На каждой рабочей станции установлен стандартный пакет прикладного программного обеспечения, с помощью которого, осуществляется текущий уровень автоматизации некоторых задач и выполняются обычные операции по обработке документов. В состав этого пакета входят:

·        Microsoft Office 97 Professional;

·        Microsoft NetMeeting - коммуникационная программа;

·        Outlook Express- почтовая программа;

·        Система перевода Stylus;

·        Программа распознавания сканированного текста CuneiForm.

Сегодня все финансовые расчеты выполняются совместно программами и людьми. Существуют несколько отдельных, созданных в разное время и со своими целями, таблиц на Excel’е и баз данных Access, для составления финансовых отчетностей деятельности предприятия в разном разрезе. В эти программы информация вводится без взаимосвязи друг с другом, кроме того, требуется дополнительная обработка и сверка со всеми отделами, которые работают с теми же данными независимо от начала и до конца.

2.1 Характеристика системы документооборота

Функции специалистов финансово-экономического отдела представлены в приложении 1.

·        Экономист по платежным документам (М):

·        Каждый банковский день получает выписки с банков с копиями платежных поручений о движении денежных средств на расчетных счетах ТОО ”БАК” в различных банках и вводит информацию в компьютер в базу Access;

·        Составляет платежные поручения в банк для передачи средств по поручению финансового директора;

·        Получает ежедневный отчет кассиров о движении наличных средств, сводит всех кассиров в одну ведомость;

·        Получает от НацБанка ежедневный курс валют, распечатывает и распространяет по всем отделам;

·        Готовит ежедневную справку по кассе и р/с для дирекции.

Все эти операции (за исключением курса валют) проводятся в файле БД Access. Вывод и составление необходимых документов (платежки, справка по кассе и р/с) автоматизирован и выполняется из базы.

·        Ведущий экономист по банку (L):

Входная информация:

1)    от кассиров - справка о движении по кассе за день и месяц

2)    от F - информация по договорам:

·        предприятие;

·        № договора;

·        сумма договора;

·        процент наличной оплаты по денежной части.

3)    от N - суммы взаимозачетов с предприятиями и населением за т/э, конкретно - денежная часть оплаты и задолженности

4)    от B - остаток по задолженности из оперативной справки деб./кред. задолженности

5)    от D - сумма предъявленных работ и оплаты по р/с

Выходная информация:

1)    справка о движении по кассе за день и за месяц;

2)    справка по оплате кредиторам за услуги;

3)    платежный баланс по всем банкам (ежемесячный, ежедекадный)

Экономист L в базе Access на компьютере M обрабатывает всю информацию по банкам и кассе, некоторые данные используются совместно, разделение этапов выполнения некоторых задач. Например, данные о движении по кассе за каждый день составляют основу для расчета аналогичного отчета за месяц. Информация по выпискам с банков, которую вводит экономист M, служит основой для выполнения расчета платежного баланса по всем банкам экономистом L.

Справка по оплате кредиторам за услуги составляется вручную в форме электронной таблицы Excel, все данные экономист L получает от коллег личным визитом, что занимает много времени. Эта справка выдается ежемесячно, на ее подготовку же уходит около 2-х рабочих недель.

Расчет платежного баланса по всем банкам выполняется в 2 этапа:

1)    Экономист L со своего компьютера имеет доступ к файлу базы Access у экономиста M, где хранятся оперативные ежедневные данные о движении по р/с. Для расчета платежного баланса есть отдельная база, которая связана с базой экономиста M. На основе этих данных и ежемесячных отчетов кассиров экономист L производит расчет баланса. Выходные таблицы формируются в Excel-форме;

2)    Из-за несовершенства программы расчета платежного баланса, которая не учитывает конвертации валют, проводимых банком, наличия по несколько счетов в различных банках, и других сложностей современных форм ведения бизнеса, выходные данные необходимо обрабатывать вручную. Здесь играют роль профессиональные знания финансиста и опыт работы.

