|
|
Введение:
Комплектование – это систематическое пополнение архива документами в соответствии с его профилем.
Под профилем архива следует понимать установленный для архива состав документов, который определяется признаками классификации документов Архивного фонда РФ.
Главной целью комплектования является наиболее полная концентрация документов, относящихся к профилю каждого архива.
Целью контрольной работы является – описать основные моменты комплектования архивных фондов.
Задачами контрольной работы являются:
1) раскрыть понятие и содержание комплектования архива;
2) раскрыть определение источников комплектования;
3) описать организацию комплектования;
4) рассказать об экспертизе ценности документов;
5) рассмотреть экспертизу ценности документов на основе научных критериев;
6) рассмотреть экспертизу ценности документов по перечням.
Актуальность контрольной работы состоит в том, что комплектование архива не существует изолированно и, решая свои задачи, тесно взаимодействуют с гуманитарными и естественными науками и научными дисциплинами: исторической наукой, историей естествознания и техники, историей литературы и искусства, историей государственных учреждений, источниковедением, вспомогательными историческими дисциплинами, документоведением, информатикой, а также кибернетикой, математикой, физикой, химией, биологией и др.
Информационный подход дает возможность обрабатывать информацию в целях введения ее в механические и автоматические читающие устройства.
Достижения физики, химии, биологии и других наук помогают архивистам решать вопросы сохранности документов.
Таким образом, комплектование архивов, тесно связанное с рядом наук и научных дисциплин, широко использует их достижения, и само способствует развитию соответствующих отраслей науки.
Комплектование архива.
1. Понятие и содержание комплектования архива.
Комплектование архива – систематическое пополнение архива документами в соответствии с его профилем и действующим законодательством. Профиль архива определяется Федеральной архивной службой РФ.
Государственные архивы комплектуются архивными документами, образующимися в деятельности органов государственной власти, государственных учреждений, организаций и предприятий или приобретенными этими архивами, а также документами, переданными им негосударственными учреждениями, организациями, предприятиями и гражданами.
Целью комплектования является наиболее полная концентрация в архиве профильных ему документов. До передачи документов в госархивы они хранятся у фондообразователей в ведомственных или частных архивах.
Работа по комплектованию архива документами складывается:
ü Из установления профиля архива;
ü Определения источников комплектования;
ü Определения состава документов, подлежащих хранению в архиве;
ü Организации комплектования.
Источник комплектования – юридическое или физическое лицо, чьи документы поступают или могут поступить на хранение в архив. Если фондообразователь создает в своей жизнедеятельности весь документальный фонд, то источник комплектования передает на хранение в архив только архивный фонд, поэтому понятие «фондообразователь» шире понятия «источник комплектования».
Критериями источников комплектования являются:
ü Функционально-целевое назначение учреждения;
ü Масштаб его деятельности;
ü Вид организации;
ü Полнота отражения в ее документах ценной информации.
Для документов личного происхождения учитываются:
ü Значимость творческой и общественной деятельности фондообразователя:
ü Степень сохранности его фонда;
ü Взаимосвязь его фонда с другими фондами.
Для ведомственных архивов источниками комплектования являются:
ü Структурные подразделения организации;
ü Подведомственные организации;
ü Физические лица.
Ведомственные архивы комплектуются документами постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, документами личного состава.
Дела временного (до 10 лет) хранения в архив не передаются, оставаясь на хранение в структурных подразделениях организации. По истечении сроков хранения они уничтожаются в соответствии с архивным законодательством после проведения экспертизы их ценности и оформления актов на уничтожение.
В архив передаются документы физических лиц, имеющие государственное значение.
В ведомственном архиве хранятся также документы организаций-предшественников и документы ликвидированных подчиненных организаций.
В основе комплектования ведомственных архивов лежит преемственность архивных и делопроизводственных документов, проявляющаяся в преемственности делопроизводственной номенклатуры дел и архивной описи дел. Номенклатура является основой для составления архивных описей и используется для учета дел временного (до 10 лет) хранения.
2. Определение источников комплектования.
Источниками комплектования государственных архивов, хранящих документы постоянно, являются организации и физические лица, в деятельности которых образуются подлежащие передаче в госархивы документы Архивного фонда РФ. Росархив определяет категории государственных организаций, документы которых передаются в госархивы. Совместно с собственниками Росархив определяет, какие документы негосударственных организаций и физических лиц могут быть приняты на договорной основе на госхранение.
Комплектование госархива осуществляется в соответствии со списками юридических и физических лиц – источников комплектования, составляемыми в архиве на основе критериев источников комплектования и утверждаемыми Росархивом.
Выделяются следующие группы источников комплектования:
ü Учреждения и организации, документы которых полностью передаются в госархив;
ü Учреждения и организации, частично передающие документы в госархив, поскольку они либо входят в состав документов особо ценными;
ü Учреждения и организации, от которых осуществляется групповой выборочный прием документов, имеющих ценную или необычную информацию, в совокупности отражающую их деятельность;
ü Учреждения и организации, от которых осуществляется повидовой выборочный прием документов, имеющих особое значение как типовых для данного вида учреждений и организаций.
В реальной архивной практике создаются два списка источников комплектования.
В первый список входят учреждения и организации, в деятельности которых создаются документы, имеющие государственное значение, поступающие в госархив в полном объеме, а также учреждения и организации, в деятельности которых документы неравнозначны, а потому поступают в госархив выборочно, как типовые для них; кроме того, учреждения и организации, сдающие в госархив лишь отдельные, особо значимые виды документов, характеризующих их деятельность. Все эти учреждения и организации сдают документы в госархив. Их ведомственные архивы контролируются госархивом.
Второй список составляют учреждения и организации, не сдающие свои документы в госархив, но находящиеся под контролем госархивов как возможные источники комплектования.
Кроме списков учреждений и организаций, сдающих в госархив документы на бумажной основе, ведутся списки физических лиц – источников комплектования, а также, при приеме этих документов в архив, списки учреждений и организаций, являющихся источниками комплектования кинофотофоно- и видеодокументов и электронных документов. Дополнительно может вестись список негосударственных источников комплектования до заключения с ними договоров о передаче ими своих документов в госархив.
При приеме документов в госархив возможно поступление их полностью или выборочно. При полном поступлении документов учреждения и организации передают в архив все свои архивные документы.
При выборочном приеме в архив поступают все ценные документы от отдельных организаций определенного вида (групповой выборочный прием), или часть ценных документов из числа неповторяющихся в фондах других организаций от конкретной организации (видовой выборочной прием).
При использовании материалов активная ссылка на источник обязательна.