|
|
Управлять проектами должны профессионалы, но количество настоящих профессионалов в этой области в России относительно невелико и, очевидно, отстает даже от осознанного спроса. Искусством управления проектами обладают конкретные личности, в которых соединены определенные человеческие качества, опыт и знания. Далеко не каждая компания, реализующая проекты, связанные с ее бизнес- деятельностью, имеет (или даже может себе позволить иметь) в своем штате подобных специалистов. Такая услуга, как предоставление персонала управления проектами (менеджеров проектов), достаточно широко распространена в мире. Не является она чем-то экзотическим и в России.
К важнейшим элементам, влияющим на развитие и формирование данного сегмента рынка, относятся обучающие курсы и сертификационные программы. Очевидно, при прочих равных условиях предпочтение будет отдано сертифицированным специалистам и консалтинговым компаниям, располагающим этими специалистами.
К настоящему времени накоплен значительный опыт по различным методам управления проектами в таких областях, как определение целей, сетевое планирование и управление, планирование и контроль затрат, управление рисками и т. д. Продукты и услуги в научно-методическом секторе рынка предлагаются в разнообразных формах — от учебной литературы до специализированных программных средств, от отдельных образовательных программ до сертификации по национальной и международным программам.
От менеджеров проектов зависит многое, но, безусловно, не все. Для успешной и эффективной работы менеджера и всей команды проекта должны быть созданы определенные условия, позволяющие в полной мере реализовать их возможности. Требуется, чтобы существующие обычно по отдельности методические, инструментальные и некоторые иные средства, необходимые для успешного управления проектом, были объединены в одну систему, в рамках которой задачи менеджера и команды проекта решались бы с наибольшей эффективностью. Другими словами, требуется создание и обеспечение эксплуатации интегрированной системы управления проектами — СУП. Это особенно важно при выполнении больших проектов или на предприятиях, постоянно занимающихся проектной деятельностью.
Интегрированная система управления проектами предприятия
Постановка задачи создания интегрированной СУП требует первоочередного внимания к тому набору функций, которые будет обеспечивать такая СУП. Сразу стоит обратить внимание на то, что во многие СУП должны входить функции, которые часто упускают из виду или считают полностью принадлежащими другим системам предприятия.
Часто под СУП понимают пакеты прикладных программ, автоматизирующие функции календарно-ресурсного планирования. Такой взгляд представляется весьма упрощенным, поскольку эти функции далеко не исчерпывают всего многообразия задач управления проектами. По этой причине даже в качестве отдельных инструментальных средств управления проектами часто требуется привлечение программных пакетов смежных областей, таких как управление документами, управление персоналом и т. д.
Говоря об интегрированной системе управления проектами предприятия, мы имеем в виду не только совместное использование инструментальных средств, но и особые формы и технологии управления, позволяющие вписать проектную деятельность в общий контекст деятельности компании.
В каждой компании существуют определенные, иногда значительные, особенности управления проектами. Эти различия в рамках СУП отражаются на уровне формирования конкретных управленческих процедур, маршрутов документов, используемых инструментов и т. д. Сходные принципы построения, концепция интегрированной СУП могут быть сведены к ряду основных вариантов решений, которые составляют основу общей для самых разных предприятий методики проектирования СУП конкретного предприятия.
В этой статье мы основываемся на методике проектирования интегрированной СУП, разработанной автором статьи и его коллегами. В данной методике создание СУП рассматривается как хорошо формализуемый процесс, результатом которого являются решения в нескольких областях:
- организационные структуры и организационное обеспечение;
- программное обеспечение;
- техническая инфраструктура;
- системная интеграция.
Таким образом, интегрированная система управления проектами (СУП) рассматривается как организационная и программно-техническая среда, предоставляющая менеджеру инструменты выработки и реализации сбалансированных управленческих решений, охватывающих разные уровни и стадии управления проектом на всех фазах его жизненного цикла, позволяющие обеспечить эффективность управления и координацию выполнения работ по проекту.
Архитектура СУП
Организационная составляющая
Прежде всего необходимо сказать, что СУП не замыкается в рамках только информационных технологий. Более того, опираясь на собственный опыт, мы можем утверждать, что чаще всего первоначальная осознанная потребность в поддержке управления проектами лежит как раз не в области информационных технологий.
Характерным примером в этом смысле являются работы по созданию (внедрению) интегрированных информационных систем для федеральных министерств и крупных компаний.
Создание данных систем неизбежно нарушает сложившийся баланс интересов различных функциональных подразделений. Попытка изменения этого баланса в ту или иную сторону в приказном порядке, как правило, к успеху не приводит, поскольку незаинтересованные стороны имеют достаточно возможностей для сколь угодно долгого затягивания процесса.
