3. Описание технологии и алгоритмов решения задачи и их машинная реализация

3.1. Описание технологии ввода в базу данных входной информации задачи

АРМ УОСБ автоматизирует учет основных фондов и обеспечивает обработку и хранение информации в разрезе объектов ОС и подразделений предприятия, выписку первичных документов (активов на ликвидацию ОС, накладных и др.), получение выходной информации в виде экранных и печатных форм и печать отчетных сводок (включая и формы годового отчета), расчет и печать ведомостей амортизационных отчислений. Входная информация АРМ УОСБ поступает из АРМ УОСК, и частично вводится бухгалтером с первичных документов в ходе решения задач.

Меню АРМ УОСБ включает режимы учета основных средств, ведения классификаторов и получения отчетов, а также специальные (рис. 3).

Первая функция выполняется ежемесячно и включает режимы регистрации различного рода поступлений, выбытия и перемещения. При этом могут активизироваться режимы внесения изменений в инвентарную картотеку и выполнения нестандартных проводок.

При регистрации поступления ОС и внесения изменений в инвентарную картотеку данные вводятся в электронный макет, который высвечивается на экране монитора. Помимо картотеки, записи появляются в журнале бухгалтерских проводок и пополняют списки поступивших или переместившихся объектов. При вводе выполняется контроль на дублирование инвентарных номеров, а данные о наименованиях подразделений и значениях норм амортизации по вводимому объекту берутся из соответствующих классификаторов. В случае отсутствия данных в классификаторе он пополняется.

Любое выбытие оформляется на основе сообщаемых пользователем данных о коде подразделения и инвентарном номере. По этим данным высвечивается инвентарная карточка и происходит расчет износа объекта. Если он превышает первоначальную стоимость, то фиксируется износ, ей равный. Пользователь имеет возможность откорректировать данные. Если в объекте присутствуют ДКМ, об этом выдается соответствующее сообщение, а по требованию пользователя предоставляется справка об их наличии. В этом режиме возможны два варианта продолжения: первый - печать акта (ф. ОС-1 или ОС-4) для его дальнейшего оформления без записи проводок с последующим возвратом к оформлению выбытия и без записи необходимых проводок в журнале проводок; второй - оформление заранее акта (ф. ОС-1 или ОС-4) и выполнение записи проводок в журнале с печатью акта или без нее. В любом случае пользователь должен ввести номер акта. Если по такому акту записи в журнале уже имеются, он должен подтвердить необходимость проводки. При этом объект попадает в список выбывших, а в журнале появляются соответствующие записи.

Режим выбытия ликвидации отличается от описанного тем, что перед записью проводок в журнале учета пользователь вводит данные о затратах и поступлениях, связанных с ликвидацией объекта, заполняя экранную таблицу. При этом в журнале проводок могут появиться дополнительные записи.

Выбытие продажа оформляется в два этапа. На первом учитывается собственно выбытие: печатаются, если это необходимо, акт и справка о наличии ДКМ, а в журнале учета делаются записи о проводках, связанных с выбытием объекта. На втором этапе учитывается оплата проданного объекта, для чего пользователь должен ввести номер счета и сумму. После этого делаются записи в журнале.

Итак, основным результатом учета поступления и выбытия являются список поступивших (выбывших) ОС и записи в журнале проводок. После каждой учетной операции на экране появляются сообщения о созданных в журнале записях, и в этот момент бухгалтер может их исправить и дополнить. Кроме того, в режиме просмотра журнала можно вносить необходимые коррективы.

Вторая функция включает работу с классификаторами (норм амортизационных отчислений, подразделений, аналитических и синтетических счетов, бухгалтерских проводок, операций движения), которая заключается в выполнении стандартных действий по их своевременной актуализации и получению их описей.

Третья функция позволяет проанализировать состояние электронной картотеки и получить справки о состоянии счетов. Ведомость синтетического учета по счету 01 по подразделению за месяц содержит сальдо на начало года, дебетовый и кредитовый обороты, текущее сальдо в разрезе корректирующих счетов. Она дополняется ведомостью оборотов по предприятию по счету 01 за месяц. В ней имеются те же реквизиты основания, но в разрезе субсчетов. Режим дает возможность получить сведения о журнале бухгалтерских проводок, начисленных амортизационных отчислениях, наличии ДКМ в составе ОС в подразделениях предприятия, а также о данных ОС (инвентаризационная ведомость) и журнале-ордере №13.

Рис. 3. Схема диалога АРМ УОСБ

Специальные режимы обеспечивают закрытие месяца или года, копирование данных, настройку системы.

Очень важен для бухгалтера режим "Закрытие месяца (года)". Прежде всего необходимо на экране или по распечаткам проверить результаты учета движения ОС в течение прошедшего года, исправить все выявленные ошибки и, убедившись в правильности ввода за прошедший месяц, рассчитать обороты счетов по данным журнала бухгалтерских записей. После этого надо сформировать и распечатать необходимую отчетную документацию, предусмотренную пунктом "Отчетность прошлого месяца".

Получение отчетности прошлого месяца предполагает просмотр, печать и учет данных журнала бухгалтерских проводок, которые выполняются в соответствии с пунктами меню: просмотр (печать) протокола бухгалтерских записей и итогов ввода; просмотр (печать) оборотов по протоколу; пересчет оборотов по протоколу проводок.

Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7