8 Многие компании1С-франчайзи оказывают комплексные услуги по автоматизации на базе разработанной ею платформы «1С Предаприятие». Но в виду высокой их стоимости ООО «КЭР» разрабатывают модуль самостоятельно.
1.4.2. Этапы разработки модуля «Управление документацией»9
Первый этап: процесс разработки модуля начался с создания справочников: «Контрагенты», «Общефирменные документы»
Справочник «Контрагенты» представляет собой единую информационную базу, необходимую для работы с клиентами и организациями, все сотрудники предприятия имеют доступ к справочнику. Подразделения, ответственные за формирование, редактирование и создание контактов – юридический отдел, отдел маркетинга.
Справочник содержит следующие закладки:
- Общие сведения о контрагенте (полное юридическое наименование, сокращенное, банковские реквизиты, город, регион, головная организация);
- дополнительные данные (юридический, фактический и почтовый адрес, сведения о руководителях, контактные телефоны);
- договоры, контактные лица (номера договоров, вид оказываемых услуг и проводимых работ, срок действия договора, статус организации – подрядчик, субподрядчик, ген. подрядчик, наименование подразделения, которое осуществляет работу с данным контрагентом).
Для удобства пользования данным справочником, контрагенты объединены в группы: контрагенты, банки, налоговые органы, государственные органы и бюджетные организации, прочие.
Справочник «Общефирменная документация» содержит следующие закладки:
- бланки документов;
- документы предприятия (приказы, распоряжения, инструкции, стандарты предприятия и т.д.);
____________________________________
9 Проект положения об автоматизации документационного обеспечения управления в ООО «КамЭнергоРемонт».
- справочники номеров телефонов работников ООО «КЭР»;
- инструкции по работе с системой.
В данный справочник регулярно включают новые закладки и сведения.
Второй этап начался с распределения обязанностей и назначения лиц, ответственных за ведение документооборота в электронном виде в подразделениях.
Третий этап: был автоматизирован процесс создания и регистрации документа, созданы регистрационные карточки документов.
На данном этапе возникли проблемы в работе исполнителей с документами:
1) И входящие, и исходящие документы находятся в одной закладке, т. е., объединены, и в случае не установления отбора по виду документа при создании новой карточки, проставляются ошибочно регистрационные номера;
2) регистрационный номер автоматически не проставляется, приходится набирать вручную, что тоже приводит к дублированию, ошибкам и сбою в нумерации;
3) регистрационная карточка входящего и исходящего документа содержат одинаковые реквизиты и лишние данные, например в исходящих документах: номер контрагента, дата контрагента, что вызывает трудности в заполнении;
4) нет взаимосвязи документов и регистрационных карточек, например: «в ответ», «во исполнение»;
5) при регистрации необходимо сканирование, сканеры в большинстве подразделений отсутствуют.
После регистрации документа секретарь (при работе с входящим документом) или лицо, ответственное за делопроизводство устанавливает доступ к данному документу и отправляет по электронной почте исполнителю уведомление о том, что необходимо рассмотреть документ.
Разработка занимает много времени, реквизиты регулярно меняются. Дальнейшие операции с документами не автоматизированы.
1.4.3. Предложения по организации разработки модуля
«Управление документацией»
Внедрение должно начинаться с решения организационных вопросов:
1. Необходимо сформировать рабочую группу по автоматизации делопроизводства из числа специалистов предприятия (директор по экономике и финансам, начальник отдела АСУ, секретарь, делопроизводитель, начальник и инженер отдела управления качеством и стандартизацией ) и специалистов, оказывающих консультационные услуги по системе «1С: Предприятие», необходимо назначить ответственных за отдельные виды работ.
2. Разработать оргпроект с составлением схем и алгоритмов движения документов и работы с документами (Приложение 4), с составлением табеля и форм документов. Проводится работа по выявлению типовых управленческих операций, создаются шаблоны. Эти мероприятия позволят грамотно определить исполнителей и ответственных, сократить время на создание регистрационных карточек, справочников, обеспечить взаимосвязь процессов работы с документами.
