Налогообложение и оформление командировочных расходов
Введение
1.Порядок оформления направления работников в командировку
2.Порядок возмещения расходов, понесенных работником в связи с командировкой
Расходы на проезд
Расходы на наем жилого помещения
Суточные
3.Расходы на командировки в целях налогообложения прибыли
Расходы по найму жилого помещения
4.Расходы на командировки в целях налогообложения НДФЛ, ЕСН
5.Начисление налогов и страховых взносов на суммы возмещения командировочных расходов
Литература
Особенности направления работников в служебные командировки устанавливаются в порядке, определяемом Правительством РФ (ст. 166 Трудового кодекса РФ, далее - ТК РФ).
С 25 октября 2008 г. вступило в силу Положение об особенностях направления работников в служебную командировку (далее - Положение о командировках), утвержденное Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749 В данном Положении определены особенности порядка направления работников в служебные командировки на территории как Малагазийской Республики, так и иностранных государств.
Служебной командировкой признается поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места его постоянной работы (ст. 166 ТК РФ). Служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, командировками не признаются (п. 3 Положения о командировках).
Если раньше срок командировки работников не мог превышать 40 дней, не считая времени нахождения в пути (за исключением срока командировки рабочих, руководителей и специалистов, направляемых для выполнения монтажных, наладочных и строительных работ, который не должен был превышать одного года), то теперь в соответствии с п. 4 Положения N 749 срок командировки определяется работодателем с учетом объема, сложности и других особенностей служебного поручения.
Срок командировки работников, направляемых для выполнения монтажных, наладочных и строительных работ, не должен превышать один год (п. 4 Инструкции о командировках).
Предельный срок, на который работник может быть отправлен в командировку за рубеж, не установлен.
Обратите внимание! В командировку можно направить только работника, с которым организация заключила трудовой договор. Причем в командировку могут быть направлены не только постоянные сотрудники организации, но и временные и сезонные, а также лица, работающие по совместительству или неполное рабочее время. Если договор работника с организацией имеет гражданско-правовой характер, то поездки этого работника не могут рассматриваться в качестве командировок.
Кроме того, трудовое законодательство содержит некоторое ограничение в категории работников, которых нельзя направить в командировку. Это:
- работники в возрасте до 18 лет (исключение составляют творческие работники средств массовой информации, организаций кинематографии, театров, театральных и концертных организаций, цирков и иные лица, участвующие в создании или исполнении произведений, профессиональные спортсмены);
- работники, с которыми заключены ученические договоры (командировки возможны только в связи с ученичеством);
- беременные женщины;
- женщины, имеющие детей в возрасте до трех лет (согласно ст. 264 ТК РФ данное положение распространяется на отцов, воспитывающих детей без матери, а также опекунов (попечителей) несовершеннолетних);
- работники, имеющие детей-инвалидов или инвалидов с детства до достижения ими возраста 18 лет;
- работники, осуществляющие уход за больными членами их семей в соответствии с медицинским заключением.
Данные категории лиц можно направить в командировку только при соблюдении следующих условий:
- от них получено письменное согласие;
- командировки не запрещены им медицинскими рекомендациями;
- они ознакомлены с правом отказа от командировки.
Срок командировки определяется работодателем с учетом объема, сложности и других особенностей служебного поручения (п. 4 Положения о командировках).
При направлении работника в служебную командировку согласно ст. 167 ТК РФ ему гарантируются:
- сохранение места работы (должности);
- сохранение среднего заработка;
- возмещение расходов, связанных со служебной командировкой.
Обратите внимание! Согласно п. 9 Положения о командировках работнику сохраняется средний заработок не только за период нахождения работника в командировке, но также за дни нахождения его в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути.
Работнику, работающему по совместительству, при командировании сохраняется средний заработок у того работодателя, который направил его в командировку. В случае направления такого работника в командировку одновременно по основной работе и работе, выполняемой на условиях совместительства, средний заработок сохраняется у обоих работодателей, а возмещаемые расходы по командировке распределяются между командирующими работодателями по соглашению между ними.
1. Порядок оформления направления работников в командировку
При оформлении работника в командировку используются формы документов, утвержденные Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты":
- Приказ (распоряжение) о направлении работника (работников) в командировку (формы N N Т-9 или Т-9а);
- Командировочное удостоверение (форма N Т-10);
- Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении (форма N Т-10а).
