Внутренняя презентация – проводиться в рамках одной организации (один из сотрудников обращается к своим коллегам). Они в свою очередь делятся на «восходящие (подчиненные что-либо представляют вышестоящим по служебной лестнице сотрудникам организации) и «нисходящие» (выступление руководства).
Внешняя – подается аудитории вне организации, которую представляет коммуникатор. Такая презентация требует гораздо более тщательного планирования, чем внутренняя.
Кроме того, они бывают проактивными и интерактивными:
Проактивная презентация – презентатор предвидит результат и принимает меры, чтобы его обеспечить. Все зависит от принятых ранее решений, а не от развивающейся каким-то образом ситуации. Главное действующее лицо это ведущий или выступающий. Именно такая форма предпочтительна для внешних презентаций с большой или средней аудиторией.
Интерактивная презентация – «докладчик и аудитория взаимодействуют на равных». Происходит обмен информацией. Ситуация соответственно может корректировать по ходу дела в зависимости от выдвинутых аудиторией предложений, идей, реакций. Из чего можно сделать вывод, что такой тип презентации хорош для маленьких аудиторий.
Можно определить презентацию как цепь накладывающихся друг на друга событий:
· Приглашение и встреча.
· Пресс-конференция.
· презентационная часть
· Неформальное общение.
· прощание.
Но следует добавить следующие дополнения:
Открывающая часть – длиться около одной минуты. Ее основная задача это «открыть» аудиторию, сделать ее максимально восприимчивой. От того, какими будут первые слова и то, каким образом они будут произнесены, зависит насколько аудитория заинтересуется всем остальным. Необходимо сразу очаровать, заинтересовать или чем-нибудь удивить аудиторию.
Введение – предвосхищает основные мотивы презентации.
Основная часть (презентационная) должна включать в себя три элемента:
· Ключевые пункты или основные идеи.
· Поддерживающий материал, объясняет основные идеи и доказывает их верность.
· Переход. То посредством чего мы можем переходить от одного утверждения к другому.
Заключение. Должно призывать к какому-либо действию, либо окончательно в чем-то убедить. Лучше завершать на высокой ноте.
Все вышеперечисленные правила необходимо помнить всегда, и применяя их не забывать о том, что все они должны в результате служить одному и тому же – сделать презентацию максимально эффективной и не противоречить друг другу. Эти правила не являются догмой, их можно менять в зависимости от ситуации, однако необходимо учитывать каждый из перечисленных факторов и не забывать, что каждая мелочь может сыграть свою роль как положительную так отрицательную.
Можно выделить следующие этапы, которые должны быть выполнены для успешной подготовки к бизнес-переговорам:
1. Анализ состава, цели, характера и состояния аудитории.
2. Планирование и составление возможных сценариев переговоров.
3. Выбор, разработка вариантов использования демонстрационно-наглядных материалов.
4. Непосредственно подготовка к речи: написание текста, плана, подготовка наглядных материалов.
5. Подготовка к ответам на возможные вопросы аудитории.
В процессе подготовки презентации нужно определить цели, проанализировать аудиторию, разработать план для презентации своих точек зрения.
Если выступающий работает в отделе по работе с персоналом, он может давать ориентационные сведения новым работникам или объяснять политику компании. Если человек работает начальником отдела, он может презентовать программы учения персонала. Если он консультант, он может давать аналитические отчеты. Если он работает бухгалтером или аудитором он может презентовать начальству отчеты о финансовом состоянии фирмы. Как ученый или инженер он может объяснять технические характеристики клиенту или говорить на профессиональных собраниях. Как президент он часто выступает перед собранием директоров, работников, акционеров или журналистов с разного рода отчетами. Как человек, заинтересованный в поиске спонсора для своего проекта, он делает презентацию перед потенциальными инвесторами.
Такие презентации могут быть отнесены к разного рода блокам в зависимости от целей. Цель помогает определить форму, содержание и стиль, а также, как показывает Рис.1, уровень взаимодействия аудитории с выступающим.
График зависимости взаимодействия аудитории с выступающим в зависимости от целей последнего показывает необходимость и важность анализа аудитории если целью вашей презентации является убеждение, однако не следует пренебрегать анализом аудитории и при других целях.
Уровень
взаимодействия
с аудиторией
Высокий
Средний
Низкий
Информирование Мотивирование Убеждение
Цели совещания
Рис. 1. Зависимость уровня взаимодействия с аудиторией от целей совещания
· Мотивирование. Когда пытаешься кого-нибудь развлечь, то в основном презентация состоит из обычной речи. Например, когда говорят несколько слов об уходящем на пенсию работнике, сначала сделают несколько веселых комментариев о хорошей работе пенсионера и описывают, как он помог компании. В процессе речи мотивируют этого работника на новые рабочие подвиги. Аудитория в течение такой речи ведет себя пассивно. Если цель презентации имеет такой характер, то необходимо тщательно подготовить лишь саму речь и не обращать особого внимания на подготовку к вопросам.
· Информирование. Когда цель презентации речи информирование или предоставление анализа, то такая презентация предусматривает взаимодействие с аудиторией. Чаще всего такая презентация представляет собой собрание определенной группы людей с целью прослушивания документа. После прослушивания присутствующие задают вопросы на понимание и уточнение некоторых данных. Презентации такого рода очень часто используются в больших компаниях для мониторинга состояния финансов компании и т. д.
· Убеждение или приглашение к сотрудничеству. Наибольшее взаимодействие предполагает презентация, целью которой является убеждение кого-либо принять участие в различного рода актах или участие в сотрудничестве по совместному решению проблемы. Обычно презентация начинается с предоставления информации об обсуждаемом объекте, чтобы аудитория поняла яснее, о чем идет речь, затем начать предоставлять аргументы в пользу своей точки зрения, пытаясь склонить присутствующих к нужным для организации действиям. Такая презентация наиболее требовательна к вспомогательным объектам и качеству речи. Кроме того, необходимо быть достаточно гибким и превосходно чувствовать ситуацию особенно в случае непредвиденного течения обстоятельств. Необходимо постараться к ним подготовиться. Взаимодействие с аудиторией настолько здесь велико, что можно потерять контроль за ходом презентации. Здесь нельзя целиком полагаться на подготовленный и написанный текст, а зорко следить за ситуацией и не давать ей выходить из под контроля.
Зачастую используют несколько из перечисленных целей одновременно.
Как только поставили цели для вашей презентации, необходимо приступить к анализу аудитории. Как и зачем это делается?
Страницы: 1, 2, 3, 4, 5
