Контролер или должностные лица могут исправлять ошибки, найденные служащими, а также принимать и санкционировать решения, касающиеся системы учета предприятия. Надзор является важным средством управленческого контроля и условием функционирования системы внутреннего контроля в целом.
Контроль к активам заключается в том, что реальный доступ к активам, документам, важным записям и бланкам должен быть ограничен уполномоченными на то лицами. Такие активы, как ценные бумаги, не должны быть доступны тем, кто ими не распоряжается. Так, не должен быть разрешен доступ к записям о затратах и учету полученных счетов тем лицам, которые не отвечают за ведение учета.
Некоторые бланки важны для учета и контроля и доступ к ним следует ограничивать. Тот, кто не отвечает за учет продаж, не должен иметь возможность свободного доступа к бланкам счетов-фактур и накладных. Лицо, не занимающееся выплатой наличных, не может получать чеки. Иногда доступ к бланкам равносилен доступу к важным активам. Например, лицо, имеющее доступ к чистым бланкам чеков, фактически имеет доступ к свободным денежным средствам.
Ряд работников предприятия несет ответственность за учет и регистрацию активов и обязательств. Они должны проводить периодическое сравнение записанных сумм с данными документов, подтверждающие их существование и оценку. Служащие бухгалтерии могут осуществлять периодическое сравнение. При этом лица, проводящие сравнения, не должны заниматься санкционированием соответствующих хозяйственных операции, учетом и регистрации операций или отвечать за хранение активов.
Периодически проверяется наличие денежных средств в кассе, ценных бумаг, подтверждаются суммы на счетах к получению и на счетах к оплате, а также другие операции. Цель этих операций - определить, отражает ли бухгалтерская документация активы и пассивы предприятия. При частых сопоставлениях легко обнаружить ошибки в бухгалтерских документах. Очевидно, что частота проведения сопоставлений должна определятся соотношением затрат и прибыли. Очень частые (например, раз в неделю) подсчет, сопоставление и подтверждение активов обычно не делаются, кроме исключительных случаев (очень большая ценность активов, большая вероятность потерь или ошибок).
1.2. Направления и процедуры контроля
На предприятиях применяются процедуры контроля. Процедуры контроля направлены на предотвращение, выявление и исправление ошибок и искажений, которые могут возникнуть в процессе учета хозяйственных операций. Существует много различных процедур контроля, каждая из которых должна предотвращать ошибки определенного вида (или нескольких видов) и искажений информации, представленной в таблице 1.1.
Таблица 1.1
Основные категории ошибок и исправлений
|Категории ошибок и искажений |Пример | |Записаны хозяйственные операции,|Продажи и обязательства не | |которых не было в |сущест-вующих заказчиков; | |действительности; | | |Фактически совершенные |Не зафиксирована отгрузка | |хозяйственные операции не |партии товаров заказчику; | |записаны на счетах ; | | |Совершены и записаны |Продажа в кредит | |несанкцио-нированные операции; |несанкционирова-на, но товары | | |отгружены и заказчику выставлен| | |счет без требования | | |предварительной оплаты; |
Продолжение табл.1.1 |Категории ошибок и искажений |Пример | |Хозяйственные операции |Продажа филиалу отражена как | |зафиксиро-ваны не на тех четах; |продажа сторонним организациям, | | |или сумма занесена на другой | | |дебиторский счет; | |Записанные суммы не точны; |Заказчику выставлен счет и | | |записана неверная сумма продажи,| | |так как отгруженное количество и| | |количество на счете не совпадают| | |и зафиксирована цена за единицу | | |другого продукта; | |Учет хозяйственных операций не |Данные о продажах в целом | |завершен; |отражены на бухгалтерских | | |счетах, но некоторые из них не | | |отражены на соответствующих | | |субсчетах дебитор-ской | | |задолженности; | |Хозяйственные операции учтены не|Отгрузка товара в январе | |на тот период. |(следующего года) записана как | | |продажа, и предъявление счетов к| | |оплате отнесено на декабрь. | | |Отгрузка за декабрь записана как| | |продажа в январе, и предъявление| | |счетов к оплате отнесено на | | |январь. |
Вместо длинных перечислений процедур контроля на данном этапе рекомендуется исследовать направления, для достижения которых применяются процедуры контроля. Хозяйственные операции всех видов должны контролироваться по семи основным направлениям, обозначенным в таблице 1.2. Каждому направлению соответствует тип основных ошибок и искажений перечисленных в таблице 1.1.
таблица 1.2.