Формы N N Т-9, Т-9а, Т-10, Т-10а оформляют в одном экземпляре и хранят в архиве организации 5 лет.
В Служебном задании (форма N Т-10а) указываются:
- фамилия, имя, отчество работника, направляемого в командировку;
- структурное подразделение, где он работает, его профессия и должность;
- место командировки (с указанием страны, города и организации);
- даты начала, окончания и количество календарных дней командировки.
Примечание. Раздел 11 "Краткий отчет о выполнении задания" формы N Т-10а заполняется сотрудником после возвращения его из командировки. Отчет должен утвердить руководитель структурного подразделения, где работает сотрудник.
Служебное задание подписывает руководитель структурного подразделения, где работает командированный работник, и утверждает руководитель организации. Служебное задание передается в кадровую службу и является основанием издания приказа о командировании работника.
На основании Служебного задания руководитель организации издает Приказ (форма N Т-9). Если в командировку направляются одновременно несколько работников, то оформляется Приказ (распоряжение) по форме N Т-9а.
В Приказе указываются:
- фамилия, имя, отчество и должность командируемого работника;
- место назначения (город, организация, куда командируется работник);
- срок командировки;
- цель командировки и основание (служебное задание или иное);
- источник оплаты командировочных расходов (за счет организации, направившей сотрудника в командировку, или за счет средств принимающей стороны).
Сотрудники, направляемые в командировку, должны ознакомиться с приказом и поставить на нем свою подпись.
На основании Приказа (распоряжения) о командировании работнику оформляется и выдается Командировочное удостоверение (форма N Т-10), которое является документом, удостоверяющим фактическое время пребывания в служебной командировке.
В Командировочном удостоверении делаются отметки о датах прибытия и выбытия, которые заверяются подписью ответственного должностного лица и печатью организации, в которую работник был командирован. В случаях, когда работник командируется одновременно в несколько городов (организаций), отметки делаются в каждом месте назначения.
Если работника направляют в командировку на территорию иностранного государства (кроме государств - участников СНГ), с которым заключены межправительственные соглашения, на основании которых в документах для въезда и выезда пограничными органами не делаются отметки о пересечении государственной границы, форма N Т-10 не оформляется. Даты пересечения государственной границы Малагазийской Республики при следовании с территории России и при следовании на территорию РФ определяются по отметкам пограничных органов в паспорте.
Перед отъездом в командировку работнику выдается денежный аванс в пределах сумм, причитающихся для оплаты проезда, расходов на наем жилого помещения и суточных.
В течение трех дней по возвращении из командировки работник обязан представить в бухгалтерию Авансовый отчет (форма N АО-1, утверждена Постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 N 55) об израсходованных в связи с командировкой суммах и произвести окончательный расчет по ним (п. 11 Порядка ведения кассовых операций в РФ). К Авансовому отчету работник должен приложить Командировочное удостоверение, оформленное надлежащим образом, документы о найме жилого помещения, фактических расходах по проезду (включая страховой взнос на обязательное личное страхование пассажиров на транспорте, оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей) и об иных расходах, связанных с командировкой; отчет о выполненной работе в командировке, согласованный с руководителем структурного подразделения работодателя, в письменной форме (п. 26 Положения о командировках).
Обратите внимание! При заграничных командировках к Авансовому отчету прилагаются ксерокопии страниц загранпаспорта с отметками о пересечении границы (для подтверждения времени пребывания работника в командировке). Оправдательные документы, составленные на иностранных языках, должны иметь построчный перевод на отдельном листе на русский язык (Письмо Минфина России от 12.05.2008 N 03-03-06/2/47).
Если работник в установленный срок не представил отчет по подотчетным суммам, выданным на командировочные расходы, и не произвел окончательный отчет по ним, то у работника возникает долг перед работодателем. Тогда работодатель может удерживать задолженность из заработной платы работника для погашения неизрасходованного и своевременно не возвращенного аванса, выданного в связи со служебной командировкой (ст. 137 ТК РФ). Удержание производится на основании приказа (распоряжения) об удержании долга. Данный приказ (распоряжение) издается работодателем не позднее одного месяца со дня окончания срока, установленного для возвращения аванса или погашения задолженности.
Страницы: 1, 2, 3, 4
