Документы, поступающие в организацию, проходят следующие этапы обработки (Приложение 2):
1) Прием и первичная обработка документов;
2) предварительное рассмотрение и распределение документов по структурным подразделениям (в случае, если документы не подлежат регистрации, и если не требуют рассмотрения руководством);
3) регистрация документов;
_________________________________
7 Стандарт предприятия 01.02.2002 (с изменениями от 01.10.2007 г.). Управление документацией в подразделении; стандарт предприятия 01.08.2003 (с изменениями от 01.10.2007 г.). Управление документацией внешнего происхождения;
4) рассмотрение руководством (наложение резолюции);
5) направление на исполнение (сначала документ с резолюцией возвращается секретарю, он переносит резолюцию в регистрационный журнал);
6) исполнение и контроль исполнения;
7) помещение исполненных документов в дело.
Анализ движения исходящих документов (Приложение 3).
Документы, направляемые за пределы организации, проходят следующие этапы обработки:
1) Составление черновика (с документом работает исполнитель);
2) визирование (внутреннее согласование);
3) подписание (утверждение) документов руководителем;
4) регистрация исходящих документов;
5) отправка исходящих документов;
6) направление исходящих документов в дело.
Анализ движения внутренних документов.
На этапах подготовки и оформления порядок работы с внутренним документом такой же, как и с исходящим документом:
1) Составление проекта документа (черновик) исполнителем;
2) проверка правильности оформления проекта документа;
3) согласование проекта документа;
4) подписание (утверждение) документа руководителем;
5) регистрация документа (регистрируются только документы по особо важным вопросам).
На этапах исполнения и завершения работ с внутренними документами порядок операций такой же, как и с входящими документами:
1) Передача документа исполнителю (снятие копий при наличии нескольких исполнителей);
2) контроль исполнения документа;
3) исполнение документа;
4) подшивка (направление) исполненного документа в дело.
Если документ был зарегистрирован при поступлении в организацию, а теперь он передается в другое подразделение, в регистрационной карточке документа ставится отметка о его направлении в это подразделение, а также сведения о решении данного вопроса (резолюция).
Если документ создан внутри организации и предназначен для переписки между подразделениями (служебная записка), то он регистрируется в журнале внутренней переписки с указанием подразделения, которому предназначен данный документ. В «1 С» на данный момент не создана регистрационная форма для внутренних документов.
После отметки в журнале регистрации документы раскладываются в ячейки с названиями подразделений, если работа ведется в системе «1С», создается список рассылки.
1.3.Определение уровня автоматизации ДОУ объекта
Основной технологический инструмент работы с документами – компьютеры, установленные на рабочих местах исполнителей и объединенных в локальную вычислительную сеть с выходом в Интернет.
В целях защиты конфиденциальной информации организации, каждому пользователю определен личный пароль при входе в систему компьютера.
Рабочие места секретаря и делопроизводителя находятся в приемной. В приемной находится 2 компьютера, 2 принтера, 1 факс, 1 сканер, 1 копировально-множительный аппарат.
Блок-схема компьютерной сети аппарата управления в
ООО «КамЭнергоРемонт»
Локально-вычислительная сеть
Руководитель Сервер Отдел снабжения
Планово-сметный отдел Технический отдел
свитч
ПК
Отдел по работе с персоналом Отдел маркетинга
Финансовый отдел Бухгалтерия
Приемная Отдел качества и стандартизации
Таким образом, каждый компьютер подключается к серверу, что обеспечивает быструю скорость передачи данных, высокую надежность (например, при повреждении какого – либо кабеля вся сеть продолжает работать).
Используемое аппаратное обеспечение для сервера:
1) Процессор - Pentium 4 1.7 GHz/400MHz/256K BOX 478-PGA;
2) материнская плата GigaByte GA-81RX S478 <i845D> AGP+SB Creative CT5880;
3) оперативная память - SAMSUNG DIMM 512 Mb SDRAM <PC-133>;
4) венчестер (жесткий диск) – IDE Seagate 300,0 Gb ST3300831A (7200rpm) 8Mb;
5) монитор – LG Flatron 776FM M/Media TCO”95;
6) модем – PCI Zyxel Omni+;
7) сетевая карта – D-Link DFE-528TX PCI 10/100Mbit;
Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11, 12, 13, 14, 15, 16, 17, 18, 19, 20, 21
