Счет 71 "Расчеты с подотчетными лицами" предназначен для обобщения информации о расчетах с работниками по суммам, выданным им под отчет на административно - хозяйственные и операционные расходы. На выданные под отчет суммы счет 71 "Расчеты с подотчетными лицами" дебетуется в корреспонденции со счетами учета денежных средств. На израсходованные подотчетными лицами суммы счет 71 "Расчеты с подотчетными лицами" кредитуется в корреспонденции со счетами, на которых учитываются затраты и приобретенные ценности, или другими счетами в зависимости от характера произведенных расходов. Подотчетные суммы, не возвращенные работниками в установленные сроки, отражаются по кредиту счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами" и дебету счета 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей". В дальнейшем эти суммы списываются со счета 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей" в дебет счета 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда" (если они могут быть удержаны из оплаты труда работника) или 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям" (когда они не могут быть удержаны из оплаты труда работника). Аналитический учет по счету 71 "Расчеты с подотчетными лицами" ведется по каждой сумме, выданной под отчет. Любому сотруднику предприятия может понадобиться произвести какие-либо расходы для нужд самого предприятия (съездить в командировку, купить какие-то материалы, оплатить мелкие ремонтные работы и т.д.). Для подобных случаев сотруднику выдают наличные деньги. Произведя расходы, сотрудник должен отчитаться перед руководством предприятия, составив специальный отчет и приложить к нему все оправдательные документы. Выдача денег под отчет оформляется записью:
Дебет 71 "Расчеты с подотчетными лицами"
Кредит 50 "Касса"
Подотчетные суммы списываются на основе отчета подотчетного лица. При этом счет 71 "Расчеты с подотчетными лицами" кредитуется, а дебетуются счета 10 "Материалы" если были приобретены какие-либо ценности и/или счета затрат. В ряде случаев сотруднику могут быть выданы деньги для приобретения товаров. В этом случае, на основании отчета составляется запись:
Дебет 41 "Товары"
Кредит 71 "Расчеты с подотчетными лицами"
Неизрасходованные суммы возвращаются в кассу или удерживаются из заработной платы.
Счет 71 "Расчеты с подотчетными лицами" кредитуется в корреспонденции со счетами:
Дебет 50 "Касса"
- на суммы, возвращенные в кассу;
Дебет 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда"
- на суммы, удержанные из зарплаты;
Дебет 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей"
- если сотрудник не отчитался за выданные ему денежные средства;
Дебет 73.2 "Расчеты по возмещению материального ущерба"
- если недостача будет удерживаться в течение нескольких отчетных периодов;
Дебет 91.2 "Прочие расходы"
- если недостачу нельзя возместить.
Мы рассмотрели варианты, когда счет 71 "Расчеты с подотчетными лицами" сначала дебетуется, а потом выданные сотруднику деньги списываются, т.е. случаи, когда этот счет выступает как активный. Но на практике достаточно часто этот счет может оказаться пассивным. Достаточно сослаться на случаи, когда сотрудник ездит в командировку, и расходы ему возмещают после возвращения.
Но если в кассе предприятия не будет наличных денег, бухгалтер должен будет сделать записи:
Дебет счетов по учету затрат или приобретенных ценностей
Ибо расходы возникают не тогда, когда они оплачены, а тогда, когда возникла необходимость обязательство организации их оплатить (см. допущение временной определенности фактов хозяйственной деятельности, п.6 ПБУ 1/98). В этом случае счет 71 "Расчеты с подотчетными лицами" становится пассивным.
Аналитический учет ведется в разрезе подотчетных лиц, но каждое лицо должно отчитаться по каждой отдельной выданной сумме.
1.7. Счет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям»
В любой организации могут возникать расчеты со своими сотрудниками. Прежде всего, расчеты по заработной плате учитываются на счете 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда") и по подотчетным суммам (учитываются на счете 71 "Расчеты с подотчетными лицами"). Составитель плана счетов предполагает, что все другие виды расчетов должны учитываться на отдельных субсчетах счета 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям". Тут, прежде всего, выделяется субсчет 73.1 "Расчеты по предоставленным займам". Они возникают в связи с тем, что администрация организации иногда выдает ему заем, как правило, беспроцентный, (для покупки квартиры, дачи, земельного участка и каких-то иных нужд). Если сотрудник получает заем, то счет 73.1 "Расчеты по предоставленным займам" дебетуется, а кредитуются счета денежных средств. Если при этом предполагается получение процентов, то на их начисление делается запись:
Дебет 73.1 "Расчеты по предоставленным займам"
Кредит 91.2 "Прочие доходы"
Далее, по выданным займам возникают две возможности:
или заем с процентами будут погашены;
или заем с процентами полностью и/или частично не будут погашены.
