Карточки предназначены для аналитического учета основных средств (инвентарные карточки), материальных ценностей по местам их хранения (карточки складского учета материалов). На их основе бухгалтерия создает картотеку основных средств, а материально ответственные лица - картотеку материалов, запасных частей, малоценных и быстроизнашивающихся предметов, готовой продукции.
Свободные листы - учетные регистры большого формата и с большим количеством сведений по отношению к карточкам. Они предназначены для синтетического и аналитического учета и выполняют роль комбинированных регистров. Они удобны в использовании, так как позволяют более рационально распределить обязанности между работниками учета. Это самый распространенный вид учетных регистров.
По характеру регистрации записей учетные регистры классифицируются на:
• хронологические (регистрационный журнал);
• систематические (Главная книга);
• комбинированные (журналы-ордера).
Регистрация хозяйственных операций в учетных регистрах в хронологическом порядке - это регистрация в порядке их совершения по датам. Для хронологической записи предназначен регистрационный журнал, который применяется при мемориально-ордерной форме учета. В этом журнале регистрируются все мемориальные ордера в порядке их номеров. Итог записей по регистрационному журналу за месяц должен равняться итогу дебетовых, а также итогу кредитовых оборотов по всем счетам за этот же месяц.
Систематическая регистрация хозяйственных операций в учетных регистрах - это запись операций на счета бухгалтерского учета по определенной системе. При этом происходит группировка операций по определенным экономическим признакам. Примером может служить запись в Главной книге.
При комбинированной регистрации хозяйственных операций сочетается использование хронологических и систематических записей.
По степени детализации информации, содержащейся в учетных регистрах, они могут быть:
• синтетическими (Главная книга, журналы-ордера);
• аналитическими (карточки аналитического учета).
По форме учетные регистры могут быть:
• двусторонними - запись хозяйственной операции отражается по дебету и кредиту соответствующих счетов;
• односторонними - хозяйственная операция может быть отражена либо по дебету счета, либо по его кредиту;
• линейными - запись хозяйственной операции по дебету и кредиту счета отражается по одной строке. В качестве примера можно привести запись в книге «Журнал-Главная». В этой книге каждый мемориальный ордер записывается одной строкой, в которой показываются сумма по ордеру и сумма по дебету и кредиту соответствующих счетов. Линейная запись является менее совершенной по сравнению с шахматной;
• шахматными - запись хозяйственной операции, при которой сумма, записанная один раз, будет отражена по дебету и кредиту соответствующих счетов. Это достигается путем построения учетных регистров по шахматному принципу. Шахматная запись широко применяется при журнально-ордерной форме учета. Она сокращает количество записей и дает возможность видеть оба корреспондентских счета по данной хозяйственной операции. В этом отношении шахматная запись имеет преимущества перед линейной записью (рис.4).
Состав учетных регистров, их форму, порядок и последовательность заполнения, технику взаимосверки определяет форма бухгалтерского учета.
Исправление ошибочно сделанных записей в регистрах бухгалтерского учета производится одним из следующих способов:
• корректурным способом - ошибочно сделанная запись (неправильная сумма или текст) аккуратно зачеркивается тонкой чертой так, чтобы можно было прочитать зачеркнутое, над зачеркнутым делается запись исправленного текста и суммы. Одновременно здесь же, на полях, против строки за подписью главного бухгалтера делается оговорка «Исправлено» с указанием даты. Этот метод применяется, когда ошибка сделана в одном из регистров и обнаружена до подсчета итоговых сумм;
• способом дополнительной проводки - дополнительная проводка составляется, если фактически разнесенная в учетные регистры сумма меньше правильной. При этом оформляется бухгалтерская справка с указанием на то, какая ошибка исправляется и где искать первичный документ, который является основанием. При мемориально-ордерной форме учета для дополнительных проводок составляется мемориальный ордер. Этот способ применяется в том случае, когда ошибка повторяется в нескольких учетных регистрах или выявлена после подсчета итогов;
• способом «красного сторно» - в случае, если операция записана большей суммой, чем следовало, либо по счетам разнесена ошибочная бухгалтерская запись, при подсчете излишне записанная сумма вычитается. Исправление способом «красного сторно» оформляется бухгалтерской справкой, в которой делается ссылка на номер и дату исправленного документа, обоснование внесения исправления;
• способом обратной проводки - для исправления проводки (как правило, ошибочно сделанной в прошлом отчетном периоде), делают запись обратной корреспонденции.
При автоматизированном способе ведения бухгалтерского учета в случае обнаружения в выходных формах документов ошибок бухгалтерия осуществляет диагностику ошибочных данных, внесение исправлений в соответствующие базы данных и получение выходных форм документов с учетом исправлений.
