Среди
источников комплектования особую группу составляют общественные организации –
партии, союзы, движения, студии, клубы и др. Критерии определения источников
комплектования отношении этой категории фондообразователей только
разрабатываются. Однако, опираясь на опыт ЦАОДМа и других центров хранения
современной документации и архивов общественных движений, можно наметить общие
тенденции в отборе на постоянное хранение документов этих организаций. На
основании изучения хроники общественно-политической жизни архивисты делят всю
совокупность современных общественно-политических организаций по направлениям и
характеру их деятельности на общественно-политические, религиозные,
правозащитные, культурные, экологические и др.
Политические
организации в свою очередь по ориентации подразделяются на
национал-патриотические, марксистские, социал-демократические,
либерально-демократические и др.
В каждой из
этих групп выделяются, в свою очередь, лидирующие организации, в документах
которых наиболее полно должна отразиться история того или иного
общественно-политического направления. Далее, при непосредственном изучении
архива организации вступает в силу критерий истории фонда, т.е. наличие в
архиве организации документов, наиболее полно отражающих важнейшие события
общественно-политической жизни страны и региона, а также деятельность самой
партии и ее лидеров и различных движений, структуру региональных отделений движения.
3. Организация
комплектования.
Рассмотрим
процесс принятия документов на хранение в ведомственном и государственном
архивах.
Передача дел
на хранение в ведомственный архив. После оперативной работы с документами дела
структурных подразделений должны быть переданы на хранение в ведомственный
архив. В ведомственный архив сдаются дела, оконченные производством, на срок
хранения более 10 лет, а также дела по личному составу. Передача дел в
ведомственный архив осуществляется по описи, составляемой в структурном
подразделении.
В процессе
передачи дел необходимо проверить:
Правильность
формирования и оформления дел;
Соответствие
количества дел постоянного и долговременного хранения, заведенных в
соответствии с номенклатурой, и количество этих же дел, включенных в опись.
Проверка
формирования дела предполагает установление соответствия между заголовком дела
на его обложке и содержимым дела. Принципы формирования дел отражены в их
заголовках, которые, в свою очередь, закреплены в номенклатуре дел учреждения.
Дела, передаваемы
в ведомственный архив, должны подвергаться в структурном подразделении полному
оформлению. Это означает, что каждое дело должно быть переплетено и подшито,
листы дела должны быть пронумерованы, причем нумерация должна быть скреплена
заверительной надписью в конце дела, где указывается общее количество листов;
обложка дела должна быть правильно оформлена, т.е. содержать название
учреждения и структурного подразделения, делопроизводственный индекс дела,
заголовок дела, крайние даты дела, срок хранения дела, количество листов в
деле. Кроме того, на особо ценные, личные, судебные и следственные дела, а
также другие категории дел составляется внутренняя опись, в которой указывается
заголовок и дата каждого документа, его индекс и номер листов дела, на которых
находится документ.