Приведем основные этапы проекта описания бизнес-процессов банка и дадим их детальное описание. Данные этапы были многократно апробированы автором в проектах и успешно применяются при описании бизнес-процессов «МТИ-Банка». Схематичное изображение этапов приведено на Рис. 2.
Рис. 2. Методика описания банковских бизнес-процессов
1. Определений целей и задач описания бизнес-процессов, основных требований.
Данный этап выполняется топ-менеджерами банка, которые заинтересованы в описании (структуризации) бизнес-процессов, осознают важность проекта и будут принимать активное участие в его реализации.
Результат этапа: документ, с зафиксированными целями, задачами и требованиям к описанию бизнес-процессов.
2. Создание рабочей группы по описанию бизнес-процессов.
Рабочая группа может состоять из сотрудников банка, либо из внешних консультантов. Оба данных варианта были описаны выше. Обязательно должен быть назначен единоличный руководитель рабочей группы и его заместители.
Результат этапа: перечень компетентных сотрудников с закрепленными за ними обязанностями по описанию бизнес-процессов, соответствующие приказы и распоряжения по банку.
3. Разработка соглашения по бизнес-моделированию, выбор и приобретение программного продукта бизнес-моделирования.
Прежде чем приступить к реализации любого проекта по описанию бизнес-процессов следует определиться с методическим и технологическим обеспечением проекта.
Под технологическим обеспечением в данном случае понимаются программные продукты бизнес-моделирования, которым был посвящен один из предыдущих разделов. Важно не только правильно выбрать программный продукт, но и правильно его установить на рабочие компьютеры, изучить методическую документацию и руководства.
Соглашение по бизнес-моделированию – это документ, в котором фиксируются следующие положения.
- Общие положения.
- Глоссарий проекта.
- Архитектура разрабатываемых бизнес-моделей в рамках проекта и их взаимосвязи, структура базы данных (моделей) проекта.
- Выбранная методика описания бизнес-процессов с детальными пояснениями к ее объектам, методам, правилам и т.п. Как правило, методика привязывается к конкретному программному продукту бизнес-моделирования. Примеры соглашений можно найти в открытом доступе в сети Интернет, либо в соответствующих приложениях к программным продуктам.
- Роли (участники) проекта, их функции, права и ответственность, конкретные исполнители среди штатных должностей банка. Теме исполнителей посвящен один из предыдущих разделов.
- Другие правила, опыт и инструкции по описанию бизнес-процессов.
Соглашение по бизнес-моделированию может обновляться и дополняться по ходу проекта. Чем подробнее и качественнее данное соглашение будет написано изначально, тем меньше будет возникать ошибок и несогласованности по ходу проекта.
Результат этапа: соглашение по бизнес-моделированию банка, выбранный, приобретенный и установленный программный продукт бизнес-моделирования.
4. Определение владельцев процессов и дерева процессов.
Владелец процесса – это тот сотрудник, кто выполняет основную (самую большую, важную) часть работ в бизнес-процессе и отвечает за результат всего процесса.
Владельцами бизнес-процессов в банке, как правило, выступают начальники управлений, начальники отделов, главные специалисты. Следует провести интервью с данными сотрудниками, а также с топ-менеджерами. В результате интервью разработать дерево бизнес-процессов банка по каждому владельцу до 3-го уровня. Для каждого бизнес-процесса выяснить его сложность. Далее сделать синтез деревьев бизнес-процессов в единое дерево бизнес-процессов банка.
Приведем пример формирования дерева бизнес-процессов банка на примере «МТИ-Банка».
На верхнем уровне обычно выделяют следующие группы бизнес-процессов (см. Рис. 3).
Рис. 3. Дерево бизнес-процессов Банка
Бизнес-процессы основные – те, которые приносят банку прибыль.
1. Обслуживание физических лиц
2. Обслуживание юридических лиц.
3. Работа на финансовых и межбанковских рынках.
Бизнес-процессы обеспечивающие – вспомогательные процессы, которые обеспечивают стабильную деятельность банка, но не приносят прибыль.
4. Административно-хозяйственное обеспечение.
5. Обеспечение безопасности.
6. Юридическое обеспечение.
7. ИТ-обеспечение и связь.
8. Внутренний контроль.
9. Бухгалтерский учет и отчетность.
10. и другие (более 10)
Бизнес-процессы управления – вспомогательные процессы, с помощью которых осуществляется управление деятельностью банка и основными объектами.
11. Стратегическое управление.
12. Управление маркетингом.
13. Управление рисками.
14. Управление персоналом.
15. Управление бизнес-процессами и развитием.
16. Региональное управление.
17. и другие (более 10)
Существуют типовые деревья процессов до 10 уровня детализации, которые схожи для большинства коммерческих банков.
В данном дереве нас интересует группа бизнес-процессов «1.2. Обслуживание юридических лиц». В данной группе выделяются бизнес-процессы, которые реализуют услуги и продукты банка для юридических лиц. Это все бизнес-процессы 1-го уровня.
