Засобом за допомогою якого керівництво встановлює відношення між рівнями повноважень, є делегування. Неможливо зрозуміти організаційний процес без попереднього розуміння делегування і пов'язаних з ним повноважень і відповідності. Делегування - це передача задач і повноважень особі, яка бере на себе відповідність за її виконання [20, с.308] Ніхто не може делегувати більше влади або відповідності ніж він сам має. Коли делегується влада і відповідальність підлеглому для виконання певної роботи, начальник не звільняється відповідальності перед вищим керівництвом за виконання. Відповідальність означає, що працівник відповідає за результати виконання завдання перед тим, хто делегує йому повноваження. Обсяг відповідальності - одна з причин високих посадових окладів у адміністративно-управлінського апарату.
Аналізуючи ступінь делегування повноважень в Центрі на основі вище розглянутих прав, обов'язків і відповідності посадових осіб в цій організації, бачимо, що генеральний директор ОППЗ "Черкасипошта" делегує повноваження комерційному директорові Центру, що виражається в наданні права діяти від імені ОППЗ на основі діючого "Положення про Центр "Торгпреса"" без окремого доручення на це, по питаннях, що відносяться до компетенції Центру. Повноваження передаються комерційному директорові разом з відповідальністю за виконання накладених на кого завдань, Комерційний директор делегує повноваження головному бухгалтеру, економісту, начальнику торгового відділу, інженеру з охорони праці, інспектору по кадрам, та начальнику відділу виробничо-технічного забезпечення і групи по ремонту обладнання в межах їх функцій , обов'язків і відповідності, а вони в свою чергу передають їх своїм підлеглим. Таким чином комерційний директор розподіляє серед співробітників велику кількість завдань, які повинні бути виконані для досягнення цілей всієї організації, що передбачені діючим "Положенням про Центр "Торгпреса" . Така передача повноважень називається лінійними повноваженнями.[20, с. 314] Керівник, що має лінійні повноваження, має також право приймати певні рішення і діяти у визначених питаннях без погодження з іншими керівниками в тих межах, які встановлені організацією і передбачені посадовими інструкціями та положеннями про відділ.
Наведемо конкретний приклад передачі лінійних повноважень в Центрі: так в права комерційного директора входить перевірка філій підприємства поштового зв'язку в межах своїх повноважень, він в свою чергу делегує це повноваження начальнику торгового відділу в обов'язки якого входить вчасне проведення перевірки роботи торгових точок. Так як у начальника торгового відділу знаходиться у підпорядкуванні три організатори роздрібної торгівлі, що виконують функції ревізорів, то він делегує їм виконання поставленого задання і вони виїзджають на місце розміщення торгових точок організації і здійснюють ревізію в кожному кіоску і двох магазинах. Дані про проведену ревізію надаються економісту і в бухгалтерію, і після оформлення цих даних у форму спеціальної звітності вона подається комерційному директорові на ознайомлення.
Отже, делегування лінійних повноважень створює ієрархію рівней управління організації. Цей процес називається скалярним процесом або ланцюгом команд[20, с. 315].
Розглянемо також функціонування організації щодо прийняття рішень. Від процесу та швидкості прийняття рішень залежить взаємовідносини певних структурних підрозділів.
Так як одним з основних завдань Центру є здійснення комерційно-посередницької діяльності то діяльність організації безпосередньо пов'язана з одержанням прибутку і забезпеченням рентабельності кожної торгової точки. Вирішення проблем пов'язаних з цим завданням потребують персоналізації рішень. Наведемо приклад взаємодії структурних підрозділів при вирішенні проблеми нерентабельності деяких кіосків.
Організатори роздрібної торгівлі торгового відділу, які виконують функції ревізорів, одержують звітність від кожного кіоскера про реалізовану продукцію і подають до бухгалтерії економісту. Економіст розраховує рентабельність по кіосках м. Черкаси, провадить економічний аналіз одержаних розрахунків, і надає його комерційному директору на розгляд. Комерційний директор повинен зрозуміти проблему, а для цього необхідно чітке бачення мети і правильна оцінка ситуації, тобто існуючих обставин. Якщо обставини , що призвели до виникнення даної проблеми швидко змінюються погіршуючи ситуацію, то проблема потребує швидкого вирішення . Інакше ситуація може настільки змінитися, що раніше обрані критерії для прийняття рішення виявляться недійсними.
Комерційному директору для встановлення причин нерентабельності окремих кіосків скликає збори кіоскерів цих кіосків, торгового відділу і бухгалтерії. Причинами нерентабельності кіосків можуть бути: розміщення у містах невеликого скупчення людей, далеко від зупинок і торгових центрів, перевитрати на утримання і обслуговування даної торгової площі, невміння продавця так розкласти товар і організувати вітрину, щоб це приваблювало покупців, а може й просто його недоброзичливість до клієнтів. Після встановлення причини виникнення проблеми слід визначити можливі варіанти її вирішення. Рішення слід приймати і провадити в життя, поки інформація і припущення, на яких вони ґрунтуються, залишаються точними і релевантними. Тому у випадку з нерентабельними кіосками необхідно швидке прийняття рішень. Якщо комерційний директор вирішить закрити нерентабельні кіоски то наказ і розпорядження про це торкнеться торгового відділу, відділу виробничого-технічного забезпечення, кіоскера даного кіоска та бухгалтерії і швидкість вирішення проблеми буде залежати від узгодженої діяльності вказаних відділів.
