|
|
В результате определяют продолжительность рабочего дня (в том числе перерывы и потери времени), отдельных видов (элементов) работ. Затем составляют сводные таблицы по должностям, по видам работ, по стажу, на основе которых выявляют потери времени, связанные с недостатками в организации и обслуживании рабочих мест, нерациональным использованием технических средств.
Самофотографирование не даёт точных результатов (фиксируется только треть затрат времени), отвлекает от работы и связано с трудностями в обработке материалов.
Разновидностью самофотографирования является дневник рабочего времени руководителя или специалиста, анализ которого позволяет экономить до 50% рабочего времени. Работы и затраты времени на них в нём записываются в той последовательности, в которой выполняются. Существует книжная, реестровая и карточная форма ведения такого дневника.
Дневник может иметь следующий вид.
Время начала работы
Время окончания работы
Содержание работы
Категория важности
Менеджерам целесообразно вести личный учёт расходования времени, записывать, что, где, когда, почему делается. Нельзя пренебрегать мелочами, ибо дело часто в них. Надо подумать, можно ли избавиться от мелких привычек, связанных с заведёнными порядками
Для анализа затрат времени на выполнение отдельных видов работ используются опросы, которые могут быть устными и анкетными. Последние сложнее. Но позволяют получить более надёжные ответы.
Анкеты, заполняемые по группам должностей, должны содержать личные сведения о работнике - возраст, стаж и т.п., быть понятными, целенаправленными, краткими, доступными машинной обработке, удобными для заполнения. Вопросы формулируются чётко и недвусмысленно, а в случае оценочных - определяются их границы.
Анализ использования рабочего времени.
На основе изучения данных получить несколько полезных показателей:
_______ ПЗ+ ОП + ОМ + ОЛН, мин_____
Коэффициент использования рабочего дня = Продолжительность рабочего дня, мин.
Где ПЗ - подготовительно-заключительное время;
ОП - оперативное время;
ОМ - время обслуживания рабочего места;
ОЛН - нормативное время на отдых и личные надобности.
Коэффициент потерь общее количество дней, потерянных по причине отсутствия
времени = Среднее количество работников X число отработанных дней
Коэффициент потерь рабочего времени ____________ПР - ОЛН, мин____________
по вине работника = Продолжительность рабочего дня, мин
где ПР - перерывы, зависящие от работника.
Коэффициент потерь рабочего времени, ПН, мин_______________
не зависящих от работника = Продолжительность рабочего дня, мин
где ПН - потери рабочего времени, не зависящие от работника.
Коэффициент выполнения Затраты времени на выполнение несвойственных работ, мин
несвойственных работ = Продолжительность рабочего дня, мин
Можно также исчислять коэффициент дисциплинированности работников
Потери времени по вине работника
Кдисц.= 1 - Общее время работы
На основе знания данных показателей можно определить коэффициент возможного повышения производительности труда за счёт устранения потерь времени
ПР - ОЛН + ПН
КППТ = ОП
При анализе использования рабочего времени целесообразно сравнивать динамику часовой, дневной и годовой выработки. Если индекс годовой снижается, то надо искать потери.
Количество работников, хотя бы один раз
не вышедших на работу______________
Коэффициент вовлечённости = Среднее количество работников
Коэффициент средней Общее число потерянных дней
продолжительности отсутствия на = Количество случаев невыхода на работу
рабочем месте
Неявки целесообразно анализировать по причинам, которые можно объединить в две группы: разрешённые законом и относящиеся к потерям рабочего времени (простои, прогулы, отпуска с разрешения администрации).
Люди могут отсутствовать по болезни (подтверждаются документами). Причинами отсутствия могут быть отгулы, забастовки, особые случаи, по семейным обстоятельствам, в связи с опозданиями, без разрешения (прогул). Причинами прогулов являются плохая организация работы, монотонность, нехватка оборудования, несправедливость руководства, его некомпетентность, авторитарные методы, агрессивность, жесткость, личные конфликты, неспособность выполнить работу, недостаток общей культуры. С прогульщиками обязательно беседуют, выявляют причины отсутствия. Борьбе с прогулами могут помочь премии за присутствие (но они вынуждают больных не брать больничные листы), улучшение графика работы.
Эффективность использования рабочего времени характеризуется с помощью следующих коэффициентов:
_О + П_
Кэкстенсивного использования рабочего времени = 1- Д
Где О - число случаев опозданий и нарушений режима;
П - число прогулов;
Д - число отработанных дней.
__ПН__
Кинтенсивного использования рабочего времени = 1- НЧ
Где ПН - непроизводительные потери по вине работников, в ч;
НЧ - число часов по норме.
Произведение экстенсивного и интенсивного коэффициентов даёт интегральный коэффициент использования рабочего времени.
Дополнительно можно осуществлять анализ затрат времени на выполнение свойственных и не свойственных должностным обязанностям функций, а также долю затрат времени на творческую, организационно - административную, формально - логическую и исполнительскую деятельность по отдельным группам работников и на этой основе рассчитывать степень рациональности разделения труда внутренних структурных подразделений.
Распределение времени
Вид деятель ности
Оценка необходимости затрат времени
%общих затрат времени
Цели, достижению которых служит деятельность
Можно ли поручить
Часы и минуты в месяц
Окончательное решение
Таблица для анализа использования времени
Время начала работы
Время окончания работы
Затраты времени
Категория важности
Выявление видов деятельности, на которые время тратится впустую (как показывают исследования, таких бывает до 25%), которые могут (возможно с большим успехом) выполнять другие лица, которые отнимают время у других, называется диагностикой времени. Для облегчения последней время, затрачиваемое работниками управления, можно распределить по следующим функциям:
1 обдумывание проблем, выработка решений, подготовка документов;
2 руководство людьми (распределение заданий, инструктаж, консультирование, оценка их работы, разрешение конфликтов);
3 прогнозирование и планирование на перспективу;
При использовании материалов активная ссылка на источник обязательна.