A. Smith & Co., Ltd

A. Brown Director

7.Указание на приложения.

Если к письму приложены какие-нибудь материалы или документы, то в левом углу письма ниже подписи пишется слово Enclosure - приложение или слово Enclosures - приложения, чаще сокращенно - Encl. Если имеются два приложения и более, то указывается их число: 3 Enclosures или 3 Encl. (3 приложения) .

В указании на приложения рекомендуется перечислить посылаемые материалы, в особенности когда это важные или ценные документы. Слова в названиях материалов или документов пишутся при этом с прописной буквы, кроме предлогов, артикли обычно опускаются.

Encl: Cheque Приложение: чек

Enclosures: приложения:

Bill of Lading коносамент

Insurance Policy страховой полис

Invoice счет-фактура

8. Постскриптум

Постскриптум (Postscript), т.е. приписка в конце письма после подписи, допускается лишь в том случае, когда после подписания письма произошло событие, о котором нужно немедленно сообщить адресату. Приписка начинается с сокращения P.S., в конце приписки снова ставится подпись.

Коммерческое письмо.

Всем знакомое английское слово «бизнес» уже прочно вошло в наш язык, и, что под этим словом подразумевается, объяснять нет нужды. Также и производные от этого слова, типа бизнесмен, и у нас, и в Европе, и по всему миру ассоциируются с торговлей, биржевыми сделками,

вкладыванием капитала и т.д., одним словом, с традиционным западным бизнесом в нашем понимании.

Однако, если переводить слово «business» на русский язык, то получается некоторое несовпадение смыслов. Строго говоря, «business» переводится как «дело», а, скажем, «business letters» переводится как «деловые письма», чему в английском языке есть соответствующий эквивалент «official correspondence» («официальная переписка»).

Действительно, деловые письма не обязательно должны быть коммерческими, но могут быть, и юридическими, дипломатическими, научными и многими другими официальными письмами. Таким образом, коммерческая переписка является лишь частью, правда довольно внушительной, деловой переписки.

Во многом внутренние реквизиты коммерческого письма (ученые называют их «клише») архаичны и составляют стройную, довольно устойчивую систему, этакий «деловой канцелярит». Однако суховатый официальный язык коммерческого письма, как впрочем и любой другой язык, со временем меняется. Не будем судить, в хорошую или плохую сторону меняется интересующий нас язык, но отметим, что он все больше упрощается. Все реже в деловых письмах встречаются вычурные архаичные фразы и громоздкие грамматические конструкции. Все активнее используются обычные разговорные формы, все чаще появляются в коммерческих простых письмах яркие, образные выражения, нередко можно встретить даже сленг. Характер коммерческого письма становится все более доверительным, располагающим и убеждающим.

Если вам доведется переписываться с какой-нибудь американской фирмой, то вы не застрахованы от остроумного письма, в котором может быть уместна шутка, интересная цитата, даже анекдот или загадка. Естественно, подобные «фокусы» исключены в больших официальных документах.

Британский стиль, напротив, отличается завидным постоянством, и, можно сказать, что консервативность его не знает границ. До сих пор можно порой встретить в британских коммерческих письмах клише 18-19 веков, типа:

We beg to acknowledge your esteemed favour of the 5th inst.

Позвольте засвидетельствовать почтение за любезно оказанную нам честь (имеется в виду письмо) от 5 числа сего месяца. Что на современном английском языке имело бы вид:

We received your letter of 5th May.

Мы получили ваше письмо 5 мая.

В современных деловых письмах вообще, и в коммерческих письмах в частности, приняты следующие клише:

We thank you for the letter of 5th May- Благодарим за Ваше письмо от 5 мая

Many thanks for your letter - Большое спасибо за Ваше письмо

In reply to your letter of (request) - В ответ на Ваше письмо от (просьбу)

W e are pleased to tell you that - Рады сообщить Вам,что

At your request, we sent you - По вашей просьбе мы выслали вам

We have considerable interest in - Мы очень заинтересованы в

Запросы. Ответы на запросы.