В силу этого функция руководства созданием (внедрением) информационной системы не может быть делегирована какому-либо одному подразделению. В принятии решений должны равноправно участвовать все затрагиваемые стороны, а применяемые организационные формы должны обеспечивать сторонам это участие на всех этапах работ и на всех уровнях принятия решений. (см. также статью С. В. Питеркина в этом же номере журнала. — Прим. ред.).
Наиболее адекватной формой организации таких работ можно считать применение методов проектного управления. А основным (иногда — единственным) элементом СУП, востребованным в таких проектах, является организационное обеспечение управления проектом.
В общем виде организационная составляющая СУП представляет собой совокупность документов, описывающих органы управления проектами, регламенты взаимодействия участников проекта, процедуры выполнения основных этапов, инструкции управленческого персонала, шаблоны управленческих документов и т. д. Отметим также, что организационные решения могут поддерживаться на уровне информационных технологий (например, средствами технологии workflow).
ИТ-составляющая
Разумеется, реализация крупных проектов невозможна без применения в СУП соответствующих информационных технологий. Базовыми элементами в них выступают пакеты прикладных программ. Наиболее широко представлены пакеты календарно-ресурсного планирования (Microsoft Project, Primavera Project Planner; Open Plan Professional, Spider Project и др.). Однако сам по себе такой пакет позволяет лишь автоматизировать ту или иную функцию управления в проекте (менеджер, администратор, эксперт по рискам и т. д.).
Информационные же технологии, применяемые в СУП, должны поддерживать не только определенные функции управления, но и сквозные процессы управления проектами. А такой подход требует погружения и процессов управления, и поддерживающих их информационных технологий в контекст общих для предприятия так называемых «корпоративных» решений и отношений.
Управление проектами и общие корпоративные решения
Для того чтобы понять роль и место управления проектами в системе отношений внутри предприятия, рассмотрим в качестве примера идеальный процесс формирования команды проекта в компании, организационная структура которой построена по матричному типу.
Напомним, что матричная организационная структура предполагает существование в компании функциональных подразделений (ресурсных по отношению к комплексному проекту, для выполнения которого требуется объединение возможностей разных функций/подразделений), которые предоставляют персонал, необходимый для реализации проектов. Интересы проекта в рассматриваемом процессе представляет менеджер проекта, интересы ресурсного подразделения — его руководитель. Интересы компании в целом представляет спонсор проекта, являющийся, как правило, и топ-менеджером компании.
КОНЦЕНТРИЧЕСКОЕ УПРАВЛЕНИЕ ПРОЕКТАМИ
"Корпорации становятся проектно-ориентированными", — утверждает один из идеологов науки управления Том Питерс (Tom Peters). Это означает, что в современной компании управлять надо именно проектами, а не процессами или функциями. Сотни, а иногда и тысячи разных по объему и продолжительности проектов нацелены на то, чтобы улучшить качество, снизить затраты, увеличить мощность, сократить время изготовления изделий, вывести новую продукцию на рынок — и все это ради достижения конкурентных преимуществ компании. Однако, сегодня проектный подход претерпевает важные изменения, вызванные следующим набором причин:
- для эффективной работы требуется более тесное взаимодействие людей, команд и подразделений внутри компании;
- в современной конкурентной борьбе возрастает цена ошибки;
- трудно совмещаются задачи на уровне отдельных исполнителей и общие цели компании;
- компании по-прежнему имеют функционально-ориентированную иерархическую структуру, не соответствующую проектно-ориентированной организации.
Традиционная система управления проектами хорошо подходила для однородных, независимых друг от друга крупных проектов. Для их выполнения создавалась команда по проекту, которая работала под руководством менеджера по проекту, занятого по этому проекту полный рабочий день. Члены команды никак не участвовали в другой деятельности корпорации.
Особенностью современного этапа является переориентация компаний с выполнения ограниченного числа больших проектов на многочисленные маленькие проекты. Персонал из разных подразделений выполняет задачи по проекту, и это занимает не более 5-10% от их недельной загрузки. Руководят проектами менеджеры из разных подразделений. Работа по проекту выполняется там, где присутствуют необходимые ресурсы.
Для управления компанией в изменившихся условиях нужна новая модель управления проектами, предусматривающая одновременную координацию и консолидацию данных, подчинение всех проектов общим целям компании при сохранении независимого управления отдельными проектами. Компания Primavera Systems Inc. предложила новую методологию для управления проектами - концентрическое управление проектами Concentric Project Management или СРМ. Концентрическое управление проектами является логическим развитием методологии управления проектами на современном этапе.
При использовании материалов активная ссылка на источник обязательна.