Направления внутреннего контроля
|Направления |Общее |Контрольный пример | |контроля | |(счета к получению) | |Реальность; |Зафиксированные операции|Зафиксированные | | |действительны и |операции подтверждены | | |зафикси-рованы данными |данными счетов-фактур,| | |документов; |отгрузочных документов| | | |и заказами клиентов; | |Полнота; |Все фактически |Все отгрузочные | | |совершен-ные операции |документы | | |зафиксирова-ны, не одна |пронумерованы и | | |не пропущены; |приложены к | | | |счетам-фактурам; | |Разрешение; |Операции санкционированы|Продажа в кредит на | | |в соответствии с |сумму свыше 50000 | | |политикой предприятия; |тысяч рублей | | | |предварительно | | | |санкционирована; |
Продолжение табл. 1.2. |направления |общее |Конкретный пример | |контроля | |(счета к получению, | | | |оплате) | |Точность; |Все суммы должным |В счетах-фактурах | | |обра-зом исчислены; |отражено правильное | | | |количество; | | | |арифметических ошибок | | | |нет; | |Классификация |Операции отнесены на |Отпуск материалов в | | |соответствующие счета; |цехи предприятия, | | | |отражены как | | | |внутризаводской | | | |оборот; | |Учет; |Учет операций полностью|Все продажи записаны | | |завершен |на субсчетах | | | |соответствующих | | | |заказчиков; | |Периодизация. |Операции записаны в |Продажи текущего | | |соответствующих |периода записаны в | | |периодах |этом периоде, а | | | |продажи следующего | | | |периода отнесены на | | | |доходы будущих | | | |периодов. |
Реальность хозяйственных операций заключается в том, что зарегистрированные операции действительно должны быть зарегистрированы. Процедура контроля может состоять в сверке документов об отгрузке со счетами-фактурами до того, как продажа зафиксирована. Предполагается, что эта процедура предотвратит запись, неподтвержденную документами (возможно, фиктивной) продажи.
Полнота. Посредствам процедур контроля проверятся не пропущены ли при регистрации фактически совершенные операции. если товары отгружены, то каждый документ об отгрузки должен сверяться со счетом-фактурой. Документы, подтверждающие операцию (в данном случае документы об отгрузке), часто нумеруются. Учет последовательности номеров документов об отгрузке - соответствующая процедура контроля.
Разрешение. При помощи процедур контроля проверяется, санкционировались ли хозяйственные операции до того, как они были учтены. Примером может служить, санкционировалась ли продажа в кредит. В некоторых случаях санкционирование операций не так очевидно, например, какая “санкция” нужна для регистрации полученного предприятием платежа? Обычно ни какой. Однако, для предоставления скидки какому-либо заказчику поле того, как сроки предоставления формально истекли, нужна санкция, ответственного за продажу.
Система контроля должна предотвращать регистрацию несанкционированных операций в учетной системе.
Санкционирование может быть общим, а может делегироваться Более низкому звену управления. Например: 1) все продажи в кредит на сумму свыше 50000 тысяч рублей должны быть санкционированы; 2) все продажи должны быть зарегистрированы по мере получения бухгалтерских копий документов на отгрузку и так далее. В некоторых случаях практически нет необходимости в специальном санкционировании. Например, список полученных на счетах предприятия платежей является достаточным основанием для регистрации полученной суммы. В других случаях санкционирование - очень важный момент, и осуществляется исполнительным органом. Так, продажа важных активов или подписания соглашения о заме санкционирует исключительно исполнительный орган.
Точность. Применятся процедуры, направленные на проверку правильности исчисления записанных сумм. Проверка правильности отраженного в накладной отгруженной продукции, цены единице продукции и итоговых данных является примером такого рода процедуры.
Классификация. Реализуются процедуры контроля того, что операции отнесены на определенные субсчета соответствующих заказчиков. Классификацию иногда сравнивают с точностью записей, однако отличие состоит в том, что точность относится исключительно к правильности записанных сумм.
Учет включает в себя контрольные процедуры проверки того, что полностью ли завершен учет данных операций и соответствует ли учет общепринятым бухгалтерским стандартам. Примером может служить сличение итоговых данных индивидуальных счетов к получению с данными бухгалтерского счета с целью определить, все ли записи на бухгалтерском счете были отнесены на соответствующие субсчета заказчиков. Классификация подразумевает проверку правильности отнесения сумм на соответствующие счета и субсчета, а точность - проверка правильности сумм на этих счетах. Если конкретное направление контроля е может быть отнесено на одно из вышеперечисленных видов, то скорее всего оно относится к контролю системы учета предприятия.
Периодизация предполагает контроль того, чтобы операции записывались в том периоде, в котором были совершены. Это направление контроля тесно связано с проблемой реальности и полноты отражения операций после балансовой даты. Эта проблема очень важна и имеет отношение ко всем видам хозяйственных операций - продажам, покупкам, учету материалов и запасов, начислению расходов, доходов и т.д.
В предприятия используют многочисленные процедуры контроля и учета. Все эти процедуры так или иначе направлены на предотвращение, выявление и исправленное ошибок и искажений информации семи основных видов, которые могут возникнуть финансовых отчетах.
Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9