Внесение исправлений осуществляется датой обнаружения ошибочных данных путем обязательного оформления измененных документов, сторнирующих проводок. Без оформления документального подтверждения любые исправления непосредственно в электронных базах данных не допускаются.
Форма учета - это бухгалтерская запись данных в учетные регистры. При разных формах учета по-разному сочетаются учетные регистры, последовательность, способы учетных записей, организация учетного процесса. В настоящее время применяется несколько форм бухгалтерского учета;
• мемориально-ордерная;
• простая форма учета;
• упрошенная форма учета;
• журнально-ордерная;
• автоматизированная.
При мемориально-ордерной форме счетоводства на каждую группу операций, объединенных в свободном документе, составляется мемориальный ордер.
Журнально-ордерная форма учета применяется в организациях различных форм собственности. Основой для ее использования является принцип накопления данных первичных документов в учетных регистрах, позволяющих отразить все подлежащие учету средства и хозяйственные операции за отчетный месяц.
В журнально-ордерной форме учета применяются два вида регистров:
1. Журналы-ордера — служат для отражения кредитовых операций по синтетическим счетам.
2. Главная книга — в нее заносят итоговые данные из журналов-ордеров в конце месяца.
Крупные организации используют единую 16-журнально-ордерную форму счетоводства, а для небольших организаций предусмотрена возможность осуществления бухгалтерского учета с применением ограниченного числа журналов-ордеров.
Основными особенностями журнально-ордерной формы учета является:
• применение для учета хозяйственных операций журналов-ордеров;
• совмещение в ряде журналов-ордеров синтетического и аналитического учета;
• объединение в журналах-ордерах систематической записи с хронологической;
• отражение в журналах-ордерах хозяйственных операций в разрезе показателей;
• сокращение количества записей.
Автоматизированная форма учета ведется на базе использования ПЭВМ. В настоящее время организации интенсивно оснащаются многофункциональными проблемно-ориентированными ПЭВМ -компьютерами. Они позволяют накапливать данные непосредственно в традиционных учетных регистрах (карточки, листы и др.) и на машинных носителях информации.
Применение машинно-ориентированных форм учета обеспечивает:
• автоматизацию учетного процесса;
• высокую точность учетных данных;
• оперативность учетных данных;
• повышение производительности учетных работников, освобождение их от выполнения простых технических функций и предоставление больших возможностей заниматься контролем и анализом хозяйственной деятельности.
Простая форма для субъектов малого предпринимательства предусматривает ведение Книги (журнала) учета хозяйственных операций (ф. № К-1), которая содержит все счета, применяемые в организации, и совмещает синтетический и аналитический учет, т. е. является комбинированным регистром. Записи в нее производятся из первичных документов в хронологической последовательности с одновременной группировкой по счетам.
Книга позволяет определить наличие имущества и финансовых обязательств организации на любую дату составлять бухгалтерскую отчетность.
Кроме простой формы бухгалтерского учета малые предприятия могут применять упрощенную форму с использованием учетных регистров, если они занимаются производством продукции или выполнением работ.
Учетные регистры имеют форму ведомостей, в которых ведется и аналитический и синтетический учет. Вместо Главной книги, применяемой при журнально-ордерной форме, данные из ведомостей переносят в шахматную ведомость, а затем в оборотную.
Записи в учетных регистрах основываются на тщательно проверенных документах, поэтому и сами регистры приобретают доказательную силу при использовании их показателей для анализа хозяйственной деятельности предприятия, при контроле за состоянием средств и при выявлении результатов его работы.
Правильность отражения хозяйственных операций в регистрах бухгалтерского учета обеспечивают лица, составившие и подписавшие их.
При хранении регистров бухгалтерского учета должна обеспечиваться их зашита от несанкционированных исправлений. Исправление ошибки в регистре бухгалтерского учета должно быть обосновано и подтверждено подписью лица, внесшего исправление, с указанием даты исправления.
Содержание регистров бухгалтерского учета и внутренней бухгалтерской отчетности является коммерческой тайной, а в случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации, — государственной тайной.
Лица получившие доступ к информации, содержащейся в регистрах бухгалтерского учета и во внутренней бухгалтерской отчетности, обязаны хранить коммерческую и государственную тайну. За ее разглашение они несут ответственность, установленную законодательством Российской Федерации.
5. РАБОЧИЙ ПЛАН СЧЕТОВ, ПРИМЕНЯЕМЫЙ НА ПРЕДПРИЯТИИ, ПОРЯДОК ДВОЙНОЙ ЗАПИСИ НА СЧЕТАХ.
5.1. Рабочий план счетов, классификация счетов по экономическому содержанию.
Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11, 12