2. Обслуживание юридических лиц
2.1. Расчетно-кассовое обслуживание.
2.2. Банковские карты.
2.3. Кредитование.
2.4. Привлечение депозитов.
2.5. Внешнеэкономическая деятельность.
2.6. Инкассация
2.7. Удаленное управление счетом
2.8. и другие (более 20)
Важное замечание. Следует разделять понятия «группа бизнес-процессов» от «уровень бизнес-процесса». Когда мы группируем несколько бизнес-процессов по определенному признаку, мы не создаем новый уровень для бизнес-процесса. Групп бизнес-процессов может быть сколько угодно (они делаются для удобства аналитиков и сотрудников банка), а уровней бизнес-процессов желательно делать не более 3-5. Возникает вопрос «как определить уровень бизнес-процесса». «МТИ-Банк» применяет следующий подход для разбиения бизнес-процессов по уровням.
1-й уровень. Бизнес-процессы, которые реализуют услуги и продукты банка. Кодовое название элемента уровня: бизнес-процесс.
Пример.
Бизнес-процесс «2.3. Кредитование» - это бизнес-процесс 1-го уровня и также представляет собой дерево.
2-й уровень. Подпроцессы, которые являются ключевыми составляющими бизнес-процесса 1-го уровня. Кодовое название элемента уровня: подпроцесс.
2.3. Кредитование
2.3.1. Кредит
2.3.1.1. Оформление и выдача кредита
2.3.1.2. Погашение кредита
2.3.2 Возобновляемая кредитная линия
2.3.3 Невозобновляемая кредитная линия
3-й уровень. Процедуры – последовательность процедур с промежуточным результатом.
Кодовое название элемента уровня: процедура.
2.3.1.1.1. Получение и обработка заявки
2.3.1.1.2. Проверка заемщика
2.3.1.1.3. Выдача кредита
2.3.1.1.4. Формирование резерва
4-й уровень. Действия – узкоспециализированные функции нижнего уровня, из которых состоят процедуры.
2.3.1.1.1.1. Провести интервью с клиентом
2.3.1.1.1.2. Получить минимальный комплект документов от клиента
2.3.1.1.1.3. Оказать содействие клиенту в оформлении заявки
2.3.1.1.1.4. Провести предварительную проверку документов
2.3.1.1.1.5. и так далее…
Результат этапа: дерево бизнес-процессов Банка (до 3-го уровня детализации), матрица распределения ответственности верхнего уровня.
5. Разработка плана проекта по описанию бизнес-процессов.
План проекта разрабатывается на основе дерева бизнес-процессов и информации о сложности бизнес-процессов. В зависимости от сложности и объемности бизнес-процесс 1-го уровня может описываться от 1 недели до 1 месяца. Следует понимать, что описание бизнес-процессов делается не ради описания и регламентов, а ради того, чтобы регламенты работали, и проект не был бесконечным. Поэтому проект должен выполняться по возможности в сжатые и разумные сроки. В плане проекта определяются контрольные точки (например, по завершению описания каждого процесса) и определяется общая длительность проекта. Разработку и контроль реализации плана проекта рекомендуется выполнять в специализированных программных продуктах управления проектами. Для всех случаев задержки реализации проекта следует выявлять причины и своевременно проводить корректирующие мероприятия.
Результат этапа: план проекта по описанию бизнес-процессов.
6. Детальное описание бизнес-процесса
Данный этап самый длительный, поскольку именно на нем делаются основные работы.
Выделим следующие подэтапы данного этапа.
6.1. Выбрать бизнес-процесс 1-го уровня для детального описания.
Для примера возьмем бизнес-процесс «2.3. Кредитование».
Результат подэтапа: выбранный бизнес-процесс.
6.2. Составить окружение бизнес-процесса
Следует заранее запросить у владельца бизнес-процесса следующую информацию:
- участники процесса;
- нормативные и регламентирующие документы;
- все формы документов, входы-выходы бизнес-процесса;
- что и как автоматизировано в бизнес-процессе.
Для сбора информации возможно анкетирование владельца и исполнителей бизнес-процесса.
Для выбранного бизнес-процесса имеем следующую информацию:
- участники процесса: кредитный отдел, операционный отдел, главный бухгалтер, юридический отдел, отдел по работе с корпоративными клиентами, служба экономической безопасности;
- нормативные и регламентирующие документы: положение о кредитных рисках, методика финансово-экономического анализа, положение о кредитном комитете, положение Банка России № 54-П «О порядке предоставления (размещения) кредитными организациями денежных средств и их возврата (погашения)» и т.д.;
- формы документов: заявка на кредитный продукт, анкета заемщика, анкета поручителя, профессиональное суждение кредитного отдела, договора, распоряжения и т.д.
Результат этапа: документ с зафиксированным окружением бизнес-процесса.
6.3. Составить рабочую группу по описанию бизнес-процесса.
Страницы: 1, 2, 3
