Обеспечение сохранности документов Архивного фонда РФ
Обеспечение сохранности документов в архивах предполагает систему мероприятий, включающую рациональное размещение документов, контроль за их движением, физико-химическим состоянием, копирование документов с целью создания страхового фонда и фонда пользования, восстановление первоначальных или близких к первоначальным свойств и внешних признаков документов, подвергшихся повреждению или разрушению, создание условий, исключающих их утрату. Режим хранения документов предполагает соблюдение: температурно-влажностного режима ( документы должны храниться в помещениях с регулируемым климатом при температуре 17-19 градусов и влажности воздуха 50-58%, с нерегулируемым климатом 14-20 и влажности воздуха 45-60%, резкие колебания температуры и влажности не допускаются, архивохранилища должны быть оборудованы термометрами, психрометрами, гигрометрами для постоянной фиксации температуры и влажности воздуха и принятия мер по регулированию данного режима, тем. влажн. режим контролируется в помещениях с регулируемым климатом раз в неделю, с нерегулируемым – два раза в неделю); светового режима (постоянное хранение документов должно осуществляться в темноте, освещение может быть естественным или искусственным, при этом свет должен быть рассеянным, при естественном на окнах должны быть светорассеиватели, при искусственном в хранилищах применяют лампы накаливания в закрытых плафонах с гладкой наружной поверхностью или люминисцентные лампы с урезанным ультрафиолетовым участком спектра); санитарно-гигиенического режима (должны содержаться в чистоте и образцовом порядке, исключающем появление насекомых, грызунов, плесени , пыли, обязательном проведении влажных уборок, в архивохранилищах запрещается пребывание в верхней одежде, мокрой и грязной обуви; должна быть обеспечена свободная циркуляция воздуха, запрещается расположение документов на полу, подоконниках, внеразобранных кипах, окна в теплое время года и вентиляционные отверстия следует защищать специальными сетками, в случае обнаружении насекомых и плесени, архивохранилище должно подвергнуться дезинфекции); охранного режима (обеспечивается посредством технической укрепленностью и оборудованием архива, организацией системы архива, сигнализации соблюдением пропускного режима, порядка доступа в архивохранилища, опечатывания или опломбирования помещений вынос документов из архива осуществляется только по пропускам в установленном порядке). Архив располагается в специально построенном здании или отдельных помещениях здания, принятых под него специальной экспертной комиссией, в которую должны входить представители архива, пожарных, охранных, санитарных служб, по акту приемки помещений или зданий; архив должен быть оборудован средствами охранной сигнализации и защищен решетками на окнах нижних этажей; архив должен состоять из ряда помещений, обязательными среди которых являются отдельные архивохранилища для разных видов документов, помещений для приема, временного размещения, акклиматизации док-ов, читальный зал, рабочая комната сотрудников; хранилища должны размещаться в изолированных помещениях с железными или оббитыми железом дверями и распашными решетками на окнах; в хранилищах не допускается прокладка труб водоснабжения и канализации, газопроводов, открытых систем электропроводки; окна хранилищ должны выходить на северную сторону с целью защиты их от открытых солнечных лучей; в нерабочее время двери хранилищ и решетки на их окнах пломбируются или опечатываются, печать, пломбир, ключи должны хранится у ответственного лица, хранилища должны быть безопасными в пожарном отношении. Размещение документов в архивохранилище. Документы располагаются в порядке, обеспечивающем их комплексное хранение в пределах групп или отдельных фондов в соответствии с учетными документами, а также оперативный поиск; документы на стеллажах располагаются с учетом дальнейшего их поступления в рамках конкретных фондов; документы постоянного, долговременного и кратковременного хранения в ведомственных архивах хранятся раздельно, документы личного состава хранятся отдельно; обособленному хранению подлежат секретные, уникальные, имеющиеся в оформлении драгметаллы документы; в ведомственных архивах документы постоянного хранения хранятся в коробках и папках, долгосрочного хранения в связках, краткосрочного хранения – без связок по годам хранения; коробки и связки док-ов не должны выступать за пределы стеллажей, связки формируются не более 20 см. толщиной, коробки и связки располагаются на стеллажах вертикально или горизонтально в зависимости от условий хранения, дела выше 40 см хранятся вертикально, коробки и связки – горизонтально, коробки и связки снабжаются ярлыками, на которых указываются название и номер фонда, номер описи, первая и последняя в коробке единица хранения, коробки и связки нумеруются и указываются в описи. . Проверка наличия и состояния документов проводится в целях установления фактического наличия единиц хранения и соответствия их количеству, числящемуся по учетным документам, выявления документов, подлежащих реставрации и профилактической обработке. Проверка проводится не реже одного раза в 5 лет. Проверка наличия и состояния дел проводится путем сверки описательных статей описи с описанием дела на обложках ( шифра, название фондообразователя и его структурных подразделений, делопроизводственных индексов дел, дат дел, кол-во листов). На особо ценные и уникальные документы организации путем микрофильмирования создаются страховые копии. Совокупность страховых копий документов, хранящихся в архиве составляет страховой фонд. Страховой фонд создается в целях сохранения документной информации на случай утраты или повреждения подлинных документов.
