Стандартизация – это деятельность по установлению норм, правил и характеристик в целях обеспечения:
- безопасности продукции, работ и услуг; жизни и здоровья
- технической и информационной совместимости, а так же взаимозаменяемой продукцией
- экономии всех видов ресурсов.
Все ГОСТы, действующие на территории нашей страны обьединены в единую государственную систему стандартизацию – иерархически организованную систему классификации и самих ГОСТов.
В целях сокращения количества применяемых в деятельности учреждения документов, типизации их формы, снижения трудовых, временных и материальных затрат на их подготовку и обработку, достижения информации. Совместимости автоматизированных баз данных в народном хозяйстве проводятся работы по унификации документов и созданию унифицированных систем документации (УСД).
УДС – совокупность взаимосвязанных унифицированных форм документа, обеспечивающих документированное представление данных в определенных видах хозяйственной деятельности.
В основе создания УСД лежит метод унификация – установление единообразия состава и форм управленческих документов создаваемых при решении однотипных управленческих задач. Одновременно разрабатываются классификаторы технико-экономической с социальной информации, обеспечивающих интегративную автоматизированную обработку данных.
Государственная система документированного обеспечения управления (ГСДОУ) – это совокупность принципов и правил устанавливающих единые требования в документации управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления на предприятиях.
Основная цель ГСДОУ упорядочивание документа оборота организации сокращения количества и повышение количества документов, создание наиболее благоприятных условий для применения технических средств и современных технологий сбора., обработки и анализа информации.
Основные положения ГСДОУ охватывают вопросы документирования управленческой деятельностью, организации работы с документами, механизации и автоматизации работы с документами.
Различают следующие виды документов:
- По назначению (средства фиксации фактов (авто протоколы, отчеты) и средства передачи документов (письмо, телеграмма)).
- По происхождению (служебные и личные документы).
- По форме (индивидуальные, типовые, трафаретные).
- По срокам исполнения и хранения (постоянные, долговременные, временные).
- По месту составления (внутренние и внешние).
- По наименованию (проказы, указы, отчеты).
- По стадиям создания (выписки, отпуск, оригиналы).
При составлении документов используются следующий состав реквизитов:
01 – герб РФ
02 – герб субъекта РФ
03 – эмблема организации или товарный знак
04 – код организации
05 – код формы документа
06 – наименование организации
07 – справочные данные об организации
08 – наименование вида документа
09 – дата документа
10 – регистрационный номер документа
11 – ссылка на регистрационный номер и дату документа
12 – место составления или издания документа
13 – гриф ограничения доступа к документу
14 – адресат
15 – гриф утверждения документа
16 – резолюция
17 – заголовок к тексту
18 – отметка о контроле
19 – текст документа
20 – отметка о наличии приложения
21 – подпись
22 – гриф согласования документа
23 – визы согласования документа
24 – печать
25 – отметка о замирении копии
26 – отметка об исполнителе
27 – отметка об исполнении документа и направлении его в дело
28 – отметка о поступлении документа в организацию
Страницы: 1, 2