·        Экономист по углю (H):

Входная информация:

1)    Накладные и др. документы по отгрузке угля - с разреза;

2)    Наряд по суточной отгрузке - с отдела поставок БАК;

3)    Договора, письма, контракты по отгрузке угля - юридический отдел, отдел маркетинга.

С этих документов необходима информация:

·        грузополучатель;

·        плательщик;

·        цена;

·        № контракта;

·        дата отгрузки;

·        № квитанции;

·        тоннаж;

·        ж.д.тариф;

·        договорной тариф;

·        № удостоверения качества;

·        качество угля (Q - теплота сгорания);

·        таможенная декларация - № и дата (если есть).

На выходе формируется

1) счет-фактура для потребителей за отгруженный уголь:

·        сумма за уголь;

·        НДС;

·        железнодорожный тариф;

·        договорной тариф (если есть).

2)    информация по взаимозачетам по углю;

3)    учет текущего железнодорожные тарифа;

4)    дебиторская задолженность за уголь по получателям и энергосистемам;

5)    оперативная справка по отгрузке угля и условиям оплаты;

6)    баланс отгрузки угля;

7)    сведения об отгруженном угле;

8)    дополнительные справки по требованию руководства.

Т.к. экономист H работает с первичной информацией - отгруженный уголь, то расчет выходной отчетности производится довольно изолированно. Эта слабая связанность с другими с другими финансистами в работе ведения финансового учета дала возможность создания довольно надежной и функциональной программы, опять же на БД Access, которая требует минимального вмешательства в процесс образования выходной информации. Эта программа функционирует уже около года, и единственное обстоятельство, на которое следует обратить внимание при создании интегрированной системы, это то, что результат работы - выходные цифры экономиста H другие финансисты получают в виде оперативных распечаток или с архива отчетов личным визитом.

·        Ведущий экономист ТМЦ по БАКу (D):

Входная информация:

1)    Реестр счет фактур от экономиста G, требуемая информация:

·        дата реестра;

·        наименование товара или услуг;

·        сумма.

2)    платежные поручения от экономиста M, движение по банкам и кассе;

3)    акты взаимозачетов, касающиеся ТМЦ, выполненных работ и услуг;

4)    письма, соглашения на поставку ТМЦ, выполнения работ и услуг;

5)    договора цессии (переуступка прав требований);

Выходная информация:

·        Дебиторско-кредиторская задолженность за ТМЦ, работы и услуги по компании без ТЭЦ;

·        реализация ТМЦ, работ и услуг по компании без ТЭЦ;

·        справка по расчетам с отдельным предприятием;

·        взаимозачеты по ТМЦ по компании без ТЭЦ.

Выходная отчетность формируется полностью вручную в Excel’е. Это связано с тем, что деловая информация не поддается синхронизации и строгой типизации: оплата по договорам может быть произведена в любой момент и самыми различными формами, товарные ценности используются в нестандартных операциях, т.е. обращаются не только как материалы для производства и чистый продукт производства.

Уже сформированные и вручную откорректированные выходные данные в виде таблиц переносятся в базу 1С:Бухгалтерии, для дальнейшего использования в бухгалтерии (перенос реализован автоматическими процедурами).

·        Экономист по теплоэнергии (E):

Входная информация:

1)    Копии счет-фактур по ТЭЦу, реестр счет-фактур - от отдела сбыта ТЭЦ (1 раз в месяц), необходимая информация:

·        Наименование предприятия;

·        номер договора;

·        сумма.

2)    Отчеты кассиров о поступлении за т/э - экономист M:

·        Наименование предприятия (или от населения);

·        Сумма..

3)    Ж.д. тариф от экономиста H;

4)    Сводная ведомость начисления за т/э - от отдела сбыта ТЭЦ

Выходная информация:

·        Дебиторско-кредиторская задолженность за ТМЦ, работы и услуги по ТЭЦ;

Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11, 12, 13, 14, 15, 16