисного ПО. Были также созданы шаблоны расчетных форм, в которые финансисты вводили оперативные данные по движению средств, а те, в свою очередь, автоматически выдавали отчетные формы - периодически или оперативно. При изменении, расширении функций специалиста в связи с изменением законодательства, состояния фирмы или конъюнктуры рынка, эти шаблонные формы также изменялись - причем, в большинстве случаев, просто добавлялись расчетные функции.

Но для интегрированной работы системы необходимо, чтобы целостность и оптимальность данных закладывались в систему с самого начала и поддерживались на протяжении всего жизненного цикла автоматизированной системы.

На данный момент ситуация такова, что выходную информацию всех программ для последующего использования необходимо обрабатывать вручную, т.к. эти программы не учитывают всех возможных деловых ситуаций.

К недостаткам работы в настоящий момент можно отнести:

·        Дублирование функций (повторный ввод информации):

В работу каждого финансиста и всего отдела в целом вложена некоторая избыточность - одну и ту же информацию получают и интерпретируют с разных сторон сразу несколько людей. С одной стороны это дает возможность руководству контролировать результаты работы, т.к. при одних источниках информации выходные отчеты должны быть сопоставимыми. Но это дорогая цена достижения достоверности и надежности информации.

·        Ручная доработка документов:

Существующие программы - таблицы Excel и базы данных Access - не учитывают всех возможных деловых ситуаций и не дают возможности автоматизировать какие-нибудь наработки по совершенствованию процесса обработки финансовой информации. Все новые функции, не учтенные в начале разработки существующей системы, специалисты финотдела реализуют каждый раз вручную, используя мощный офисный пакет Microsoft Office.

Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11, 12, 13, 14, 15, 16