· Решите, что Вы хотите от внедрения новой системы. Обсудите ожидаемые от внедрения системы результаты со всеми кого это может касаться на разных уровнях управления в организации (как с непосредственными пользователями системы, так и с пользователями/поставщиками информации для системы).
· Спланируйте последовательное внедрение в использование функций планирования и управления от простого к сложному. Рекомендуется начать с планирования и контроля временных параметров, затем освоить функции ресурсного планирования и только после этого переходить к стоимостному планированию и контролю. К интеграции системы управления проектами с другими системами лучше переходить после того как процедуры использования основных ее функций освоены.
· Спланируйте внедрение системы по отделам. Начать лучше с небольшого отдела, обладающего достаточно квалифицированными сотрудниками. Необходимо помнить, что в каждой организации есть сотрудники более заинтересованные в использовании новых систем автоматизации и более способные в их освоении. Начать лучше именно с них.
Получив первую группу пользователей, освоивших систему, можно переходить к распространению данной технологии на остальные отделы в организации. Когда система начнет реально работать в организации, противникам ее использования придется тоже перейти в ряды пользователей. Важно убедиться, что руководители отделов осведомлены о планах внедрения новой системы и действуют в соответствии с планом. Конечно, здесь приведены лишь некоторые советы относительно внедрения программного обеспечения для управления проектами. Масштабы использования подобных систем в различных организациях могут существенно варьироваться. Сложность задач по внедрению зависит от масштабов организации, имеющейся структуры управления и степени автоматизации, масштабов и типа реализуемых проектов, степени вовлеченности в управление проектами внешних организаций. Однако, даже в относительно простых ситуациях план внедрения системы может сыграть решающую роль для ее ввода в реальную эксплуатацию. Наиболее важная роль проектного подхода к освоению системы в том, что он позволяет вовлечь потенциальных пользователей системы в единую команду проекта и таким образом заручиться их поддержкой. Именно это дает шанс на успех внедрения системы в организации.
Каждый проект в своем роде уникален, по этому необходимо точно знать с чего начинать проект, и чем заканчивать при этом строго укладываться в бюджет. Обычно проекты выполняются людьми, имеющими малый опыт совместной работы. Так же вероятно, что некоторые участники проекта будут работать вне места реализации проекта. Все это часто делает управление проектом сложным.
К общим представлениям об управлении проектом относятся процесс точного обдумывания того, чего Вы хотите достичь, планирование всех шагов и получение необходимых для них ресурсов. На практическом уровне управление проектом - это ваши действия направленные на решение проблем, связанных с возникающими задержками, изменениями, препятствиями и открывающимися возможностями, в процессе реализации проекта.
Успешное управление проектом требуют постоянной бдительности: определение того, что реально произошло, как много работ было фактически выполнено, что осталось сделать и кто будет полезен для решения проблемы. Вы должны быть готовы к будущему. Вам нужны планы решения непредвиденных обстоятельств, которые могут возникнуть каждый день при реализации проекта.
Однако это не все, что потребуется для управления. Используя программное обеспечение по управлению проектами можно выявить и попытаться разрешить потенциальные проблемы. Установленный порядок проектирования гарантирует Вам возможность квалифицированно и вовремя информировать своих сотрудников о выборе, его вариантах и текущих работах, а также представить Ваш проект ясно и убедительно высшему руководству, что поможет получить его поддержку в случае необходимости.
Перед составлением расписания проекта, все его участники должны знать свои функции с учетом всех дающихся рекомендаций и советов, что поможет бесперебойной работе программного обеспечения, для успешного достижения цели. Вы также должны понимать шаги по изменению проекта, когда все его структуры будут задействованы. Если Ваш проект уже начался, Вы можете объединить или отрегулировать существующую методологию планирования нового проекта или изменить существующий проект. В различные периоды жизненного цикла проекта Вы будете пользоваться следующими ключевыми понятиями: планирование, контроль и управление.
Планирование проекта означает, что необходимо выполнить подборку необходимых документов потребующихся для: установки и определения набора выполняемых работ, подготовки рабочего расписания, поручения и распределения ресурсов в условиях конкуренции и для разработки приемлемого бюджета.
Контроль проекта означает выдерживание намеченного курса, что включает в себя: оценку выполненного, по необходимости принятие коррективных мер, оценка вариантов и планирование текущих работ. Вы информируете своих сотрудников о достигнутом и советуете где им необходимо улучшить свою работу. После чего они приступают к выполнению.
