|
Управление качеством системы внутрифирменного информирования
Исходя из общих подходов, используемых для управления качеством, и учитывая специфику информационной деятельности, можно считать, что для построения результативной системы внутрифирменного информирования важно:
· регламентировать те процессы деятельности СИ, которые, во-первых, поддаются стандартизации, а во-вторых, существенно влияют на качество информационных продуктов и услуг;
· в обязательном порядке постоянно выявлять и анализировать мнения пользователей, но одновременно принимать и какие-либо объективные показатели участия СИ в жизни предприятия.
Рассмотрим каждое из этих положений. При информационном обеспечении исследований, разработок, инновационных проектов и т.д. важно четко обозначить регламент поиска необходимых сведений. Заложить параметры полноты и точности выдачи информации нельзя, но можно гарантировать:
· привлечение определенных информационных ресурсов (только собственным фонды и СПА; фонды других библиотек и информационных центров; ресурсы Интернета; обращение к специализированным отечественным и иностранными БД);
· соблюдение заданных хронологических границ поиска;
· глубину аналитической переработки информации (только выявление документов из фонда; составление библиографического списка документов по теме, независимо от их наличия в фонде, т.е. с ориентацией на совокупные информационные ресурсы; подготовка тематических подборок или дайджеста; составление таблиц фактографических данных, аналитических справок и т. д.).
В практике работы СИ и НТВ предприятия приняты стандартные бланки-задания на предоставление определенных информационных продуктов или услуг. Такие бланки заполняются на этапе принятия запроса, а после его выполнения в них фиксируется оценка пользователя качества информационного продукта или услуги. Бланки-задания служат средством регламентации технологических процессов и ориентируют на то, чтобы качество было заложено в информационную продукцию уже на этапе ее проектирования. Кроме того, в процессе их заполнения специалист-заказчик вовлекается в процесс обслуживания, получает представление о сложности информационного поиска, возможном изменении первоначальной формулировки темы и хронологических границ отбора, зависимости результата от активности его взаимодействия с исполнителем-сотрудником СИ.
Желательна разработка подобных бланков-заданий на всю информационную продукцию СИ, подготовка которой может регламентироваться.
Мнения пользователей о качестве конкретных услуг выявляются и фиксируются, как было отмечено, в момент их предоставления. Кроме того, полезным оказывается анализ списков литературы к отчетам НИР, проектной документации, бизнес планам и инвестиционным заявкам, публикациям сотрудников. Устанавливается, была ли использована информация, предоставленная СИ, а также объем сведений, выявленных специалистами самостоятельно.
Показателем, характеризующим меру участия СИ в научно-производственной деятельности предприятия, является количество тем (договоров), взятых на информационное обеспечение. Вместе с тем реальные масштабы обеспечения обычно больше, нежели число заполненных бланков-заявок. Специалисты не обращаются в СИ или НТБ за сведениями о новых поступлениях книг, периодических изданий и промышленных каталогов или за информацией о вновь введенных стандартах и изменениях в них. Однако им регулярно предоставляются соответствующие сигнальные списки.
Именно поэтому для получения представления о результативности системы внутрифирменного информирования в целом проводят ежегодное анкетирование руководителей и специалистов предприятия. Часто оно преследует цели, выходящие за рамки анализа работы СИ. Изучается рациональность построения всей внутриорганизационной коммуникации и востребованности информации в зависимости от видения персоналом своего будущего на данном предприятии. В этом случае к составлению анкеты и обработке результатов привлекаются менеджеры по персоналу.
Коммуникативный аудит
Коммуникативный аудит – это процесс выявления и анализа внешней и внутриорганизационной информации, прямо или косвенно характеризующей репутацию предприятия, его образ, сформировавшийся в представлении различных групп общественности и персонала.
Проведение коммуникативного аудита предполагает изучение сообщений, содержащихся в трех информационных потоках: внешнем, исходящем и внутреннем. Прежде всего, отбираются внешние материалы, прямо или косвенно посвященные деятельности предприятия: статьи в газетах и журналах, тексты передач на радио и телевидении, сообщения, распространяемые по компьютерным сетям, материалы рейтингов и т.д. Одновременно анализируются публикации, характеризующие работу аналогичных или близких по профилю учреждений, среди которых данное предприятие не упоминается, и выясняются возможные причины подобного умалчивания.
Далее анализируются сообщения, распространяемые от имени организации: информация, размещенная на Web-сайте, рекламные материалы, имиджевые публикации, доклады сотрудников на различных конференциях и совещаниях, статьи в профессиональной печати и т.д.
И, наконец, изучается внутриорганизационная информация – внутрифирменные газеты и журналы, если речь идет о крупных предприятиях, кодексы чести, отдельные организационно-распорядительные документы. Привлекаются также результаты анкетирования руководства и персонала и, прежде всего, ответы на вопросы, касающиеся репутации предприятия.
Все перечисленные весьма разноплановые материалы изучаются по единой методике с использованием специально сконструированного инструмента анализа. Его разработка требует описания образа, к соответствию с которым предприятие стремится. Полнота и правильность описания обсуждается с руководством. Характеризуются:
· миссия и генеральные цели деятельности;
· ценности организационной культуры и средства, используемые для их претворения в жизнь;
· специфика деятельности, на которую предприятие хотело бы обратить внимание общественности; предмет гордости;
Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11, 12, 13, 14, 15, 16, 17, 18
При использовании материалов активная ссылка на источник обязательна.