Поиск зарегистрированных документов

  Поиск документов, зарегистрированных в электронном архиве документов, является важной функцией системы. Сокращение времени, которое затрачивается на поиск документов, является одним из главных преимуществ автоматизированного документооборота.

Система обеспечивает два вида поиска:

1. Расширенный поиск, включающий:

o                   Полнотекстовый поиск — поиск карточек по строке в тексте карточек документов и/или связанных с документами файлов.

o                   Атрибутивный поиск — поиск карточек по их атрибутам.

o                   Параметрический поиск, являющийся разновидностью атрибутивного поиска, который предоставляет пользователям возможность ввода значений атрибутов (параметров) каждый раз перед выполнением поиска карточек.

2.                          Поиск по представлению - выполнение контекстного поиска карточек по ключевому слову или фразе в текущем представлении.

  Возможности разных видов поиска облегчают и ускоряют работу секретаря и делопроизводителя по предоставлению своевременной и достоверной информации по запросам; по формированию статистических данных. К тому же каждый пользователь может получить необходимую ему информацию о документах и о процессах исполнения заданий.

Обеспечение конфиденциальности 

  Конфиденциальность документов, хранящихся в системе DocsVision, обеспечивается следующими возможностями:

  Электронно-цифровая подпись: ЭЦП, реализованная с использованием MS CryptoAPI, позволяет системе интегрироваться с различными системами криптозащиты информации, в том числе  с сертифицированными.

  С данными функциями приложения работает отдел автоматизированных систем управления, служба безопасности, директор по экономике и финансам.

Системные справочники

  Необходимы для настройки системы  конкретной организации, содержат постоянную информацию (например справочники: виды документов, справочник ссылок, группы дел,  виды задач,   и т. д.), что обеспечивает удобство оперативной работы с клиентами и потенциальными покупателями, дает оперативный доступ к информации о клиенте и истории взаимоотношений с ним в процессе продаж и маркетинговых мероприятий.

  Справочники предназначены для всех пользователей системы.

3.2.Оценка экономической эффективности при внедрении

приложения «Делопроизводство» системы «DocsVision» для

службы ДОУ ООО «КамЭнергоРемонт»

Оценка объема документооборота в месяц:

-                     объем входящих документов - 578;

-                     объем исходящих документов - 348;

-                     объем внутреннего документооборота - 2400;

-                     доля контрольных документов - 116;

-                     среднее число копий - 7160.

Оценка времени на выполнение операций с документами в минутах:

-                     время обработки одного поступившего документа - 6;

-                     время обработки одного отправляемого документа - 8;

-                     время обработки одного внутреннего документа - 4;

-                     время снятия копии с одного документа - 2;

-                     время передачи документа на исполнение - 4;

-                     ведение контроля исполнения документа - 8;

-                     время пересылки документа между структурными подразделениями - 4;

-                     время для подготовки документа для отправки курьером в территориально-удаленные структурные подразделения - 4;

-                     время поиска документов по известным атрибутам - 4;

-                     время поиска документа с неизвестными атрибутами - 8;

-                     время подготовки и согласования типовых документов - 7;

-                     время, затраченное на подготовку типовых отчетов - 8;

-                     формирование документа в дело – 1

Оценка стоимости выполнения типовых операций над документами:

- стоимость рабочего времени сотрудников - 360 руб./день;

- стоимость ресурсов, необходимых для выполнения той или иной операции с документами (бумага, расходные материалы, принтеры, копировальные аппараты, транспортные затраты для перевозки документов в территориально-удаленные отделы) - 500 руб./месяц

Сравнительная таблица затрат на выполнение типовых операций с документами