Всякому, даже не искушенному в бизнесе человеку, нетрудно будет ответить на вопрос «с чего начинается коммерческая переписка?» Почти всякая деловая корреспонденция начинается с запросов. Одним грамотно составленным запросом можно установить новые деловые связи с торговыми партнерами, важность которых очевидна не только в наших условиях.

В запросах обычно интересуются прежде всего информацией любого рода и в любом ее виде - списка цен, условий поставки, сроков выполнения заказов, справок, поручительств, каталогов и т.д. Направляя заказ в адрес такой-то фирмы, вы сразу ставите себя в выгодное положение - фирма-получатель обязательно даст необходимую информацию и будет рада сделать это, ведь в условиях рынка запрос почти означает заказ, а заказ - это торговля, прибыль, смысл бизнеса.

Язык запросов прост, а содержание сводится к «просим такую информацию».

В запросах обычно используются следующие клише:

Please inform us - Просим сообщить

Please send us - просим выслать

Please rush us - Просим выслать

We should be obliged to receive your (price-list) - мы были бы признательны, получив ваш (прейскурант)

We are interested in - Мы интересуемся

We are in the market for - Мы намерены закупить

Quote prices - укажите цены

We have an inquiry for - мы хотели бы получить информацию о

Примеры запросов:

15 May 1990

Damark International, Inc.

6707 Shingle Greek parkway

Minnepolis, MN 55430

USA

Gentlemen:

Please send us you new catalogue of Computers and Microprocessors. We also should be grateful if you would enclose free descriptive leaflets with your reply and quote your terms f.o.b. London

Yours faithfully,

M. Davis

Господа!

Просим Вас выслать новый каталог компьютеров и микропроцессоров. Также будем признательны, если вы сопроводите каталог бесплатными проспектами и укажете условия доставки Ф.О.Б. Лондон.

Искренне Ваш,

М. Дейвис.

Заказы. Сопроводительные письма к заказам.

Все многообразие и изобилие коммерческой переписки можно разделить на два типа, сообразно двум основным целям бизнеса - либо что-то купить, либо что-то продать.

Ведение документации достигло такого уровня и запутанности, что скоро можно будет говорить об «искусстве документации», если кому-то удается извлечь из вороха разнообразных форм, условий и канцелярских головоломок - то самое необходимое, что служит делу.

Заказ означает не только сделку и доход. Главное новые связи, новые люди, укрепление связей со старыми партнерами. Таким образом, важность заказа огромна и очевидна, и рассматривать заказы, составлять их необходимо с особым вниманием.

Вся корреспонденция, связанная с заказами, многочисленна, и каждый ее тип приходится выдерживать в определенном стиле, использовать те или иные конструкции и слова, ненавязчиво убеждать, доказывать, просить и т.д.

Заказ же имеет простую форму:»просим доставить то-то туда-то тогда-то».Фирмы используют для оформления заказов отпечатанные бланки с пустыми местами, которые заполняются названиями, датами, условиями, ценами, а вся громоздкая документация, как правило, прилагается к простому заполненному бланку, которые даже обычно не имеют традиционных формул вежливости.

В заказах и сопроводительных письмах часто употребляются такие слова и выражения:

To be quoted on all documents - ссылаться на заказ во всех документах

Your terms (quotations, prices) are accepted - ваши условия, цены принимаются

We accept your terms - мы принимаем ваши цены, условия

Free repair - бесплатный ремонт, замена

Invoice - счет-фактура

To place an order for - разместить заказ

Reduce quotations by 10 per cent - уменьшить цены на 10 %

trial order - проверочный заказ

Regular order - регулярные заказы

To ship\to deliver - доставлять

To take delivery - принять доставку

Payment in check - оплата чеком

Postage - плата за доставку

Prompt delivery - быстрая доставка

Discount - скидка

Приведем примеры на несколько форм заказов.

Страницы: 1, 2, 3, 4, 5