17. Юридическая сила документа.
Юридическая сила документа – это свойство официальное документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком его оформления. Юридическая сила документа может быть обеспечена установленным для каждой разновидности документов комплексом реквизитов, т.е. обязательных элементов оформления документов: наименования организации – автора документа, подпись, дата, регистрационный номер документа, гриф утверждения, печать и др.Свойством документа можно назвать юридической силой – это свойство быть подлинным доказательством тех фактов, событий и действий, которые отражены в документе. Документ, который создается в организации, должен обрести юридическую силу, для того, чтобы он стал бесспорным и обязательным, для тех юрид. и физ. лиц, которым он адресован и чьи действия будут основаны на его положении.Влияет на приобретение документом юридической силы – это соблюдение организацией, ее должностными лицами, готовящими документ, положений действующего законодательства. Документирование предполагает соблюдение установленных правил записи информации. Эти правила специфичны для такого типа документов и регламентируются ГОСТами и другими нормативно- методическими материалами. Обстоятельства, указывающие на обретения документов юридической силы – требования законности документа, к ним можно отнести, соблюдение организацией, предприятием или должностного лица, готовящим документ: 1. Положение действующего законодательства.2. Соблюдение компетенции. 3. Соблюдение сроков, дающих право на разрешения вопроса.4. Соблюдения необходимости предварительного согласования вопросов с др. организациями, подразд. и должностными лицами5. Соблюдение требований к форме документа и его отдельным элементам (реквизиты
Основные правила организации документооборота в организации (учреждении).Организация работы с документами - организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения. Документооборот является важным звеном в организации делопроизводства в организации (учреждении), так как он определяет не только инстанции движения документов, но и скорость движения документов. Основными правилами организации документооборота являются: оперативное прохождение документа, с наименьшими затратами времени; максимальное сокращение инстанций прохождения документа (каждое перемещение документа должно быть оправданным, необходимо исключить или ограничить возвратные перемещения документов);порядок прохождения и процесс обработки основных видов документов должны быть единообразными. Организация документооборота - это правила, в соответствии с которыми должно происходить движение документов.) Порядок прохождения документов и организация всех операций при работе с ними, должен быть регламентирован инструкцией по делопроизводству в организации (учреждении) и табелем унифицированных форм документов. Выделяют три основных типа документов, составляющих централизованный документооборот. Входящий документ - документ, поступивший в учреждение. Большинство входящих документов должны порождать соответствующие исходящие, в установленные сроки. Сроки могут быть установлены нормативными актами, предписывающими то или иное время ответа на соответствующий входящий документ или могут быть указанные непосредственно во входящем документе. Исходящий документ - официальный документ, отправляемый из учреждения. Большинство исходящих документов являются ответом организации на входящие документы. Некоторая часть исходящих документов готовится на основе внутренних документов организации. Небольшое число исходящих документов может требовать поступления входящих документов (например запросы в другие организации). Внутренний документ - официальный документ, не выходящий за пределы подготовившей его организации. Данные документы используются для организации работы учреждения (организации), так как они обеспечивают целенаправленное решение управленческих задач в пределах одной организации. К внутренним документам относятся организационно-правовые, организационно-распорядительные документы. Самостоятельные группы внутреннего документооборота составляют протоколы и акты, плановые и отчетные документы, документы по учету материальных и денежных средств, оборудования, внутренняя служебная переписка (докладные, объяснительная записка), личного состава и т.д. Учет объема документооборота. Под объемом документооборота понимают общее количество входящих, исходящих и внутренних документов за определенный период времени. Учет объема документооборота организуется для установления: загрузки организации (учреждения), его подразделений и службы документационного обеспечения управления; потребности организации (учреждения) организационной и электронно-вычислительной технике.При определении объема документооборота однократно обязательно учитываются все документы. Подсчет входящих, исходящих и внутренних документов ведется раздельно. Отдельно учитываются машинописные копии и копии, изготовленные средствами оперативного размножения. Общий объем документооборота выражается дробью, числитель - количество основных документов, знаменатель - количество копий.
Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11, 12, 13, 14, 15, 16, 17, 18, 19
