- насущная потребность, проявление негативных симптомов, которые могут быть и должны быть устранены внутри предприятий;
- внешнее давление на фирмы вследствие внезапных изменений в отрасли или регионе;
В сферах внешней деловой среды тоже проявляются и создаются условия для новых возможных изменений. Таких ситуаций три:
- последствия демографических изменений;
- культурные изменения, вызывающие трансформации восприятий, настроений и ценностей жизни;
- научно-информационные изменения, связанные с расширением границ и результатов познания мира.
Усилия информационной службы должны быть направлены на обеспечение и удовлетворение информационного дефицита.
Таким образом, цель информирования в фирме – полное и быстрое удовлетворение информационного дефицита фирмы в целом и конкретной предпринимательской идеи ( 17).
Специальным средством информационного обеспечения коммерческой деятельности выступает технология электронного обмена деловой документацией по стандарту ООН-ЭДИФАКТ. Он представляет собой набор принципов обмена деловыми данными между различными участниками хозяйственных связей в сфере коммерческой деятельности – производственными предприятиями, торгово-посредническими организациями, банками, страховыми компаниями и т.д., - принципов, выработанных на базе информационной логистики.
ЭДИФАКТ – это особый структурированный язык данных, связанных с описанием фактически всех видов коммерческой деятельности. Технологию ЭДИФАКТ можно сравнить с кубиком Рубика. Постоянная сцепка его составляющих позволяет, не разрушая формы куба, создавать из одних и тех же элементов при вращении в разных плоскостях все новые и новые зрительские (суть – аналитические) комбинации. По этим же принципам формируется ЭДИФАКТ-сообщение.
Язык позволяет с помощью элементов, стандартных информационных сообщений составлять описание любого распространенного в коммерческой практике документа, сформулировать его электронную версию и транслировать в открытых телекоммуникационных сетях без опасения перехвата конфиденциальной коммерческой информации. При этом, будучи, например, составленным на русском языке, счет или накладная может быть успешно транслирован как для российских получателей, так и для зарубежных партнеров на всех основных европейских языках. В месте получения закодированного документа с помощью специальных программных средств, настроенных только на систему получателя, ЭДИФАКТ-сообщение разворачивается в обычную читаемую форму, которая превращается в стандартный бумажный документ. Одновременно такое сообщение, передаваемое в сетях, оборудованных запоминающими устройствами – серверами, частично выполняет и роль автоматизированной системы делового администрирования, которая не позволяет какому- либо партнеру по обмену документами в ЭДИФАКТ уйти от ответственности за свои послания.
Технология ЭДИФАКТ внедряется в России уже несколько лет – факт чрезвычайно важный в связи с переходом ЕвроСоюза с 1 января 1995 года на обязательное использование электронного языка ЭДИФАКТ при обмене документацией и информацией между государственными ведомствами ЕС, работающими на английском, французском и немецком языках. Промедление с внедрением ЭДИФАКТ в России означало бы появление нетарифного барьера в торговле между Востоком и Западом. Ведущими организациями по распространению технологии изначально выступили: В\О «ИНФОРМВЭС», Роскоинформ, ЦБ России, Государственный таможенный комитет, Минтранс, Российская академия наук, Торгово-промышленная палата России. Крупнейшими центрами распространения технологии ЭДИФАКТ в Европе являются СИТПРО в Англии, ЕДИФРАНС во Франции, ДЕНИШПРО в Дании и т.д.
Существует множество наработок в области информационных технологий, а именно методов, технологий и общих подходов, применяемых при построении информационных систем.
Для разработки таких систем используются профессиональные СУБД. Учитывая сложившиеся тенденции, для обеспечения взаимодействия конечного пользователя с информационной системой целесообразным видится применение технологий INTERNET ( 36).
ИС должна создаваться с таким расчетом, чтобы обеспечивать доступ удаленным пользователям. Естественно, что подключение к ИС осуществляется строго в соответствии с правами доступа конкретного пользователя только к разрешенным сегментам ИС. Запрещенным является конфиденциальный сегмент информации, доступ к которой имеет ограниченный круг пользователей и только внутри локальной сети фирмы. Пользователи внутри фирмы также имеют разграничения по доступу к информации. Вопросам безопасности необходимо уделить самое пристальное внимание.
