28 - фамилия исполнителя и номер его телефона;
29 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
31 - отметка о поступлении[1].
Особенно важным является правильное оформление таких реквизитов, как дата, подпись, печать, гриф утверждения, которые придают документу юридическую силу.
Каждый документ можно разделить на 3 основные части:
· заголовочную часть (в нее входят реквизиты, расположенные до текста);
· основную часть (реквизиты “текст” и “приложения”);
· оформляющую часть (реквизиты, расположенные ниже текста и приложения).
2. Удостоверение документов. Правила оформления реквизитов, входящих в его состав.
На организационно-распорядительном документе обязательно должна быть подпись должностного лица (подписи, если документ разрабатывался и издавался несколькими должностными лицами).
Наличие необходимых подписей напрямую связано с тем вопросом, имеет или не имеет документ юридическую силу.
Лицо, поставившее подпись на документе, несет ответственность за его содержание.
Какие документы уполномочено подписывать то или иное должностное лицо, устанавливается внутренними актами предприятия (например, уставами, положениями, приказами и т. п.). Так, от имени предприятия документы подписывает его руководитель. Приказы и положения, регламентирующие деятельность структурных подразделений предприятия, могут быть подписаны руководителями этих подразделений. По ряду отдельных специфических вопросов право подписи могут иметь и другие сотрудники предприятия. Исчерпывающий круг таких вопросов необходимо отразить в инструкции по делопроизводству или в иных подобных документах.
В зависимости от вида документов на них может стоять одна подпись или две и более.
Гриф «Утверждено» («Утверждаю») это своеобразное подтверждение важности и актуальности составленного и подписанного документа, а также своеобразная санкция на действие этого документа в отношении определенного круга работников, должностных лиц, подразделений предприятия.
Ряд документов обретает юридическую силу только после того, как их утвердят руководители или должностные лица предприятия, в компетенцию которых входит решение тех или иных вопросов.
Обязательному утверждению подлежат:
· уставы;
· положения о представительствах, филиалах и структурных подразделениях предприятия;
· структура, штатная численность и штатное расписание;
· акты проверок, ревизий, приемки-сдачи материальных ценностей;
· должностные инструкции;
· правила внутреннего трудового распорядка;
· сметы;
· расценки на проведение работ и оказание услуг и др.
Исходя из специфики своей деятельности, предприятие должно разработать перечень документов, подлежащих утверждению, и круг должностных лиц, имеющих право утверждать эти документы.
На большинстве документов, издающихся на предприятии, печать не ставится. Но оттиск печати обязательно должен быть на следующих документах:
· отражающих информацию о фактах, имеющих особое юридическое значение (о создании, реорганизации или ликвидации предприятия и т.д.);
· удостоверяющих права предприятия или его отдельных лиц (доверенности);
· фиксирующих факты, связанные с финансовыми и материальными ценностями.
Для таких документов печать является юридически значимым реквизитом, так как они имеют юридическую силу только при наличии ее оттиска.
Руководителям предприятия рекомендуется разработать и утвердить перечень документов, на которых обязательно должен быть оттиск печати.
Если в документе отсутствует какой-либо юридически значимый реквизит, то он не имеет юридической силы и работники предприятия вправе отказаться выполнять предписания этого документа.
3. Юридическая сила копий документов.
Достаточно часто предприятиям приходится делать копии документов, например, когда велика вероятность утраты подлинника или необходимо представить один документ в разные учреждения.
В каких случаях копия имеет юридическую силу оригинала?
Копия должна в точности повторять текст и оформление оригинала.
Заверить копию документа, изданного самим предприятием, может руководитель этого предприятия или уполномоченный на это сотрудник, например начальник отдела кадров или заведующий канцелярией. Исключением являются копии таких документов, как, например, устав организаций. Копия устава заверяется нотариусом.
Пока нет однозначного ответа на вопрос о том, имеет ли юридическую силу документ, полученный по факсу. Некоторые отечественные и зарубежные предприятия признают законность телефаксной копии и принимают ее к исполнению. Однако, на наш взгляд, достоверность таких копий далеко не всегда можно считать очевидной и полной. В принципе телефаксное сообщение это лишь копия документа, равноценная копии, изготовленной на ксероксе.
Факс целесообразно использовать для отправки и получения документов, не связанных с возникновением для предприятия правовых последствий (информационных, рекламных и т.п.).
Задания
1. Определите, что удостоверяет печать на служебном документе.
Гербовая печать ставится на следующих документах:
· акты
· доверенности
· договоры
· заявления
· заключения и отзывы организаций на диссертации и авторефераты, направляемые в высшую аттестационную комиссию
· исполнительные листы
· командировочные удостоверения
· нормы расхода на драгоценные металлы
· образцы оттисков, печатей и подписей работников, имеющих право совершения финансово-хозяйственных операций
· представления и ходатайство
· письма гарантийные
· поручения
· протоколы
· реестры
· смета расходов
· спецификации
· титульные списки
· уставы
· штатные расписания.
2. Оформите следующие реквизиты:
2.1. Гриф утверждения
· Акт утвержден генеральным директором ЗАО "Луч" И.П. Лужиным;
УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
ЗАО «Луч»
___________________ И.П. Лужин
«__»________________
· Инструкция по делопроизводству утверждена приказом директора ООО "Альфа" 12.04.2006 № 38;
Страницы: 1, 2, 3, 4
