Законодательство не содержит конкретного перечня документов, которые подтверждали бы представительские расходы. Рассмотрим, какие документы используются согласно сложившейся практике.
Приказ руководителя. Существуют различные способы организации представительских мероприятий. Если расходы по приему контрагентов возникают нечасто, руководитель может издавать приказ в отношении каждого проводимого мероприятия. В приказе, как правило, отражаются суть мероприятия (переговоры, деловая встреча), срок проведения, участники встречи, предельная сумма расходов, ответственный за проведение мероприятия и расходование выделенных денежных средств.
Образец такого приказа приведен ниже, на примере ЗАО «Садко». Как видим, из данного документа ясно прослеживается цель проведения приема представителей иностранной компании - партнера.
┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ Закрытое акционерное общество "Садко" │
│ │
│ Москва 15 февраля 2009 г.│
│ Приказ N 15 │
│ о проведении официального приема представителей компании Vincent │
│ В целях укрепления деловых связей │
│ Приказываю │
│ 1. Провести официальный прием представителей компании Vincent в марте│
│2009 г. │
│ 2. Ответственной за организацию встречи, официального приема,│
│культурных мероприятий назначить переводчика-референта С.Д. Громову. │
│ 3. С.Д. Громовой разработать и представить на утверждение программу│
│пребывания иностранных партнеров, предусматривающую в том числе посещение│
│достопримечательностей Москвы (и/или ближайшего Подмосковья) и культурных│
│мероприятий. В срок до 29 февраля направить приглашения представителям│
│компании Vincent. │
│ 4. Коммерческому директору Е.К. Мелихову составить список│
│представителей из числа топ-менеджмента и менеджмента компании Vincent,│
│лояльных к ЗАО "Садко". │
│ 5. Начальнику отдела маркетинга К.И. Васину подготовить презентацию│
│проекта под рабочим названием "Вектор-2009" в целях ознакомления│
│представителей компании Vincent в качестве потенциального партнера.│
│В срок до 25 февраля 2009 г. представить на утверждение описание│
│предлагаемых условий совместной реализации проекта "Вектор-2009". │
│ 6. Руководителю договорного отдела В.Н. Голиковой подготовить проекты│
│дополнительных соглашений к действующему контракту с компанией Vincent│
│в целях его пролонгации. │
│ 7. Ответственным за подготовку отчета о результатах мероприятия по│
│приему представителей компании Vincent назначить Е.К. Мелихова. │
│ 8. Главному бухгалтеру Т.П. Носовой спланировать сумму максимальных│
│расходов на проведение мероприятия, подготовить смету представительских│
│расходов. │
│ 9. Т.П. Носову назначить ответственной за составление финансового│
│отчета о произведенных затратах на официальный прием. │
│ 10. Контроль за исполнением приказа возложить на Е.К. Мелихова. │
│ Генеральный директор Л.С. Губин │
└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
В компаниях, где представительские мероприятия осуществляются часто, руководитель обычно не составляет отдельный приказ на каждое из них, а утверждает положение о представительских расходах. В этом документе содержится порядок реализации представительских мероприятий, порядок использования денежных средств на представительские цели, документального подтверждения и контроля за их расходованием, а также круг лиц, ответственных за представительские функции.
Смета. Если приказом или положением о представительских расходах не определяются размеры допустимых трат, составляется смета представительских расходов. В ней можно установить годовой или месячный бюджет представительских расходов или предельные расходы на конкретное мероприятие.
Из числа планируемых затрат затраты на гостиницу, организацию досуга и покупку сувениров не учитываются в составе расходов для целей налогообложения, так как не признаются представительскими.
│ "Утверждаю"│
│ _____________│
│ Генеральный директор│
│ Л.С. Губин│
│ Смета │
│ на проведение официального приема представителей компании Vincent │
│┌───┬──────────────────────────────────────────────────┬────────────────┐│
││ N │ Статья расходов │Предельная сумма││
││п/п│ │ (руб.) ││
│├───┼──────────────────────────────────────────────────┼────────────────┤│
││ 1 │Транспортное обслуживание │5 000 ││
││ 2 │Расходы на проживание (оплата счетов гостиницы) │50 000 ││
││ 3 │Организация досуга: театры, экскурсионное │24 000 ││
││ │обслуживание │ ││
Страницы: 1, 2, 3, 4, 5
