Существует несколько способов оперативного ознакомления персонала с документацией СМК. Самый оптимальный – это автоматизированная публикация базы документации, моделей бизнес-процессов и других материалов на Корпоративном веб-портале Банка, куда каждый сотрудник имеет доступ и регулярно посещает. Как альтернатива – размещение документации на общих сетевых дисках Банка.
Результат этапа:
Документация СМК Банка по ISO 9000.
Этап 3. Внутренний аудит.
Рис. 5. Этап 3. Внутренний аудит
3.1. Обучение специалистов Банка по проведению внутренних аудитов
Специалисты банка должны пройти обучение у сертифицированных специалистов по ISO 9000 из консалтинговой компании (если таковая работает на проекте). Это обусловлено тем, что Банк в дальнейшем должен будет своими силами проводить внутренние аудиты.
Результат этапа: Отчет о результатах обучения.
3.2. Проведение внутренних аудитов СМК
Составляется план (программа) аудита, которая включает в себя перечень мероприятий по проверке соответствия деятельности банка и подготовленной документации по ISO 9000 заявленным в корпоративных стандартах требованиям и требованиям стандартов ISO 9000. В ходе проведения внутренних аудитов все выявленные несоответствия фиксируются в виде записей. Аудиты должны проводиться через запланированные интервалы времени. Проведение внутренних аудитов является одним из требований стандарта ISO 9001.
- План внутреннего аудита.
- Результаты проведения аудита (записи).
3.3. Устранение выявленных несоответствий
На основе результатов проведения аудита выполняется устранение выявленных несоответствий. Вносятся необходимые изменения в документацию СМК Банка по ISO 9000, разрабатываются и проводятся корректирующие/предупреждающие действия, которые документируются в виде записей.
- Записи о корректирующих/предупреждающих действиях.
- Документация СМК Банка по ISO 9000.
3.4. Аудит по результатам устраненных несоответствий
После устранения выявленных несоответствий проводится повторный внутренний аудит.
Результат этапа: результаты проведения аудита (записи)
Этап 4. Сертификация.
Рис. 6. Этап 4. Сертификация.
4.1. Привлечение органа по сертификации
На данном этапе проводится выбор международно-признанного органа по сертификации, ведение переговоров и заключение договора на оказание услуг по сертификации системы менеджмента качества Банка по Стандартам ISO 9000.
Перечислим международно-признанные органы по сертификации, которые обычно привлекаются для сертификации российских банков по ISO 9000.
§ Bureau Veritas Quality International (BVQI), Великобритания;
§ Société Générale de Surveillance (SGS), Швейцария;
§ Det Norske Veritas (DNV), Норвегия;
§ Technischen Überwachungs-Vereine - Zertifizierungsgemeinschaft (TÜV-CERT), Германия;
§ Lloyd's Register Quality Assurance (LRQA), Великобритания;
§ LGA InterCert Zertifizierungsgesellschaft mbH, Германия.
§ AFAQ AFNOR International (AFRON), Франция.
Результат этапа: договор Банка с органом сертификации.
4.2. Предсертификационный аудит
Предсертификационный аудит проводится с целью оперативного устранения замечаний органа по сертификации. Органом сертификации на данном этапе используются: документация Банка по ISO 9000, интервью с представителями рабочей группы Банка по проекту и при необходимости с владельцами бизнес-процессов, задействованных в СМК Банка.
Результат этапа: результаты проведения аудита (записи).
4.3. Устранение выявленных несоответствий
По результатам данного этапа формируется итоговая документация СМК Банка по ISO 9000, которая отправляется на официальную сертификацию.
4.4. Сертификационный аудит
По результатам сертификационного аудита при отсутствии замечаний органа по сертификации Банк получает сертификат, который подтверждает, что система менеджмента качества Банка соответствует требованиям Стандартов ISO 9000.
Результат этапа: сертификат ISO 9000.
4.5. Создание службы качества на постоянной основе
После получения сертификата соответствия ISO 9000 в Банке целесообразно создание службы качества на постоянной основе из представителей рабочей группы проекта. Эта служба будет отвечать за функционирование СМК Банка и выполнять следующие функции:
§ Разработка и актуализация документации СМК;
§ Планирование и проведение внутренних аудитов;
§ Анализ эффективности функционирования СМК;
§ Разработка и контроль за выполнением корректирующих и предупреждающих действий;
§ Взаимодействие с органом по сертификации;
§ Проведение внутренних обучений по СМК.
При создании службы качества должны обязательно разрабатываться и утверждаться положение о службе качества и должностные инструкции сотрудников службы.
Компоненты СМК и их автоматизация
СМК не может существовать изолированно от других систем управления Банка. Поэтому покажем, какие системы управления Банка задействованы в СМК, как они работают внутри СМК, укажем классы программных продуктов, автоматизирующих их работу (см. Рис. 7).
1. Система стратегического управления и контроля. Выполняет функции разработки стратегических целей и показателей, контроля значения показателей.
Автоматизация: BSC-системы, BPM-системы.
2. Система управления бизнес-процессами. Выполняет функции разработки, актуализации, интеграции и регламентации моделей бизнес-процессов.
Автоматизация: BPM-системы.
3. Система управления документацией. Выполняет функции хранения, актуализации и оперативного доступа к документации по СМК и Банка в целом.
