Приведем пример условных требований к продуктовому бизнес-процессу «Вклады» и соответствующему продукту Банка для управляемого уровня зрелости бизнес-процесса.
1. Продуктовые требования. В Банке проводится анализ клиентских сегментов и их потребностей. Линейка банковских вкладов ориентирована на различные сегменты Клиентов. Информация о вкладах доведена до Клиентов, достоверна, понятна Клиентам и не содержит скрытых («подводных») элементов. В Банке детально проработаны, контролируются и адаптируются под требования Клиентов количественные (процентные ставки, сроки) и качественные (названия вкладов, условия договоров и др.) характеристики вкладов. При обслуживании Клиентов реализуется индивидуальный подход.
2. Технологические требования. Требования к бизнес-логике (технологии) процесса «Вклады». Список необходимых процедур процесса «Вклады». Успешные практики (Best practice) по реализации бизнес-процесса «Вклады» и соответствующих технологий.
3. Организационные требования. Требования к участникам бизнес-процесса «Вклады» и их ответственность за нормальное функционирование и качество бизнес-процесса.
4. Управленческие требования.
В Банке имеются все необходимые документы для управления процессом «Вклады» и его нормального функционирования: регламент процесса, процентная политика, инструкции и правила по выполнению операций по вкладам (в том числе в автоматизированной банковской системе). В Банке периодично проводится планирование, анализ и контроль всех операций, параметров, показателей по вкладам. Проводится оценка степени удовлетворенности вкладчиков, принимаются необходимые корректирующие / предупреждающие действия.
5. Информационные требования.
Все информационные потоки в рамках бизнес-процесса «Вклады» стандартизованы. Информация о клиентах, операциях надежно защищена, хранится в единой базе данных (либо на бумажных носителях в структурированном виде), может быть представлена в удобном для анализа виде и для генерации отчетности.
6. Программно-технические требования.
Используемое программно-техническое оборудование позволяет бесперебойно, в кратчайшие сроки и с высоким уровнем качества проводить операции по вкладам. Все необходимые процедуры бизнес-процесса «Вклады» автоматизированы. Программно-техническое оборудование модернизируется и обновляется в соответствии с развитием технологий.
7. Кадровые требования.
В Банке разработан и соблюдается кодекс корпоративной культуры, устанавливающий для сотрудников требования к форме одежды и взаимодействию (общению) с клиентами (в том числе, работающих по «Вкладам»). Сотрудники обладают необходимыми профессиональными навыками и знаниями для работы по «Вкладам», а также высокими личностными качествами. Для сотрудников установлена система мотивации, зависящая от результатов и качества их работы по «Вкладам». В Банке имеются учебные материалы по продукту «Вклады», на постоянной основе организовано обучение / повышение квалификации сотрудников.
8. Имущественно-технические требования.
Помещения Банка обеспечивают необходимый уровень безопасности, сохранность банковской и коммерческой тайны. Есть отделенные от общего зала кассы для выполнения расчетно-кассовых операций (в том числе по вкладам). Помещения ориентированы на полное удовлетворение потребностей клиентов. Все помещения оформлены в фирменном стиле банка, в принятых в банке цветовых и дизайнерских решениях. Обеспечены комфортные условия для ожидания вкладчиками очереди (удобная мебель, столы / стойки, вода / кофе). [5]
Значение, роль и применение стандартов качества банковской деятельности
Итак, обозначим основные результаты, которые получит Банк от построения СМК по ISO 9000.
1. Повышение качества предоставления банковских продуктов и услуг.
2. Повышение удовлетворенности клиентов (как следствие пункта 1).
3. Увеличение продаж банковских продуктов и услуг, усиление конкурентного преимущества (как следствие пункта 2).
4. Повышение прибыли и имиджа банка (как следствие пункта 3).
5. Формализация и оптимизация деятельности Банка.
6. Распространение успешных технологий и стандартов работы на филиалы, развитие бизнеса (как следствие пункта 5).
7. Факт наличия сертификата соответствия ISO 9000 у Банка расширяет возможности сотрудничества с иностранными инвесторами и партнерами, крупными финансовыми институтами.
Документация системы менеджмента качества по ISO 9000
Прежде чем приступить к рассмотрению методики построения СМК по ISO 9000, рассмотрим иерархию и состав основных необходимых документов СМК в Банке.
«Документация системы менеджмента качества должна включать:
a) документированные заявления о политике и целях в области качества.
b) Руководство по качеству
c) документированные процедуры, необходимость в которых установлена настоящим
международным стандартом;
d) документы, которые необходимы Организации для эффективного планирования
процессов, осуществления и управления процессами;
e) записи, требуемые настоящим международным стандартом (см. п.4.2.4).» [4]
Разработке документации СМК полностью посвящен Этап 2 настоящей методики.
