4. Знакомятся ли члены команды с повесткой дня вовремя?
У секретаря должны быть достаточные основания для того, чтобы он мог составит повестку дня, отвечающую самым высоким требованиям. Наиболее крупные, срочные и трудные вопросы следует размещать в числе первых. Информационные вопросы для протока можно собрать, например, с помощью листа бумаги, пущенного по кругу во время заседания. Такими вопросами могут быть поездки, визиты. Секретарю можно дать полномочия включать в протокол заседания и такие информационные вопросы, о которых на заседании вообще не шла речь, но являющихся достаточно важными, чтобы сообщить о них в протоколе. Председатель команды может сообщить секретарю составить по какому-либо вопросу с помощью одного из членов команды краткое резюме для включения в протокол. Таким путем экономится время, и рассмотрение других вопросов будет происходить быстрее.
Рассматриваемые на заседании команды проблемы в повестке дня млжно изложить и в форме вопросов, что делает повестку более интересной и актуальной.
/ Как, например, можно снизить производственные расходы на выпуск продукта А или почему реализация продукта А в прошлом месяце упала на 30%?/.
Секретарь должен позаботиться о том, чтобы члены команды заранее получили необходимые материалы с тем, чтобы заранее они могли подготовиться к предстоящему заседанию. За правило можно принять, что во время самого заседания по обсуждаемым вопросам можно добавить не более одной страницы текста.
Протоколы заседаний команды могут служить эффективным средством информации. Надо обязательно использовать эту возможность, организовать рассылку протоколов всем руководителям организации. Иногда почему-то высказываются опасения по этому поводу. Практика все же показывает, что действительно секретных материалов и вопросов очень мало. Кроме того, команда может показать пример быстрого составления и рассылки протоколов заседаний. Когда готовые протоколы поступают на рассылку через два часа после окончания заседания. В таком случае сведения, содержащиеся в протоколе, являются действительно свежими, и никакие слухи или кривотолки не могут определить их. Такая практика увеличивает доверие к деятельности команды.
Ниже приведены десять пунктов, которые могут свести на нет всю работу команды:
1. Директор–распорядитель говорит, другие слушают. У членов команды нет действительных возможностей влиять на дела;
2. В состав команды назначены не те люди, да и их к тому же слишком много;
3. Плохая подготовка к совещаниям;
4. В повестку дня включены не те вопросы, пустая говорильня, много перерывов в работе;
5. Неумелое ведение совещания;
6. Обтекаемые решения;
7. Плохо поставленный контроль за выполнением решений;
8. Члены команды защищают интересы только руководимых ими групп или личные интересы;
9. Отсутствие настоящего желания сотрудничества;
10. Усталость, нежелание выйти из привычной колеи.
Признаки эффективных и неэффективных команд.
Успех в бизнесе обеспечивает слаженная команда менеджера.
От команды ждут выполнения нескольких функций. Во-первых, ожидается, что она определяет систему ценностей и цели организации с учетом интересов ее членов. Во-вторых, она определяет отношения между организацией и внешней средой. В-третьих, она осуществляет функцию организации, то есть формирует организационную структуру и подбирает ключевые кадры.
Таким образом, команда оказывает решающее влияние на стратегию, структуру и функционирование организации, что и определяет ее конкурентоспособность.
Для эффективной деятельности команды необходимо, чтобы ее члены имели подготовку в трех областях – концептуальные знания, знания людей и технические знания. Необходимы для членов команды и стандарты поведения.
1. Концептуальные способности и знания: широта взглядов и глобальный подход; долгосрочное предвидение и гибкость; упорная работа и непрерывная учеба.
2. Личные качества: умение четко формулировать цели; готовность выслушивать мнение других; способность полностью использовать возможности сотрудников с помощью правильной расстановки; беспристрастность, бескорыстность, лояльность; способность создавать коллектив и гармоничную атмосферу.
3. Здоровье.
Концептуальные способности – это способности чувствовать связи между организацией и средой, видеть систему организации в целом.
От членов команды требуется умение видеть главные направления, которые создают благоприятные возможности или, напротив, угрозу для организации.
Члены команды должны уметь распознавать действительные нужды потребителя.