Управление означает осуществление точного оповещения команды управляющих проектом и клиента о том, что произошло, что может произойти, что в связи с этим нужно предпринять и чего уже нельзя изменить. Вы объясняете команде управляющих проектом мотивы того, почему им следует делать все от них зависящее. Вы предоставляете каждому из них точную и своевременную информацию.
Когда готово расписание проекта, его участники должны знать свою роль в управлении проектом. Следовательно, необходимо установить связь между всеми участниками проекта для передачи информации о возникающих изменениях в процессе работы. Изменение расписания на основе полученных данных и сравнение его с первоначально составленным планом гарантирует эффективное использование ресурсов, отслеживание стоимости проекта и бюджета, сохранит сроки исполнения и стоимости работ с учетом возникновения непредвиденных обстоятельств. Использование Primavera Project Planner (далее P3) в комбинации с другими программами поможет сделать систему более информативной. Р3 с Sure Trak Project Manager используют для объединения небольших проектов в проектной группе; Р3 вместе с Monte Carlo for Primavera помогает провести анализ риска выбранного аспекта проекта и т.д. Все эти программы от Primavera в сочетании друг с другом, а также доступ к базе данных E-mail (электронная почта) и Structured Query Language (SQL) дадут нужную Вам информацию вовремя и в любом месте.
Необходимо установить частоту, с которой необходимо контролировать процесс, приблизительно раз в неделю или в две недели. Для этого устанавливается точная дата, определяется порядок и методы отчетности о выполненных работах.
Ввод фактической информации. Учитывая, кто и какие работы выполнял и их стоимость можно улучшить смету будущих работ. При определении фактически выполненной части проекта записывают фактически использованный объем ресурсов для каждой работы и длительность ее выполнения, а также, сколько времени еще потребуется для ее завершения. Данные, используемые для анализа должны быть максимально точны.
Для обмена проектными данными с удаленными участниками обычно используют Primavera Post Office Application. Такой подход обеспечивает унификацию процедуры корректировки проектов, ввод фактической информации по заранее согласованным таблицам статуса и возвращение данных электронной почтой в основной офис для пересчета расписания.
Поскольку все программы Primavera используют Btrieve машинную базу данных, можно использовать доступ к другим базам данных Open Database Connectivy (ODBC) - открытых баз, таких как Microsoft's Excel и Word, Borland's Quatro и Paradox, Lotus 1-2-3 и Approach. Программное обеспечение Primavera также обеспечивает возможность импорта/экспорта, которые помогают ускоренному вводу данных в больших проектах. Связь с другими типами программного обеспечения расширяет возможности поиска данных, обеспечивая доступ к проектной информации, находясь вне рабочего места, в мобильном офисе или в пути.
Составление расписания проекта. После сбора необходимых данных с различных мест, программ/баз данных, составляется расписание проекта.
Сравнение полученных результатов с исходным планом - это наилучший способ выявить правильность реализации проекта. Если имеется отставание в работе, можно устранить его причину, изменив при этом расписание работ и/или откорректировав их содержание. Если корректировку по времени произвести невозможно, необходимо убедиться в том, что все участники проекта оповещены о задержке для корректировки собственных планов. Чем раньше это будет сделано, тем меньше будут потери времени в дальнейшем.
Выравнивание ресурсов решает проблемы, связанные с планированием работ, использующим одни и те же ресурсы. Для подготовки реалистичного плана необходимо убедиться, что расписание предусматривает нормальный расход ресурсов. Для этого выравнивают график использования ресурсов. Если на нем обнаруживаются трудно-управляемые пики и впадины можно использовать механизмы сжатия, растяжения и/или разбиения для лучшего использования ресурсов на основе текущих требований.
Анализ производительности. После составления расписания и выравнивания ресурсов, производится анализ данных: на экране, в отчетах по линейным и логическим диаграммам, профилям использования ресурсов, а также другим табличным и графическим отчетам.
Отчеты и графики позволят отслеживать процесс работ и фактические затраты, сравнивать прогресс и затраты с директивным планом, а также предсказывать тенденции развития для более точного определения дальнейших действий. Они позволят ответить на первоочередные вопросы: Будет ли проект завершен вовремя в пределах бюджета? Будут ли ресурсы использованы эффективно?
Корректировка расписания. Если после тщательного планирования и ввода фактической информации выясняется, что проект отстает от графика, это означает, что ресурсы были неправильно распределены, стоимости превышают существующий бюджет, изменен график финансирования или случилось любое из многих других вероятных событий. В таком случае необходимо приступить к осуществлению резервного плана и/или откорректировать расписание с учетом изменившихся требований, что приведет положение дел в надлежащее состояние.
Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6
