На бланке чека указывается:
à наименование банка и его местонахождение;
à номер лицевого счета чекодателя;
à наименование чекодателя;
à условный номер банка;
à предельный размер суммы, на которую может быть выписан чек.
Вместе с чеками банк выдает клиенту чековую карточку, которая идентифицирует чекодателя по каждому выданному им чеку.
Предприятие, принимающее чеки, должно удостовериться в том, что:
à сумма чека не превышает предельной суммы, указанной на нем и в чековой карточке;
à номер счета чекодателя, проставленный в чеке, соответствует отмеченному в чековой карточке;
à подпись чекодателя, проставленная в момент его заполнения, идентична подписи в чековой книжке.
Чек предоставляется поставщиком к оплате в банк в течение 10 дней, не считая дня его выдачи.
В рамках указанных форм расчеты могут производиться с частичной предоплатой и по факту получения товара, с предоплатой полностью за весь товар, оплатой в рассрочку и т.д. В любом случае способ платежа оговаривается в договоре купли-продажи. Немедленная или предварительная оплата товара может дать право на скидку от общей стоимости полученных товаров. С другой стороны, оплата товара по истечении какого-то срока означает, что сумма, которая должна быть выплачена поставщику, может быть использована на другие нужды. В этой связи, определяя способ платежа, необходимо тщательно взвесить все его достоинства и недостатки, равно как и свои возможные выгоды и потери.
Для ООО "Березка" наиболее удобной формой расчета является платежное поручение, так как оно не замедляет оборачиваемости оборотных средств фирмы и минимизирует количество документов при совершении сделки и оформлении платежного поручения. Схема движения финансового потока при расчетах платежными поручениями представлена на рисунке 2, где:
1 – Поставка продукции с передачей счетов-фактур;
2 – Выписка и предоставление ООО "Березка" платежного поручения в банк;
3 – Списание денег с расчетного счета ООО "Березка" на расчетный счет поставщика с передачей платежного поручения в банк поставщика;
4 – Выписка из банка ООО "Березка" о списании денег с его расчетного счета;
5 – Выписка из банка поставщика о зачислении денег на расчетный счет.
Рис.2 Схема движения финансового потока при расчетах платежными поручениями
V. Информационная логистика
Информационный поток –это вся совокупность сообщений, используемая логистической системой и обрабатываемая ею для выполнения логистических операций, в том числе и с сырьем, и с материалами, и с комплектующими и с конечной продукцией.
Информационный поток измеряется количеством информации в единицу времени.
Существуют следующие виды информационных потоков:
Ø внутренний ИП - поступает в логистический центр из внутренней среды ЛС;
Ø внешний ИП - поступает в логистический центр из среды внешней по отношению к данной ЛС;
Ø входной ИП - содержит всю информацию, поступающую в логистический центр, как из внешней, так и из внутренней среды;
Ø выходной ИП - содержит всю информацию, которую логистический центр передает во внешнюю и внутреннюю среду;
Ø вертикальные ИП - циркулируют между подразделениями, находящимися на разных ступенях иерархической лестницы;
Ø горизонтальные ИП - циркулируют на одной ступени иерархической лестницы.
Цель информационной сети обеспечить эффективную связь между участниками процесса управления. Информационное обеспечение материально-технического снабжения заключается в правильном оформлении отношений с поставщиками. В условиях рыночной экономики использование большинством фирм в хозяйственном обороте документов, введенных в прежние годы (заказ-наряд, различного рода накладные и т.п.), во многих случаях уже не удовлетворяют современным требованиям. Относительно ведения документации по закупкам руководителя соответствующих отделов целесообразно разработать стандартные бланки, в которые рекомендуется включить следующие позиции:
Ø Название документа. В целях выделения бланка заказа среди других документов необходимо обозначить его словом “Заказ” или “Заказ на поставку”;
Ø Порядковый номер. Порядковый номер используется в документах прилагаемых к копии заказа (товарно-транспортная накладная, грузовая таможенная декларация и т.п.). Кроме этого, номер поможет быстро отыскать нужный документ;
Ø Название и адрес компании. Эти сведения информируют поставщика о том, с кем ему предстоит иметь дело, куда поставлять товар и куда посылать счет;
Ø Ответственность за заказ. В бланке заказа указывается должностное лицо, с которым поставщик может выяснить все вопросы, связанные с заказом. Желательно, чтобы им был человек, стоящий у истоков заказа. Это поможет поставщику при необходимости найти конкретного человека для решения своих проблем;
Ø Дата, наименование и адрес поставщика;
Ø Сроки поставки и количество поставленных товаров;
Ø Описание товаров. Необходимые товары должны быть четко определены в заказе на поставку, с соответствующими ссылками на предложение о закупках, заявку или спецификацию;
Ø Адрес поставки;
Ø Цена. В бланке заказа должна быть проставлена цена товара во избежание конфликтных ситуаций при расчете за поставленный товар;
Ø Расчетный счет. Что бы не возникали различные финансовые недоразумения необходимо указать свои банковские реквизиты.
Зарубежные фирмы (кроме самых мелких) используют четыре экземпляр заказа для облегчения работы они обычно окрашены в различные цвета:
Ø первый экземпляр, который отправляется поставщику, белый - это заказ на поставку. Он обязывает поставщика поставлять товары согласно оговоренным условиям, а заказчика - принимать и оплачивать товар;
Ø второй экземпляр, отправляемый в финансовый отдел, розовый - он подтверждает передачу заказа и является основанием для оплаты счета
Ø третий экземпляр, который отправляется в отдел материально-технического снабжения, - голубой;
Ø четвертый экземпляр – зеленый. Он оставляется для контроля и используется при необходимости разрешения конфликтных ситуаций с поставщиками.
Во внешней среде деятельности фирмы причиной успеха или неудачи на рынке могут служить:
Ø оперативное получение информации о том или ином событии или коммерческой ситуации, сложившейся на рынке;
Ø получение запроса на поставку или отказ от нее.
И в том и в другом случае также первостепенную роль играет комплекс информационного обеспечения.
Под информационным обеспечением физического процесса движения товаров от поставщика к потребителю подразумевается также и сопроводительная информация.
Для правильного выполнения операций, связанных с поставками товаров, необходимо внимательно работать с документами, которые отражают эти операции. Документооборот отображен на рис.3
Необходимы основные документы:
Ø копия заказов должна быть направлена в подразделение – потребитель для проверки на соответствие уведомления о поставке фактически поступившего товара. При проверке используются и спецификации (описание товара);
Ø уведомление об отгрузке – отправляет поставщик после подготовки продукции к отправке. Указывается номер заказа и время поставки;
Ø сопроводительное письмо обязательно сопровождает поставленную партию продукции и подтверждает, что эти товары предназначены именно для нашей фирмы;
Ø документ, подтверждающий получение поставки, используется для фактического подтверждения от потребителя.
Рис. 3 Схема документооборота
Условные обозначения:
1 - Заказ на поставку товара;
2 - Письмо о согласии;
3 - Договор купли-продажи (контракт) + спецификация к договору;
4 - Платежное поручение;
5 - Доверенность на получение товара;
6 - Накладная;
7 - Сертификат качества;
8 - Счет-фактура;
9 - Акт приемки-передачи;
10 - Уведомление об отгрузке;
11 - Товарно-транспортная накладная.
Приложение 1
Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9
