При внесении в опись дел с одинаковыми заголовками в первой записи указывается полное название дела, все другие однородные дела указываются словами ТО ЖЕ, все остальные их данные в опись вносятся полностью; На каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью даже в случае продолжения однородного названия дела; Графа описи «примечание» используется для отметки о выбытии или физическом состоянии дела; Опись в ведомственном архиве составляется на основе описей структурных подразделений учреждения в соответствии с их значимостью на основе систематизационной структуры единого фонда учреждения; Документы за ряд лет, включенные в одно дело, заносятся в опись по дате заведения дела; Нумерация дел по описи не должна превышать четырехзначной цифры, крайний номер -9999; Систематизация дел в описи предпочтительно по хронологии, а внутри ее по структуре учреждения; Каждая законченная опись получает свой номер по листу фонда и реестру описей; При составлении описи учреждения на основании описей его структурных оформляются: 2 экземпляра описи структурного подразделения, 4 экземпляра годовой сводной описи, составляемой в ведомственном архиве, 2 экземпляра описи долговременного (свыше 20 лет) хранения,3 экземпляра описи личного состава; При составлении описи личного состава (л/с) документы в ней располагаются в следующей последовательности: сначала идут приказы по л/с, затем списки л/с, далее карточки учета л/с, личные дела, лицевые счета и расчетные ведомости по зарплате, трудовые книжки, акты о несчастных случаях; Личные дела формируются по алфавиту и заносятся в опись по году увольнения владельца; Описи постоянного, долговременного хранения и по личному составу хранятся раздельно в соответствии со своими номерами. Структура составления описи учреждения:Годовая структурная опись составляется в структурном подразделении;Годовая сводная опись составляется ведомственным архивом; На ее основе в госархиве после передачи туда документов и описи составляется сводная опись учреждения – раздельно постоянного хранения и личного состава. Опись содержит:Титульный лист; оглавление, предисловие, собственно опись, список сокращений, указатели, переводные таблицы, библиографию, терминологический словарь, лист заверитель
19. Способы документирования.
есть такое понятие как носитель информации – это объект, материальное тело, на которое фиксируется информация (дск, бумага, компьютер) Появление первых документов, т.е. зафиксированной на различных носителях информации, относятся, к примеру к 30 веку до н.э. Началом передачи данных было предметное документирование. Разновидностью предметного, является галечное и ракушечное письмо, узелковое письмо. Индейцы использовали шнуры разной толщины и цвета, а также узелки и бусинки. После появилось рисуночное, или пиктографическое письмо. Это были изображения на стенах пещер и скалах, в основном иллюстрирующие события из жизни племени. С течением времени рисунки упрощались, заменялись знаками, обозначающие слова. МАТЕРИАЛЬНЫЕ НОСИТЕЛИ были:Каменные плиты, деревянные и глиняные доски, кости. Папирус (Египет) – листы изготовляли из стеблей растений папируса. Папирусные документы обычно свертывали в свиток. В 3 в.до н.э. был изобретен пергамент – особо обработанная кожа молодых животных. В н.в. для создания документов используются материальные объекты (бумага, магнитные и оптические диски, кинопленка и др.) которые служат для закрепления и хранения на ний речевой, звуковой и изобразительной информации. Одна из возможных классификаций носителей информации может быть представлена след. Образом: 1) бумажный носитель (несветочувствительная, термобумага, фотопленка, калька) 2) микроносители визуальной информации; 3) звуконосители; 4) видеоносители; 5) магнитные носители, 6) перфоносители магнитные для записи кодированной информации.Информатизация общества, бурное развитие микрорафии, компьютерной техники и проникновение ее во все сферы человеческой деятельности определили появление документов на новейших, нетрадиционных, т.е не на бумажных носителях. Информации. Новейшие – фильмы, микрофиш, звуковые магнитные записи, дискетные носители для компьютерного чтения. Документы на новейших носителях информации делятся на: 1. документы на перфорированных носителях информации (перфоленты, перфокарты)2. документы на магнитных носителя (магнитные карты, дискеты и жесткие диски, видеодиски) 3. документы на оптических носителях информации (оптические документы) – микрографические документы (микрофильмы, микродиски, микрокарты) и оптические диски, информация, с которых считывается с помощью лазерного луча (аудикомпакт – диски, видеодиски).
4. документы на галографических носителях информации (галограммы).
Работа с документами, содержащими КТ.