Поясним основные элементы документации СМК.
«Руководство по качеству (quality manual) – документ, определяющий систему менеджмента качества организации». [3] Это основной документ, который определяет структуру документации СМК, основные бизнес-процессы и их взаимодействие, распределение ответственности и полномочий персонала, необходимые ресурсы и требования.
«Политика по качеству – это общие намерения и направления организации в области качества, официально сформулированные высшим руководством». [3]
«Записи по качеству – это документы, содержащие объективные свидетельства выполненных действий или достигнутых результатов… Документы, содержащие достигнутые результаты или свидетельства осуществленной деятельности». [3]
Методика построения системы менеджмента качества коммерческого банка по стандартам серии ISO 9000
Предлагаемая автором методика состоит из 4-х этапов (см. Рис. 2):
1. Подготовка проекта.
2. Приведение СМК Банка к требованиям Стандартов ISO 9000.
3. Внутренний аудит.
4. Сертификация.
При разработке методики был использован собственный опыт в данной сфере, проанализированы подходы различных консалтинговых компании к построению СМК по ISO 9000, алгоритмы, «зашитые» в специализированные программные продукты, автоматизирующие построение и функционирование СМК по ISO 9000 (см. Раздел «Инструментарий для построения системы менеджмента качества»), и другие специализированные материалы.
В результате было выделено 4 классических этапа. Каждый этап был разбит на несколько подэтапов, показаны результаты подэтапов, а также взаимосвязь подэтапов по входам-выходам.
Этапы 2 – 4 после получения Банком сертификата будут осуществляться в цикле непрерывно с определенной периодичностью. Только 2-й этап будет иметь название «Совершенствование СМК».
Рис. 2. Основные этапы построения СМК в Банке
Этап 1. Подготовка проекта.
0. Инициирование проекта.
Данный этап не входит в нумерацию и состав этапов проекта, но автор считает необходимым обратить внимание на следующие моменты.
Инициатива построения СМК по ISO 9000 должна исходить от высшего руководства Банка (наблюдательный совет, совет директоров, акционеры) и быть одобрена Правлением Банка, иначе значительно повышается риск неудачи проекта.
Построение СМК по ISO 9000 – это стратегическое решение, которое влияет на будущее Банка в перспективе более 5 лет, требует финансовых и временных затрат. СМК по ISO 9000 не достаточно просто простроить и запустить «в жизнь», СМК необходимо постоянно поддерживать и совершенствовать, проводить сертификационные аудиты с определенной периодичностью.
Банковская сфера – это одна из сфер в экономике, где проведение организационных изменений довольно трудоемко, есть целый ряд особенностей и ограничений. Во-первых, это недоверие и сопротивление персонала, привыкшего к обычному и давно устоявшемуся порядку работы (так называемая консервативность, которая в Банках особенно сильна). Во-вторых, это наличие внутренних (служба внутреннего контроля, юридический департамент) и внешних (Банк России) контролирующих органов, чьи требования и мнения придется учитывать в проекте.
В связи с этим перед началом проекта следует проанализировать все риски проекта и продумать возможные мероприятия по противодействию рискам. Еще раз повторим: главный фактор минимизации рисков – чтобы заказчиком, инвестором и ведущими лидером проекта выступало высшее руководство Банка.
Перед началом проекта рекомендуется выбрать консалтинговую компанию – исполнителя проекта, потому что выполнение проекта силами Банка более затруднительно, если, конечно, в Банке нет группы высококвалифицированных специалистов с профессиональными сертификатами по ISO 9000.
Рис. 3. Этап 1. Подготовка проекта
1.1. Оценочный аудит СМК Банка.
В рамках данного этапа проводится диагностика действующей системы управления Банка на соответствие требованиям Стандартов ISO 9000. Анализируется нормативная документация Банка, проводятся интервью и анкетирования с ключевыми сотрудниками Банка.
В Отчет по аудиту, который является результатом этапа, включаются следующие разделы и информация:
§ перечень идентифицированных бизнес-процессов банка и регламентирующих их документов;
§ степень (процент) соответствия деятельности Банка требованиям Стандарта ISO 9001 по всем его разделам, а также интегральная (общая) степень соответствия деятельности Банка стандарту ISO 9001;
§ необходимый объем работ по приведению СМК Банка к требованиям ISO 9001;
§ детальное описание соответствий и несоответствий для каждого пункта Стандарта ISO 9001;
§ указания и рекомендации на то, где имеются возможности для улучшения СМК и на что следует обратить внимание;
Страницы: 1, 2, 3, 4, 5