Большинство информации поступает в информационный отдел в бумажном виде, и очень много времени занимает ее обработка и занесение в компьютер. Получается, как бы двойная работа – все печатные издания формируются на компьютерной основе. После поступления печатного издания наиболее интересные материалы преобразуются и заносятся в компьютер. Очевидным является устранение лишнего звена в этой цепочке (электронная форма – печатное издание – электронная форма), поэтому, по возможности, всю поступающую информацию необходимо получать в электронном виде (хотя в некоторых случаях целесообразно ее дублирование на бумажных носителях).
Информация бывает представлена в самом разнообразном виде – цифровая (табличная), текстовая, аудиографическая, видео, может иметь различные форматы. Появляется задача быстрого ввода, обработки, оптимального хранения, обеспечения доступа и оперативного анализа такого многообразия информации.
Существуют технологии, позволяющие решить данные проблемы.
Проблема оптимального хранения большого объема разнородных данных решается с помощью технологии Хранилищ Данных. Технология OLTP обеспечивает ввод и оперативную обработку информации. Оптимальный доступ и получение данных обеспечивается применением технологий работы с многомерными структурами данных – OLAP.
Вышеперечисленные технологии – это не конечный продукт, а только методы и рекомендации, применение которых помогает решить указанные задачи. Для анализа данных и прогнозирования ситуации перспективным является новые направления – нейросети, генетические алгоритмы, а также различные методы моделирования (математическое моделирование).
Очень важная задача, которую нельзя недооценивать, - предоставление результатов анализа. Поскольку информация лучше воспринимается визуально, то основной упор необходимо сделать на максимально возможную визуализацию материала. Простейшими способами графического представления информации являются различные схемы, графики, диаграммы.
Следующим шагом в этом направлении являются Географические Информационные Системы (ГИС), использующие оцифрованные географические карты в качестве основы, на которой потом накладываются самые разнообразные числовые данные и имеется возможность их дальнейшей обработки и анализа (построение диаграмм, цветное выделение, различные отчеты по выбранным объектам, областям и т.д.).
Очень интересным и перспективным является использование технологии VRML (язык моделирования виртуальной реальности), который применяется в ГИС. Целесообразно также использование звукового сопровождения процесса предоставления информации (22).
3.2. Обработка документов
Информационные службы используют как новые методы обработки, так и традиционные методы библиографирования.
Методы библиографирования делятся на две группы:
- аналитические;
- синтетические.
К аналитическим методам относятся:
1) Общий библиографический анализ документа, осуществляемый в целях выяснения ее основной тематики, формальных и содержательных особенностей, достоинств и недостатков, целевого и читательского назначения;
2) Библиографическое описание документа;
3) Аннотирование или реферирование;
4) Индексирование и предметизация, т.е. выражение содержания документа с помощью предметных рубрик или условных знаков какой-то классификации.
Результат последних трех операций в совокупности объединяются в библиографическую запись, составление которой образует переход от аналитических методов к синтетическим.
К синтетическим методам библиографирования относятся:
1) Выявление документа как объекта библиографирования в целях их последующей библиографической обработки, представляющее собой начальный синтез, фактически предшествующий библиографическому анализу;
2) Отбор документов по заранее заданным критериям;
3) Группировка библиографических записей в библиографическом пособии.
Условность выделения аналитических и синтетических методов библиографирования состоит в том, что в действительности процессы библиографического анализа и синтеза диалектически взаимосвязаны и взаимно обусловлены, они переходят друг в друга и в реальном процессе библиографирования осуществляются в значительной мере одновременно.
Библиографическое описание – результат анализа первичного документа с целью идентификации и выявления совокупности необходимых и достаточных внешних признаков, преимущественно выявляемых по титулу документа без ознакомления с содержанием текста. Библиографическое описание первичных документов – самая лаконичная, «отчужденная» от содержания первичных документов разновидность вторичных документов.
Библиографическое описание позволяет:
- выделить по перечню сведения данного первичного документа и найти его среди множества других (адресная функция);
- получить предварительное представление об отраслевой принадлежности, тематике, содержании, целевом и читательском назначении, актуальности, достоверности и объеме приведенных сведений (функция информирования);
- при достаточно информативном (точном, емком) заглавии выполнять сигнальную функцию, способствуя подготовке оперативных вторичных источников информации.
Общие требования и правила библиографического описания, набор элементов, их последовательность, условные разделительные знаки и выбор библиографического описания регулирует ГОСТ 7.1-84.
Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11