Коммерческая тайна – научно-техническая, коммерческая , организационная, используемая в предпринимательской деятельности, которая обладает реальной или потенциальной ценностью. Она конфиденциальна и не подлежит разглашению. КТ- включает деловую информацию, технологии, открытия, изобретения и т.д. Обеспечение сохранности конфиденциальной информации требует соблюдения следующих условий: 1) определение сведений, составляющих КТ предприятия 2) обеспечение порядка их защиты. Сведения КТ предприятия можно разделить на 2 блока: 1) научно-техническая информация 2) деловая информация. Научно-техническая информация – включает конструкции машин, чертежи, схемы, коды, ключи, программное обеспечение. Деловая информация - сведения о финансах, сведения о денежных средствах, сведения о размере прибыли, планы развития предприятия, кадровый состав, учредительные док-ты, Состав и объем сведений составляющий КТ определяются руководителем. Обеспечение защиты конфиденциальной информации включает в себя: - разработка инструкций по соблюдению режима конфиденциальности для лиц, допущенных к КТ , - ограничение доступа к носителям информации КТ., - ведение делопроизводства, учет и сохранность док-ов, содержащих КТ, - использование организационных, технических и иных средств защиты, осуществление контроля за соблюдением установленного режима охраны КТ. При поступлении на работу сотрудник подписывает обязательство о неразглашении КТ. Обязательство составляется в 1 экз. и хранится в личном деле 5 лет. Примерный перечень, составляющий КТ. – сведения о новых технологиях, - методы управления, - финансовая деятельность, - размер прибыли, цели, задачи переговоров, - з/плата сотрудников, - сбыт продукции, - маркетинговые исследования. Если сведения из перечня КТ переносятся в документы, то они становятся конфиденциальными. Все документы, содержащие КТ , подлежат учету и спец. обозначению. На документе проставляют гриф ограничения доступа в правом верхнем углу. На документе с грифом КТ указывается количество экз.документов и место нахождения. Все документы, содержащие конфиденциальную информацию, должны регистрироваться отдельно от остальных док-ов в журнале регистрации документов с грифом КТ. Все листы нумеруются, прошиваются и опечатываются. В конце журнала в заверительном листе указывается общее количество листов (цифрами и прописью). Документы с грифом КТ формируются в отдельное дело. В начале дела подшивается внутренняя опись документов, в конце дела подшивается заверительный лист. Хранятся такие дела в сейфе, опечатанный должностным лицом. Движение (выдача и возврат) документов с грифом КТ должно отражаться в журнале учета выдачи документов с грифом КТ. Запрещается изъятие из дел или перемещение документов с грифом КТ из одного дела в другое без разрешения руководства и отметок в журнале регистрации документов с грифом КТ. По окончании года созданная комиссия выполняет следующие работы: - проверяет наличие всех документов с грифом КТ, - отбирает документы для архивного хранения, - отбирает документы для уничтожения. В случае утраты таких документов в известность ставится руководство, назначается комиссия. На утерянные документы составляется акт, в журнале ставят отметку об утрате. При передачи дел в архив на документы с грифом КТ составляется опись. Архивное хранение производится в опечатанных коробках. На документы с грифом КТ, отображенные к уничтожению, составляется акт, утверждаемый руководителем предприятия. Уничтожаются документы в присутствии комиссии с помощью спец. машины, исключающим возможность восстановления информации.
Система каталогов в архиве
Архивный каталог – межфондовый архивный справочник, в котором информация о содержании документов архива сгруппирована по предметам, темам, отраслям, расположенным в соответствии с принятой для данного каталога схемой классификации документной информации. Совокупность различных каталогов составляет систему каталогов архива. Каталогизация архивных документов – совокупность работ по подготовке, созданию, ведению каталогов, которая состоит из:
Определения вида каталога; Разработки схемы классификации в нем документной информации; Выявление и отбора документной информации для каталогизации;
Описания документной информации на каталожных карточках; Индексирования каталожных карточек; Систематизации карточек и ведения каталога. При определении вида каталога учитываются: уровень и профиль архива; структура, состав, содержание, степень разработанности фондов; интенсивность и задачи использования документов; наличие и качество других архивных справочников; кадровые и материально-технические возможности архива. Наиболее распространенными видами каталогов являются (систематический, тематический, по истории учреждений, хронологический, именной, географический, названий фондов). Все каталоги объединяются в единую архивную систему каталогов. При их классификации можно использовать СХЕМУ единой классификации документной информации в систематических каталогах государственных архивов СССР. В международной документалистике приняты: Универсальная десятичная классификация; Классификация при помощи двоеточия. Выбор схемы классификации определяется составом документов архив и задачами их использования. Вживление и отбор документной информации для каталогизации происходит как при тематической разработке арх. фондов, так и при попутной каталогизации, связанной с другими видами работ по выявлению и описанию документов. Выявленная информация описывается на каталожных карточках на уровне подокументного (сообщается информация об одном документе), поединичного ( единице хранения), группового (связанны между собой тематически, логически, хронологически группе единиц хранения или док-ов. Каталожная карточка включает следующие атрибуты: Индекс классификационного деления; наименование рубрики и подрубрики; обозначение даты и места события; информационные сведения (описание содержания); название архива; название фонда; архивный шифр документа(номер фонда, описи, единицы хранения, листа); язык; способ воспроизведения; фамилия составителя; дата составления; в отд. случаях на оборотной стороне карточки может помещаться аннотация. Архивные каталоги постоянно пополняются новыми данными. Одной из связанных с ними работ является ведение каталога, которое включает: научно-методическое обеспечение работы; индексирование карточек; систематизацию их по индексам и рубрикам; составление отсылочного аппарата к каталогу; усовершенствование каталога; ведение учетных форм работы по каталогизации и использованию каталогов. Включаемые в каталог карточки должны быть индексированы, на них должен проставляться индекс – условное обозначение, элемент языка, букв, цифр, условных знаков, целью которого является передача, содержание информации, зафиксированной в документах, закрепление места делений в классификационной схеме и определение между этими делениями. Индексы могут быть: (буквенными, цифровыми, комбинированными). Они служат для определения места карточек в каталоге. Систематизация их проводится в соответствии с индексами в порядке расположения букв и цифр.
Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11, 12, 13, 14, 15, 16, 17, 18, 19