3.2. Аналіз діяльності торгового відділу
Так як ми аналізуємо комерційну організацію, то головним підрозділом в її структурі є торговий відділ, від успішного функціонування якого залежіть успіх всієї організації, тому він заслуговує більшої уваги. Проведемо детальний аналіз цього відділу. Торговим відділом керує начальник, який підпорядковується комерційному директору організації, тобто призначається, переміщується і звільняється з даної посади комерційним директором. В своїй діяльності керується правилами роботи роздрібної торгової мережі, питаннями розповсюдження газет та журналів у роздріб, нормативними документами та посадовими інструкціями. В свою чергу у підпорядкуванні начальника знаходяться організатори роздрібної торгівлі по м. Черкаси, м. Сміла і м. Золотоноша. У підпорядкуванні організатора роздрібної торгівлі по м. Черкаси знаходиться завідуючі магазинами "Марка" і "Кругозір", а також 40 продавців, що працюють в кіосках. У підпорядкуванні організатора роздрібної торгівлі по м. Сміла знаходяться організатори роздрібної торгівлі на місці, а вже йому підпорядковується 22 продавці, що працюють в кіосках і електромеханік. У підпорядкуванні організатора роздрібної торгівлі по м. Золотоноша знаходиться організатор роздрібної торгівлі в Золотоноші, а йому підпорядковується сортувальник і 9 продавців.(рис. 3.2.9)
Рис. 3.2.9 Організаційна структура торгового відділу Центру "Торгпреса"
Одним з напрямків розподілу праці в організації є формування задач. Задача - це преписана робота, серія робіт або частина роботи, яка повинна бути виконана , раніш встановленим способом і в раніш обумовлений термін. Задачі призначаються не працівникові, а його посаді. Задачі організації традиційно поділяються на три категорії: робота з людьми, предметами та інформацією. [20, с. 92-93] В даному випадку начальник торгового відділу займається в основному, роботою, яка полягає у контактуванні з людьми та складанні документів. В його задачі входить: організація вивчення попиту, укладання угод на постачання періодичних видань; надання методичної та практичної допомоги продавцям роздрібної торгівлі, налагодження реклами, організація вивчення та розповсюдження досвіду з питань торгівлі в роздріб; організація контролю за виконанням на робочих місцях правил охорони праці; здійснення заходів по зменшенню скарг на роботу відділу, організація розслідування заяв і пропозицій, що надходять; здійснення якісного складання замовлень на газети та журнали, які включені до каталогу України, обласні газети та періодичні видання Росії; контролювання відповідності цін на газети, журнали та інші товари; відповідає за повну реалізацію періодичних видань; займається списанням застарілих газет та журналів; щодня готує розпорядження по регіонам на газети та журнали, інші товари; виконання окремих доручень комерційного директора; організовує перевірку кіоскової мережі в м. Сміла та м. Золотоноша.
Отже, аналізуючи задачі начальника торгового відділу можна судити про функціонування відділу в цілому. Начальник виконує свої завдання делегуючи частину своїх повноважень організаторам роздрібної торгівлі по м. Черкаси, м. Сміла та м. Золотоноша, які в свою чергу приймають замовлення на постачання окремих видів товарів, журналів та газет, які користуються підвищеним попитом. Заяви надходять до начальника, який, на їх основі, вивчає попит і укладає угоди на постачання потрібних періодичних видань та товарів. Отримавши, згідно укладених угод, журнали, газети та товари він встановлює на них відповідні ціни.
Потім начальник готує розпорядження по регіонам на газети та журнали, складає накладні і необхідна продукція в необхідній кількості надходить до торговельної мережі в м. Черкаси - до магазину "Кругозір, а також до 37 кіосків. В м. Сміла її одержує організатор роздрібної торгівлі, який розподіляє її по 17 кіоскам, така ж система діє і в м. Золотоноша.
Якщо ж продукція залишається нереалізованою, це стосується газет та журналів, то вони повертаються до складу і списуються. Це фіксується у звітній формі кожним продавцем і передається до відповідного організатора роздрібної торгівлі.
Далі цикл повторюється , кіоскери складають звіти про реалізовану продукцію, вони надходять до організаторів роздрібної торгівлі, які на їх основі складають заяви на постачання того чи іншого товару, проводять аналіз діяльності і реалізації продукції. На основі цієї інформації начальник вивчає попит, приймає певні рішення і заходи по покрашенню реалізації товарів.
Також, у звітні періоди, начальник відділу організовує перевірку кіоскової мережі в містах, яку здійснюють організатори роздрібної торгівлі по м. Черкаси, та м. Сміла і Золотоноша.
Таким чином відбувається спеціалізація тобто поділ роботи на більш мілкі операції, що підвищують продуктивність, а отже знижуються потенційні витрати, які вимірюються витратами часу. Чим швидше організація відреагує на зміну попиту споживачів тим більша ймовірність одержання прибутку від цього.
Зміст кожного завдання визначається рядом факторів: вимогами ринку; кваліфікацією працівників; вибором технології; характером послуги (індивідуальна чи колективна).
Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11, 12