Автоматизация: DocFlow-системы.
4. Система управления маркетингом. Выполняет функции по систематизации информации и оценке удовлетворенности Клиентов качеством продуктов / услуг Банка.
Автоматизация: CRM-системы.
Рис. 7. Компоненты СМК
Инструментарий для построения системы менеджмента качества
Как уже отмечалось ранее, в Стандартах ISO 9000 нет требований к использованию программного обеспечения для построения и функционирования СМК. Однако рекомендуется использовать специализированное программное обеспечение для целей повышения эффективности построения и функционирования СМК, сокращения трудозатрат и сроков проекта.
На рынке присутствует большое количество программных продуктов класса «бизнес-моделирование», предназначенных для описания бизнес-процессов, формирования регламентирующей документации, организационного проектирования. Среди них можно выделить несколько решений, которые обладают специальной функциональностью по СМК. В данной статье рассмотрим 2 решения – программный продукт ARIS с дополнительным модулем Quality Management Scout и программный продукт Business Studio.
Проведем краткий обзор функций и особенностей этих решений в контексте СМК и Стандартов ISO 9000.
Программный продукт Business Studio – Российская разработка, которая является комплексным решением в области бизнес-моделирования.
В системе Business Studio автоматизированы следующие этапы разработки, внедрения СМК и поддержания ее в работоспособном состоянии:
- разработка целей в области качества;
- идентификация и описание основных и вспомогательных процессов;
- разработка показателей процессов;
- разработка документации СМК;
- ознакомление персонала с документацией;
- поддержание документации СМК в актуальном состоянии;
- сбор результатов измерений;
- планирование и проведение внутренних аудитов;
- анализ данных;
- разработка корректирующих и предупреждающих действий и устранение несоответствий;
- улучшение;
- подготовка к сертификации и сертификация.
Задачи, решаемые Business Studio в контексте ISO 9000 изображены на Рис. 8.
Рис. 8. Решаемые Business Studio задачи в контексте ISO 9000
В Business Studio приведены примеры процедур, которые являются обязательными для документирования в рамках стандарта ISO 9001. Business Studio также поддерживает методику анализа несоответствий, их последствий и причин возникновения (FMEA) с применением диаграммы Исикавы. [6]
Программный продукт ARIS – разработка компании «IDS Scheer» (Германия). Также является многофункциональным комплексным решением в области бизнес-моделирования.
Модуль ARIS Toolset предназначен для решения общих задач бизнес-моделирования (описание и регламентация бизнес-процессов и оргструктуры, имитационное моделирование, ФСА-анализ, управление изменениями и др.)
Специализированный модуль ARIS Quality Management (QM) Scout позволяет внедрять процессно-ориентированные системы управления качеством или подгонять уже существующие системы под требования стандарта ISO 9000. ARIS QM Scout содержит 3 ключевых составляющих в части ISO 9000.
– Методические указания по выполнению всех этапов проекта построения СМК по ISO 9000, различные образцы документов, анкеты для аудита и др. В соответствии с методикой заложенной в ARIS QM Scout выделяется 4 этапа проекта по построению СМК: подготовка проекта, концепция проекта, ведение проекта, непрерывное улучшение. Каждый этап содержит набор работ с подробным описанием.
– Конфигурируемые эталонные процессы ISO. Они описывают стандартизированные процессы, которые предприятие любого типа и из любой отрасли может быстро и индивидуально адаптировать или дополнить.
– Функциональность по автоматизированной генерации документации СМК и публикации на корпоративном веб-портале.
Методология ARIS, на которой построен программный продукт, позволяет формализовать следующие системы управления Банком, которые задействованы в СМК: процессная, организационная, информационная, стратегическая. [7]
Заключение
Итак, высокие стандарты качества являются обязательной предпосылкой долгосрочного успеха коммерческого банка. Система менеджмента качества Банка, построенная на основе международных стандартов ISO 9000, с использованием современных методик и инструментальных средств становится неотъемлемой частью корпоративного управления в банках. Настоящая методика может оказать значительную поддержку при выполнении проекта построения СМК по ISO 9000 в Банке. Однако её всё же не следует рассматривать как универсальное пособие по СМК или как замену Стандартов ISO 9000. Настоящую методику следует принимать как один из подходов к выполнению проекта построения СМК по ISO 9000 в Банках, в котором систематизированы различные успешные решения по построению СМК и собственный опыт автора. При появлении спорных моментов в реализации проекта построения СМК по ISO 9000 автор рекомендует обращаться к официальным текстам Стандартов ISO 9000.
Источники информации
[1] Комплексная типовая бизнес-модель коммерческого банка: #"#">Бизнес-инжиниринг и управление в коммерческом банке – М.: ГОЛОС-ПРЕСС, 2009. – 318 с. Ил.
[3] Международный стандарт ISO 9000:2005.
[4] Международный стандарт ISO 9001:2008.
[5] Информация с официального сайта Ассоциации Российских Банков #"#">#"#">http://www.ids-scheer.ru.
Контактная информация
Консалтинговая компания
«Бизнес-инжиниринговые технологии» (БИТЕК).
Исаев Роман, Партнёр
Эксперт по управлению и бизнес-инжинирингу в банковской сфере
Страницы: 1, 2, 3, 4, 5
