Рефераты. Анализ особенностей работы кадровой службы

·        Группа учета личных дел (оформление, ведение, учет и организация хранения личных дел);

·        Группа, занимающаяся документационным оформлением отпусков, поощрений и дисциплинарных взысканий, а также финансовой стороной этого вопроса;

·        Группа по оформлению пенсионных дел, а также государственных наград.

Изучение данной структуры работы позволило выявить основные функции отдела кадров Университета. Так же был сделан вывод, что эти функции непосредственно связаны с документационным обеспечением управления персоналом, к ним относятся:

·        издание приказов по личному составу (о приеме на работу, увольнении, перемещениях, изменениях окладов, разрядов, должностей и т.д.);

·        оформление, учет и хранение трудовых книжек;

·        формирование, учет и организация хранения личных дел сотрудников;

·        ведение учета представления ежегодных отпусков;

·        подготовка к утверждению документации по оформлению пенсионных дел;

·        подготовка статистических отчетов;

·        подготовка наградных материалов, передача их в вышестоящие органы;

·        обеспечение руководства университета необходимой оперативной информацией по кадровым вопросам;

·        ведение воинского учета граждан, пребывающих в запасе и граждан, подлежащих призыву на военную службу в воинские силы РФ, из числа работающих в Университете;

·        ведение учета студентов, аспирантов и ординаторов-призывников и оформление им справок о предоставлении отсрочки от призыва их на военную службу на период обучения в университете.

При осуществлении этих функций отдел кадров Университета взаимодействует с другими структурными подразделениями:

·        факультетами и кафедрами;

·        администрацией Университета;

·        юридическим отделом;

·        бухгалтерией;

·        отделом по управлению внебюджетной деятельностью;

·        общим отделом;

·        социальным отделом;

·        профсоюзными организациями

К примеру, общий отдел занимается непосредственно организацией связи между структурными подразделениями Университета (рассылка копий документов по кафедрам и подразделениям, передача информации и т.д.).

Секретари на кафедрах и других структурных подразделениях Университета на местах собирают необходимые документы по работе с персоналом (различные заявления, представления, ведомости, табеля и др.), консультируют персонал по соответствующим вопросам, а так же отвечают на запросы отдела кадров.

В юридическом отделе визируются юристом приказы по вопросам увольнения, перевода, наложения взыскания и другие.

От бухгалтерии кадровая служба получает штатное расписа­ние, расчеты потребности в рабочей силе, справки о заработной плате для оформления пенсий по возрасту и т.п. Бухгалтерией могут визироваться приказы по вопросам увольнения, направления в командировку, предоставления очередного отпуска, вызова из отпуска, премирования.

В свою очередь, кадровая служба представляет в бухгалтерию сведения о списочной численности работников, прогулах, текучести кадров, табель учета рабочего времени, приказы о приеме, переводе и увольнении, листы временной нетрудоспособности для оплаты, сведения об очередных отпусках работников и т.п.

Отдел по управлению внебюджетной деятельностью занимается вопросами, связанными с коммерческой деятельностью Университета. Здесь согласовываются все надбавки к заработной плате работников, дополнительные премии и так далее.

В администрацию Университета направляются документы для подписания и утверждения руководством (проректорами).

Важным направлением работы кадровой службы Санкт-Петербургского государственного политехнического университета является деятельность по документированию трудовых отношений. К особенностям ведения делопроизводства в кадровой службе можно также отнести использование унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденных Постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты":

№ Т-1 "Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу" (приложение 2);

№ Т-1а "Приказ (распоряжение) о приеме работников на работу";

№ Т-2 "Личная карточка работника" (приложение 3);

№ Т-3 "Штатное расписание";

№ Т-4 "Учетная карточка научного, научно-педагогического работника";

№ Т-5 "Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу";

№ Т-5а "Приказ (распоряжение) о переводе работников на другую работу";

№ Т-6 "Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику";

№ Т-6а "Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам";

№ Т-7 "График отпусков" (приложение 4);

№ Т-8 "Приказ (распоряжение) о прекращении; (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)";

№ Т-8а "Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работниками (увольнении);

№ Т-9 "Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку";

№ Т-9а "Приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку";

№ Т-10 "Командировочное удостоверение";

№ Т-10а "Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении";

№ Т-11 "Приказ (распоряжение) о поощрении работника";

№ Т-11а "Приказ (распоряжение) о поощрении работников".

Для регистрации и учета всей документации, создаваемой и используемой в деятельности кадровой службы Университета, а также хранящейся в ней, используются книги учета и журналы. Например:

·        Книга учета приказов:

­                               О приеме;

­                               О предоставлении отпусков (учебных, за свой счет, основных оплачиваемых, дополнительных и т.д.);

­                               О переводе;

­                               Об увольнении;

·        Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним;

·        Книга учета личных заявлений сотрудников Университета;

·        Книга учета сотрудников принятых на работу;

·        Книга учета сотрудников уволенных с работы;

·        Книга регистрации больничных листов;

·        Книга учета личных дел;

·        Книга учета документов для служебного пользования;

·        Журнал выдачи личных дел во временное пользование;

·        Журнал учета исполнительных листов

·        И другие.

Другой особенностью в деятельности отдела кадров Санкт-Петербургского государственного политехнического университета является способ хранения документации.

Хранению непосредственно в отделе кадров Университета подлежат личные дела и личные карточки сотрудников, трудовые книжки, а также иные кадровые документы, необходимые для осуществления деятельности кадровой службы.

Особенностью является то, что документы на сотрудников профессорско-преподавательского состава хранятся отдельно от документов управленческо-вспомогательного персонала. Тоже касается регистрации и ведения учета этих документов.

Трудовые книжки ведутся на всех сотрудников Университета, кроме работающих по совместительству (на эту категорию работников трудовые книжки ведутся по основному месту работы). В обязанности инспекторов отдела кадров входит ведение, учет и хранение трудовых книжек и вкладышей к ним.

Хранятся трудовые книжки в специальных ящиках, которые находятся в металлических шкафах. Книжки расположены в алфавитном порядке. В этих же шкафах и таких же ящиках хранятся невостребованные книжки сотрудников уволенных с работы.

Личные дела заводятся не на всех сотрудников Университета, а только на ведущих работников профессорско-преподавательского состава, руководящие должности управленческо-вспомогательного состава и сотрудников администрации.

Хранятся личные дела в отдельном помещении, в специальных несгораемых металлических шкафах. Расположены они в алфавитном порядке (по первой букве фамилии сотрудника).

Учет и регистрация личных дел ведется в «Книге учета и алфавита личных дел».

Выдаются личные дела только для служебного пользования. Выдача производится под расписку в специальном журнале.

На всех остальных работников Университета, кроме обслуживающего персонала, заводятся личные карточки, унифицированной формы № Т-2. Используются карточки старого и нового образцов. При введение новых карточки старого образца не переписывались. Новые карточки не сильно отличаются от предыдущих: они из более плотной бумаги и чуть больше по размеру. Отрицательным моментом этого нововведения является то, что дополнения к карточкам старого образца используются новые, это неудобно при их хранении.

Личные дела и личные карточки хранятся в отделе кадров в течение двух лет. Затем они передаются в архив Университета. Группа учета личных дел отвечает за правильную подготовку дел к передаче. Личные дела и карточки проверяются в соответствии с книгами учета, на них проставляются номера, а затем по описи они передаются в архив.

Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11, 12



2012 © Все права защищены
При использовании материалов активная ссылка на источник обязательна.