При оформлении заказа согласовывают дату, время начала и окончания торжеств. После этого можно приступить к составлению меню с учетом конкретных продуктов, решить вопрос необходимости включения блюд национальной кухни и т.д.
Администрация ресторанов высшей категории обязана предоставить посетителям возможность вести междугородные и международные телефонные переговоры за отдельную плату, а также пользоваться телефонами-автоматами; вызывать по их просьбе легковые автомашины — такси; принимать присланные в адрес посетителей праздничных вечеров, банкетов, свадеб поздравительные телеграммы; обеспечивать посетителей по их предварительному заказу живыми цветами за отдельную плату, принимать заявки на музыкальное обслуживание и фотографирование.
При приеме заказов от различных посольств на организацию банкетов-приемов следует уточнить: следует ли вывешивать большие государственные флаги в зале приемов, если да, то где их получить, когда и как повесить, кто будет приглашен из почетных гостей, нужна ли дополнительная установка микрофона на столе или в определенном месте зала. Уточняют порядок размещения гостей за столом, узнают, требуется ли выступление оркестра, концерт. Следует выяснить, нужен ли микрофон для вызова автомобилей к подъезду при разъезде гостей. В таких случаях приглашают диктора, владеющего двумя-тремя языками (обязательно английским).
При оформлении заказа заказчик должен внести аванс в размере не менее 50% стоимости заказа и получить квитанцию к приходному кассовому ордеру. Заказ регистрируется в специальной книге учета, которая должна быть пронумерована, прошнурована и иметь запись о количестве листов, скрепленную печатью.
Не позднее, чем за два дня до торжества работник, принимавший заказ. Совместно с заказчиком оформляет заказ-счет. Номер заказа-счета должен соответствовать номеру, указанному в книге учета заказа.
Заказ-счет выписывается в пяти экземплярах, утверждается руководителем предприятия общественного питания, передается в кассу.
При выдаче первого экземпляра заказа-счета заказчику кассир получает от него доплату и проставляет на всех пяти экземплярах заказа-счета штамп "Оплачено", заверяя каждый экземпляр своей подписью. Второй экземпляр заказа-счета остается у кассира, а в день проведения торжеств он сдает его в бухгалтерию вместе с кассовым отчетом. Третий экземпляр передается выполняющему заказ, который отчитывается в конце обслуживания, четвертый и пятый - материально ответственным лицам производства и буфета.
Кассир на основании заказа-счета печатает на контрольно-кассовой машине чеки и передает их официанту или бармену, которые подтверждают получение чеков на втором экземпляре заказа-счета. В случае уменьшения заказа по сумме деньги могут быть возвращены заказчику или на эту сумму отпускается другая продукция. Все изменения отражаются в заказе-счете.
Форма книги учета заказов на обслуживание торжеств
(наименование предприятия общественного питания)
Книга учета заказов на обслуживание торжеств
на________________г.
№ заказа
Дата приема заказа
Фамилия заказчика, адрес, телефон
Дата торжества, часы начала обслуживания
Количество персон
В каком зале и характер мероприятия
Оплачено
Всего
Дата прихода заказчика для составления заказа-счета
Фамилия лица. принявшего заказ
Отметка об исполнении заказа
Фамилия ответственного за исполнение заказа
Аванс
Доплата
Дата, номер приходного ордера
сумма
Сумма
Отпущено продукции
Возвращено наличными деньгами, номер расходного ордера
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
Форма заказа-счета
Утверждаю
__________________________________ Директор_____________________________ (наименование предприятия общественного
питания) «____»___________________20__г.
ЗАКАЗ-СЧЕТ №______
(служит расчетным документом)
Заказчик__________________________________________________________________
(Фамилия, Имя, Отчество)
Название зала____________________________ Дата и часы обслуживания________________
С правами и обязанностями заказчика, установленными рекомендациями о порядке приема и выполнения заказов на обслуживание торжеств общественного питания, ознакомлен, с условиями согласен.
Метрдотель______________________________ Заказчик_______________________________
Из холодного цеха на_____________ч
Из буфета на ______________ч
Наименование
Кол-во
Цена
Итого:
Из хлеборезки на ______________ч
Из кофейного буфета на______________ч
Цены и суммы проверены Аванс №_________от _________руб._______коп.
____________________________ Доплата № _______от _________руб._______коп.
(калькулятор) В том числе за цветы __________руб._______коп.
Получено всего ______________руб .______ коп.
Чеки по заказу на _____________руб._______коп.
Получил_________________ Кассир___________
Оборотная сторона формы Заказа-счета
Изменение счета
Исключить из заказа-счета
Включить в заказ-счет
Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7