· Группа учета личных дел (оформление, ведение, учет и организация хранения личных дел);
· Группа, занимающаяся документационным оформлением отпусков, поощрений и дисциплинарных взысканий, а также финансовой стороной этого вопроса;
· Группа по оформлению пенсионных дел, а также государственных наград.
Изучение данной структуры работы позволило выявить основные функции отдела кадров Университета. Так же был сделан вывод, что эти функции непосредственно связаны с документационным обеспечением управления персоналом, к ним относятся:
· издание приказов по личному составу (о приеме на работу, увольнении, перемещениях, изменениях окладов, разрядов, должностей и т.д.);
· оформление, учет и хранение трудовых книжек;
· формирование, учет и организация хранения личных дел сотрудников;
· ведение учета представления ежегодных отпусков;
· подготовка к утверждению документации по оформлению пенсионных дел;
· подготовка статистических отчетов;
· подготовка наградных материалов, передача их в вышестоящие органы;
· обеспечение руководства университета необходимой оперативной информацией по кадровым вопросам;
· ведение воинского учета граждан, пребывающих в запасе и граждан, подлежащих призыву на военную службу в воинские силы РФ, из числа работающих в Университете;
· ведение учета студентов, аспирантов и ординаторов-призывников и оформление им справок о предоставлении отсрочки от призыва их на военную службу на период обучения в университете.
При осуществлении этих функций отдел кадров Университета взаимодействует с другими структурными подразделениями:
· факультетами и кафедрами;
· администрацией Университета;
· юридическим отделом;
· бухгалтерией;
· отделом по управлению внебюджетной деятельностью;
· общим отделом;
· социальным отделом;
· профсоюзными организациями
К примеру, общий отдел занимается непосредственно организацией связи между структурными подразделениями Университета (рассылка копий документов по кафедрам и подразделениям, передача информации и т.д.).
Секретари на кафедрах и других структурных подразделениях Университета на местах собирают необходимые документы по работе с персоналом (различные заявления, представления, ведомости, табеля и др.), консультируют персонал по соответствующим вопросам, а так же отвечают на запросы отдела кадров.
В юридическом отделе визируются юристом приказы по вопросам увольнения, перевода, наложения взыскания и другие.
От бухгалтерии кадровая служба получает штатное расписание, расчеты потребности в рабочей силе, справки о заработной плате для оформления пенсий по возрасту и т.п. Бухгалтерией могут визироваться приказы по вопросам увольнения, направления в командировку, предоставления очередного отпуска, вызова из отпуска, премирования.
В свою очередь, кадровая служба представляет в бухгалтерию сведения о списочной численности работников, прогулах, текучести кадров, табель учета рабочего времени, приказы о приеме, переводе и увольнении, листы временной нетрудоспособности для оплаты, сведения об очередных отпусках работников и т.п.
Отдел по управлению внебюджетной деятельностью занимается вопросами, связанными с коммерческой деятельностью Университета. Здесь согласовываются все надбавки к заработной плате работников, дополнительные премии и так далее.
В администрацию Университета направляются документы для подписания и утверждения руководством (проректорами).
Важным направлением работы кадровой службы Санкт-Петербургского государственного политехнического университета является деятельность по документированию трудовых отношений. К особенностям ведения делопроизводства в кадровой службе можно также отнести использование унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденных Постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты":
№ Т-1 "Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу" (приложение 2);
№ Т-1а "Приказ (распоряжение) о приеме работников на работу";
№ Т-2 "Личная карточка работника" (приложение 3);
№ Т-3 "Штатное расписание";
№ Т-4 "Учетная карточка научного, научно-педагогического работника";
№ Т-5 "Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу";
№ Т-5а "Приказ (распоряжение) о переводе работников на другую работу";
№ Т-6 "Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику";
№ Т-6а "Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам";
№ Т-7 "График отпусков" (приложение 4);
№ Т-8 "Приказ (распоряжение) о прекращении; (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)";
№ Т-8а "Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работниками (увольнении);
№ Т-9 "Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку";
№ Т-9а "Приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку";
№ Т-10 "Командировочное удостоверение";
№ Т-10а "Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении";
№ Т-11 "Приказ (распоряжение) о поощрении работника";
№ Т-11а "Приказ (распоряжение) о поощрении работников".
Для регистрации и учета всей документации, создаваемой и используемой в деятельности кадровой службы Университета, а также хранящейся в ней, используются книги учета и журналы. Например:
· Книга учета приказов:
О приеме;
О предоставлении отпусков (учебных, за свой счет, основных оплачиваемых, дополнительных и т.д.);
О переводе;
Об увольнении;
· Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним;
· Книга учета личных заявлений сотрудников Университета;
· Книга учета сотрудников принятых на работу;
· Книга учета сотрудников уволенных с работы;
· Книга регистрации больничных листов;
· Книга учета личных дел;
· Книга учета документов для служебного пользования;
· Журнал выдачи личных дел во временное пользование;
· Журнал учета исполнительных листов
· И другие.
Другой особенностью в деятельности отдела кадров Санкт-Петербургского государственного политехнического университета является способ хранения документации.
Хранению непосредственно в отделе кадров Университета подлежат личные дела и личные карточки сотрудников, трудовые книжки, а также иные кадровые документы, необходимые для осуществления деятельности кадровой службы.
Особенностью является то, что документы на сотрудников профессорско-преподавательского состава хранятся отдельно от документов управленческо-вспомогательного персонала. Тоже касается регистрации и ведения учета этих документов.
Трудовые книжки ведутся на всех сотрудников Университета, кроме работающих по совместительству (на эту категорию работников трудовые книжки ведутся по основному месту работы). В обязанности инспекторов отдела кадров входит ведение, учет и хранение трудовых книжек и вкладышей к ним.
Хранятся трудовые книжки в специальных ящиках, которые находятся в металлических шкафах. Книжки расположены в алфавитном порядке. В этих же шкафах и таких же ящиках хранятся невостребованные книжки сотрудников уволенных с работы.
Личные дела заводятся не на всех сотрудников Университета, а только на ведущих работников профессорско-преподавательского состава, руководящие должности управленческо-вспомогательного состава и сотрудников администрации.
Хранятся личные дела в отдельном помещении, в специальных несгораемых металлических шкафах. Расположены они в алфавитном порядке (по первой букве фамилии сотрудника).
Учет и регистрация личных дел ведется в «Книге учета и алфавита личных дел».
Выдаются личные дела только для служебного пользования. Выдача производится под расписку в специальном журнале.
На всех остальных работников Университета, кроме обслуживающего персонала, заводятся личные карточки, унифицированной формы № Т-2. Используются карточки старого и нового образцов. При введение новых карточки старого образца не переписывались. Новые карточки не сильно отличаются от предыдущих: они из более плотной бумаги и чуть больше по размеру. Отрицательным моментом этого нововведения является то, что дополнения к карточкам старого образца используются новые, это неудобно при их хранении.
Личные дела и личные карточки хранятся в отделе кадров в течение двух лет. Затем они передаются в архив Университета. Группа учета личных дел отвечает за правильную подготовку дел к передаче. Личные дела и карточки проверяются в соответствии с книгами учета, на них проставляются номера, а затем по описи они передаются в архив.
Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11, 12