При разработке алгоритмов необходимо проводить интервьюирование основных пользователей, включая руководителей подразделений.
3. Необходимо проводить обучение работников, ответственных за ведение делопроизводства в подразделениях.
После решения организационных вопросов решаются технологические и стоимостные вопросы:
4. Необходимо сначала разработать модуль, провести «пилотный» запуск технологии и только после положительных результатов вводить в эксплуатацию.
5. Необходимо оценить затраты по разработке и внедрению модуля, на обучение специалистов предприятия, на оплату консультационных услуг специалистов.
6. Необходимо приобрести соответствующие технические средства (например, сканеры), обеспечить качественную и бесперебойную работу исполнителей с системой.
Все перечисленные методы позволят рассчитать затраты на разработку модуля «Управление документацией» и эффект от внедрения. Но, как правило, самостоятельная разработка предприятием модуля – очень длительный и дорогостоящий процесс, в результате которого возникают ошибки, в случае которых приходится возвращаться на начальные этапы разработки.
Есть альтернативный вариант решения проблемы автоматизации ДОУ ООО «КамЭнергоРемонт» - выбрать и внедрить уже разработанный модуль по автоматизации делопроизводства и бизнес-процессов на базе существующей системы «1С: Предприятие» версии 8.0., известных и зарекомендовавших себя на российском рынке компаний-разработчиков. Это позволит сократить временные и трудовые затраты, к тому же стоимость готового программного продукта не намного выше стоимости разработки.
Для выбора соответствующей системы, модуля или приложения необходимо провести анализ существующих систем, рассчитать затраты и эффективность.
Вывод по главе 1
Таким образом, была дана характеристика предприятия ООО «КамЭнергоРемонт». Это крупное промышленное предприятие с большим объемом документооборота, где функции по организации делопроизводства осуществляют секретарь и делопроизводитель.
Так как предприятие имеет много уровней управления, то вопрос автоматизации является актуальным, потому, что при традиционном (бумажном) документообороте возникают трудности, которые снижают эффективность и быстроту принятия управленческих решений (особенно это касается поиска документов). На предприятии отсутствует ведение информационно-справочного аппарата, нужные записи и документы ищет секретарь или делопроизводитель путем пролистывания журналов или просматривая зарегистрированные документы в «1С».
Существует автоматизация отдельных операций с документами: регистрация в системе «1С:Предприятие версии 8.0», использование оборудования для уничтожения документов, хранение документов в электронном виде; получение документов по электронной почте (Интернет); копирование с помощью копировально-множительного аппарата; сканирование; распечатка на принтере; отправка документов исполнителю по электронной почте; оформление документов (использование шаблонов); подготовка и набор текстов на компьютере и т.д. Но этого недостаточно. Необходима комплексная автоматизация делопроизводственного процесса, с момента создания документа до момента списания в дело, включая ведение информационно-справочного аппарата, учет документов, обеспечение сохранности.
На предприятии существует проблема организации документооборота с удаленными участками и производственными управлениями: затруднен контроль исполнения документов (приходится постоянно звонить в другие города, искать исполнителей, получать сведения о результатах работы, запрашивать отчеты), затруднена доставка документов посредством почты, не достаточно обеспечена сохранность документов, что также вызывает необходимость внедрения автоматизированной системы, которая позволит координировать работу с документами на участках.
При разработке модуля «Управление документацией» возникли трудности из-за неграмотно организованного процесса и недостаточного изучения объекта.
В итоге сделан следующий вывод: для того, чтобы соответствовать статусу современного успешного промышленного предприятия, решить проблему автоматизации ДОУ ООО «КамЭнергоРемонт», необходимо полностью отказаться от традиционных форм работы с документами, доработать и внедрить готовое разработанное приложение соответствующей автоматизированной системы, которая обладает возможностью интегрироваться с системой «1С: Предприятие». Выбираемое приложение должно соответствовать предъявляемым требованиям: функциональным и системно-техническим.
Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11, 12, 13, 14, 15, 16, 17, 18, 19, 20, 21
