3.5 Положение, правила, инструкция
Положение принимается в том случае, если в нем устанавливаются системно связанные между собой правила по вопросам, отнесенным к компетенции организации.
В правилах устанавливаются нормы и требования, обязательные для выполнения.
В инструкции излагается порядок осуществления какой-либо деятельности или порядок применения положений законодательных и иных нормативных актов.
Текст излагается от третьего лица единственного или множественного числа. В тексте используются слова: "должен", "следует", "необходимо", "запрещается", "не допускается".
Заголовок к тексту положения (правил, инструкции) отвечает на вопрос "О чем?"; заголовок к инструкции, содержащей должностные требования и порядок проведения работ (должностная инструкция), отвечает на вопрос "Кому?" (Должностная инструкция главному специалисту).
Констатирующей частью положения (правил, инструкции) служит раздел "Общие положения", в котором указываются основания разработки, основное назначение нормативного акта и сфера его распространения, ответственность за нарушение установленных правил и технологий.
Основной текст положения (правил, инструкции) может делиться на главы, пункты и подпункты. Главы должны иметь названия.
3.6 Протокол
Протокол составляется на основании записей, произведенных во время совещания (заседания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и др.; Записи во время заседания, сбор материалов и подготовка текста возлагается на секретаря
Текст протокола, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной.
Во вводной части оформляются следующие реквизиты:
- Председатель или Председательствующий;
- Секретарь;
- Присутствовали – список присутствовавших или отсылка к прилагаемому списку присутствовавших;
- Повестка дня;
- Докладчики по каждому пункту повестки дня;
Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме: СЛУШАЛИ – ВЫСТУПИЛИ – ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ).
Протокол подписывается председательствующим на заседании и секретарем. Датой протокола является дата заседания.
Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов: протоколы заседаний коллегии, протоколы технических, научных и экспертных советов и др. Протоколы совместных заседаний имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов организаций, принимавших участие в заседании.
Номера постановлений (решений), принятых на заседаниях, состоят из номера протокола, номера рассматриваемого вопроса в повестке дня и порядкового номера постановления (решения) в пределах вопроса.
3.7 Служебные письма
Служебные письма готовятся:
- как ответы на запросы различных организаций и частных лиц;
- как инициативные письма.
Текст письма излагается от 3-го лица единственного числа. Если письмо оформлено на бланке должностного лица, то его текст излагается от 1-го лица единственного числа: "прошу...", "направляю...".
Текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первой части излагается причина, основание или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием подготовки письма. Во второй части, начинающейся с абзаца, помещаются выводы, предложения, просьбы, решения и т.д.
Дата письма – дата принятия решения, зафиксированного в тексте. Датой письма является дата его подписания.
Право подписи служебных писем устанавливается в положении, в том числе в положениях о структурных подразделениях и должностных инструкциях; в названных документах должен быть предусмотрен порядок подписания при отсутствии руководящих должностных лиц.
В своей курсовой работе я рассмотрела порядок формирования и утверждения номенклатуры дел предприятия, ее виды и состав.
Номенклатура дел служит, прежде всего, для унификации документации, обеспечения правильного формирования и учета дел на предприятии. Необходимо поддерживать номенклатуру дел в актуальном состоянии. Служба ДОУ должна вести постоянную работу с сотрудниками, разъяснять основные принципы делопроизводства и значение правильной организации работы с документами и номенклатурой дел. Всем сотрудникам важно объяснить, что они сами заинтересованы в поддержании номенклатуры дел в актуальном состоянии, иначе с них могут начать требовать дела, за которые они уже не отвечают. Появление любого нового вида дел тут же должно согласовываться со службой ДОУ для оперативного внесения дополнений в номенклатуру. «Рабочий» экземпляр номенклатуры стоит помещать в общедоступном месте в локальной сети организации. Конечно, этот файл должен быть защищен от несанкционированного редактирования или удаления. Для сотрудников электронная версия номенклатуры дел должна стать ценным справочным документом.
Андреева В.И., «Делопроизводство»: М-1996.
Андреева В.И. Образцы документов в делопроизводстве/ - М.: ЗАО «Бизнес-школа» Интел-Синтез», 1997.
Кирсанова М.В., Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства: Документационное обеспечение управления: Учебное пособие.-2-е изд.- М.: ИНФРА-М; Новосибирск: НГАЭ и У., 1997.
Кузнецова Т.В. Справочник по делопроизводству.- М.: «ПРИОР», 1997.
Номенклатура дел ООО «ФореСТайл» 10.10.2003 №1
www.document.ru
www.rail.ctm.ru
www.secretar.best-host.ru
Приложение 1.
УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
ООО «ФореСТайл»
Абдурахманов Р.М.
Дата 12.10.2003 г.
Номенклатура дел
10.10.2003 №1
на 2003 г.
Индекс дела
Заголовок дела (тома, части)
Кол-во дел (томов, частей)
Срок хранения дела (тома, части) и №№ статей по
перечню
Примечание
1
2
3
4
5
01. Администрация
01-01
Устав организации
Пост. ст. 13а
01-02
Учредительный договор
Пост. ст. 14
01-03
Штатное расписание
Пост. ст. 32а
…
02. Производственный отдел
02-01
Договоры с заказчиками
5 лет. ст. 186
После истечения срока действия договора
02-02
Акты о приеме выполненных работ
5 лет. ст. 188
03. Отдел паспортизации
03-01
03-02
04. Бухгалтерия
04-01
Годовой бухгалтерский баланс
Пост. ст. 135б
04-02
План счетов бухгалтерского учета
5 лет. ст. 142
04-03
Банковские документы
5 лет. ст. 150
При условии
завершения проверки (ревизии)
05. Отдел кадров
05-01
Личные дела
75 лет ЭПК.
ст. 337б
05-02
Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним
75 лет. ст. 358а
Референт
Нечаева Ю.В.
-------------
----------------
Дата
10.10.2003 г.
СОГЛАСОВАНО
Зав. архивом
Подпись
_________
Попова А.Г.
__________
Дата 10.10.2003 г.
[1] ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.
М.: Издательство стандартов, 1998, с.З, п.75.
[2] п.2 ст.12 закона РФ "Об ООО"
[3] Гражданский Кодекс РФ, ч. 1, разд. III.
Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11