|
|
|
|
|
|
Рассмотрим коммуникации отдела продаж.
Отдел продаж отчитывается за проделанную работу перед генеральным и коммерческим директором в виде анализа дебиторской задолженности отчет по предоставленным бонусам, скидкам и их согласование. Обсуждают рекламные акции компании для покупателей, и предоставляют отчет об их проведении.
Бухгалтерский отдел принимает от отдела продаж первичные документы по реализации и оказанным транспортным услугам, документы по реализации розничных магазинов., договора купли-продажи, аренды, оказанных услуг, отчет по основным средствам в розничных магазинов. Бухгалтерский отдел еженедельно составляет для отдела продаж реестр по недоработанным или отсутствующим отгрузочным документам.
Планово-финансовый отдел получает от отдела продаж ежемесячный анализ дебиторской задолженности.
Отдел продаж предоставляет коммерческому отделу первичные данные для планового бюджета в планово-финансовый отдел.
По данному отделу отрицательным моментом является двойственность передачи информации двум директорам, неорганизованность коллектива в плане работы с первичными документами. К этому приводит отсутствие у отдела продаж прописанной ответственности за работу с первичной документацией, и её последующей передачи другим отделам, которым эта информация необходима для эффективного выполнения своих функций. Отсутствие у данного коллектива положения по отделу, приводит к слабой информированности о своих целях и целях всей организации. Отсюда и слабая эффективность коммуникаций с другими коллективами.
|
|||
|
|
|
|
|
Коммерческий отдел предоставляет планово-финансовому отделу ежемесячный и годовой плановый бюджет, также ежедневный реестр на погашение кредиторской задолженности. Планово-финансовый отдел предоставляет коммерческому отделу следующие данные:
- предоставляет ежемесячный отчет по исполнению бюджета, выявляет причины планового бюджета от фактического
- еженедельные данные по отгруженным товарам, по потупленным денежным средствам и гашению кредиторской задолженности
- готовит технические задания для реализации в 1С связанные с оперативным учётом затрат
- проводит факторный анализ по всем затратам в текущем месяце
- анализ дебиторской и кредиторской задолженности, остатков продаж
- анализ работы коммерческого отдела (валовая рентабельность, чистая рентабельность, прибыль) в том числе по направлениям
- ежедневный расчет потребности в оборотных денежных средствах
- информацию по обязательным платежам в течении планового периода для рационального решения погашения кредиторской задолженности.
Коммерческий отдел предоставляет бухгалтерскому отделу первичные документы по поступлению товароматериальных ценностей и поступившим транспортным услугам, акт недопоставок товароматериальных ценностей, договора с поставщиками, авансовый отчет по подотчетным денежным средствам. Бухгалтерский отдел выдаёт коммерческому отделу доверенности на получение товароматериальных ценностей, еженедельный реестр недоработанных или отсутствующих документов, а также предоставляет информацию по поступлению бонусов и скидок.
Коммерческий отдел предоставляет коммерческому и генеральному директору:
- отчет о проделанной работе по погашению дебиторской и кредиторской задолженности, в том числе и просроченной
- утверждение план-факторных показателей
- согласование новых направлений работы
- согласование товарных остатков на складах
- изменение ассортиментной политики
- отчет по полученным бонусам от поставщиков
- отчет об исследовании новых рынков поступления товаров.
Неэффективность коммуникаций коммерческого отдела с другими коллективами организации заключается в том, что не разработаны положения по отделу, в котором бы:
- типы первичных документов, которые нужны для передачи их другим коллективам
- сроки исполнения данной передачи первичных документов
- административные меры за неисполнение сроков подачи первичных документов, и их полноту.
Сущность неэффективности документооборота между коммерческим отделом, генеральным и коммерческом директором заключается, в предоставлении разноплановой и разнохарактерной отчетности обоим директорам.
|
|
|
|
|
Планово-финансовый отдел предоставляет бухгалтерский отдел ежедневный реестр на перечисление денежных средств по банку, схему закрытия дебиторской и кредиторской задолженности по взаимным расчетам. Бухгалтерский отдел передаёт информацию по текущим затратам, по налогам, бухгалтерскую отчетность, реестр документов на оплату, ежедневный отчет по платежам.
Планово-финансовый отдел отчитывается непосредственно финансовому директору. (Рис. 7.)
Бухгалтерский отдел взаимодействует со всеми первичными коллективами организации, получая от них первичную документацию и предоставляя отчетность вышестоящим отделам, на основании которых осуществляется оперативный учёт, необходимый для принятия управленческих решений. Проблема эффективной работы бухгалтерского отдела заключается в большом количестве подчинённости главному бухгалтеру не только старших бухгалтеров, но и непосредственно рядовых сотрудников бухгалтерского отдела (Приложение 1).
Отдел IT также осуществляет коммуникации со всеми первичными коллективами организации посредством:
- предоставления программного обеспечения первичных коллективов
- получения от первичных коллективов технического задания и его последующая реализация
- предоставляет отчетность о проделанной работе руководителям первичных коллективов и вышестоящему руководству (генеральный и коммерческий директор)
- осуществляет совершенствование автоматизации предприятия
- разработкой для первичных коллективов специализированных программ, необходимых для выполнения их функций
Проблематика коммуникаций отдела IT заключается в бюрократизации их функций.
Любая заявка на техническое задание, прежде чем будет принята к исполнению программистами отдела IT, должна пройти согласование, прежде всего, с директором по автоматизации, а потом принята к рассмотрению начальником отдела IT. Это приводит к длительности исполнения данной заявки и соответственно приостанавливает работу первичных коллективов, которым исполнение данного технического задания необходимо.
Отдел технического сопровождения занимается всей оргтехникой и связью организации. Подчиняется непосредственно своему начальнику (Приложение 1).
При рассмотрении их функциональных обязанностей, было выявлено не рациональное разделение первичных коллективов, схожих по своим функциям (отдел IT). Оба отдела направлены на работу всех первичных трудовых коллективов организации, обеспечивая их бесперебойной работой с базами данных, исправностью оргтехники и прочих систем автоматизации.
Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11, 12
При использовании материалов активная ссылка на источник обязательна.