Долгосрочное предвиденье – это способность заглянуть в будущее и выявить, что должно быть сделано сегодня, чтобы подготовиться к будущему.
Команда должна принимать решения, связанные с элементом риска, а не дожидаться, пока все станет абсолютно ясным. С новыми данными, не имеющими прецедентов, всегда связана высокая степень неопределенности. И когда мнения членов команды разделились, а большинство даже против него, член команды должен иметь мужество идти на риск. Энергичное принятие решений должно опираться на достаточную информацию и накопленные знания, но команде приходится принимать решения, когда будущее все еще останется неясным.
Человеческие качества лидера и членов команды определяются способностью увлекать людей, позволять обычному человеку выполнить необыкновенную работу. Команда обязана информировать об основной политике организации, чтобы подчиненные были осведомлены обо всех новых направлениях и были в курсе любой важной идеи.
Готовность прислушиваться к мнению других подчеркивается в связи с необходимостью выработки гибкости мышления и для того, чтобы поощрять подчиненных мыслить и формулировать плодотворные идеи.
Бескорыстность и беспристрастность могут стать источником силы команды, помочь в принятии решения о выдвижении подчиненного на руководящий пост. Чтобы подобрать подходящих людей на руководящие должности, команда должна быть способной проявить беспристрастность в суждениях для выявления истинных способностей и мотивов.
Еще одним требованием является способность создать дух коллективизма и атмосферу доверия.
Эти требования очень важны для эффективной деятельности команды. Статистические данные еще раз доказывают данное утверждение. Из 100% опрошенных 70,6% составляли руководители предприятий, организаций. Они достаточно единодушно отметили, что для эффективной командной работы необходимы:
Профессионализм 65,3%
Обладание навыками коллективной работы 52,0%
Возможность положиться друг на друга 51,0%
Хорошее понимание друг друга 49,0%
Быть надежной опорой явного лидера 47,0%
Заряженность единой целью 49,7%
В последнее время все чаще отмечается, что управленческая команда не соответствует требованиям времени, рынка. Что же устраивает в деятельности команды? Не устраивает главным образом уровень профессиональный управленческой компетентности – качество команды. Ставя задачу формирования команды, необходимо осуществить переход к новому качеству команды.
В современной обстановке ко всем командам с особой остротой предъявляются следующие требования: компетентность и высокий профессионализм, глубокие знания в вопросах производства, науки и техники, управления, экономики, организации и мотивации труда, психологии. Неподкупность, высочайшая моральная ответственность, соблюдение принципов «партнерского доверия» также важны.
Роль команды велика. И западная и отечественная практика убеждают: нет плохих организаций, есть плохие команды. Можно привести тысячи примеров, когда завод, еще еле державшийся на плаву, обретает второе дыхание и становится лучше только благодаря тому, что его возглавила талантливая команда.
/ Например, опыт Волгоградского комбината силикатных строительных материалов. Комбинат стал банкротом, был даже подготовлен приказ о его закрытии. Обладая высоким искусством , управления новая назначенная команда нашла выход из кризисного состояния. Была найдена и предложена система экстренных мер (ликвидация уравниловки, поощрение инициативы, желания трудиться, введена новая система оплаты труда), позволившая уже через две недели достичь средних для комбината показателей/.
Каковы отличительные признаки высокоэффективной команды?
Эффективная команда вырабатывает принципы деятельности для всех своих подчиненных и всего предприятия, имеет четкие цели. Умеет разделять задачи на стратегические и тактические вопросы – на существенные и несущественные и соответственно планировать время на их решение. Команда имеет высокое качество и удовлетворенность конечными результатами деятельности.
Эффективная команда имеет ядро. Состав такой команды сбалансирован в зависимости от ролей. Это позволяет экономить время при решении многих проблем. Члены команды хорошо сотрудничают не только друг с другом, но и с другими коллективами.
Члены команды уверены в своих позициях, отличаются творческой инициативой.
Высокоэффективная команда отличается: желанием и умением не только нести личную ответственность за результаты деятельности вверенного ей коллектива, но и распределять ответственность по всем ступеням управленческой иерархии; не уходит от ответственности за решения, принятые в условиях неопределенности.
Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8