В первом случае записи очевидны, они, как правило, будут зависеть от того, за счет чего будет возвращаться долг:
если прямо наличными деньгами, то Дебет 50 "Касса";
если через банк - Дебет 51 "Расчетные счета";
если из заработной платы - Дебет 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда".
Во всех случаях кредитуется счет 73.1 "Расчеты по предоставленным займам".
На субсчете 73.2 "Расчеты по возмещению материального ущерба" учитываются расчеты с сотрудниками предприятия по возмещению материального ущерба, причиненного работником организации в результате недостач и хищений денежных и товарно-материальных ценностей, брака, а также по возмещению других видов ущерба.
Взыскание сумм в возмещение товарных потерь, установленных по результатам инвентаризации, с материально ответственных лиц должно производится в соответствии с Трудовым кодексом Российской Федерации.
Материальная ответственность за ущерб, причиненный организации при исполнении трудовых обязанностей, возлагается на работника при условии, если ущерб причинен по его вине. Эта ответственность, как правило, ограничивается среднемесячным заработком работника и не должна превышать полного размера причиненного ущерба, за исключением случаев, предусмотренных законодательством. К таким случаям относится и полная материальная ответственность, которую сотрудник несет в соответствии с договором о полной материальной ответственности, заключенным с администрацией предприятия. Случаи полной материальной ответственности установлены статьей 243 ТК РФ.
При определении размера ущерба учитывается только прямой действительный ущерб, не полученные доходы не учитываются.
В статье 246 ТК РФ говорится: "Размер ущерба, причиненного работодателю при утрате и порче имущества, определяется по фактическим потерям, исчисляемым исходя из рыночных цен, действующих в данной местности на день причинения ущерба, но не ниже стоимости имущества по данным бухгалтерского учета с учетом степени износа этого имущества".
Порядок взыскания ущерба определен статьей 248 ТК РФ. Взыскание суммы ущерба, не превышающей среднего месячного заработка, производится по распоряжению работодателя. Распоряжение может быть сделано не позднее месяца со дня установления размера ущерба. Если месячный срок истек или работник не согласен добровольно возместить причиненный ущерб, а сумма его превышает средний месячный заработок работника, то взыскание осуществляется в судебном порядке.
Работник, виновный в причиненном ущербе, может добровольно возместить его полностью или частично. Допускается возмещение ущерба с рассрочкой платежа (по письменному обязательству работника).
При каждой выплате заработной платы общий размер всех удержаний не может превышать 20%, а в случаях, особо предусмотренных законодательством, - 50% заработной платы, причитающейся к выплате работнику (статья 138 ТК РФ). Размер удержаний из заработной платы при отбывании исправительных работ не может превышать согласно статье 138 ТК РФ 70%.
Задолженность работника по возмещению ущерба отражается на счете 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям" субсчет 2 "Расчеты по возмещению материального ущерба". Балансовая оценка утраченных материальных ценностей, подлежащая возмещению материально ответственным лицом, списывается со счета 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей" на счет 73.2 "Расчеты с персоналом по прочим операциям" "Расчеты по возмещению материального ущерба":
Дебет 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям" субсчет 2 "Расчеты по возмещению материального ущерба"
Кредит 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей"
Если с виновных лиц взыскивается стоимость недостающих товаров по ценам, превышающим их балансовую стоимость, то разница между стоимостью недостающих ценностей, зачисленной на счет 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям" субсчет 2 "Расчеты по возмещению материального ущерба", и их стоимостью, отраженной на счете 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей", относится в кредит счета 98 "Доходы будущих периодов" субсчет 4 "Разница между суммой, подлежащей взысканию с виновных лиц, и балансовой стоимостью по недостачам ценностей":
Кредит 98 "Доходы будущих периодов" субсчет 4 "Разница между суммой, подлежащей взысканию с виновных лиц, и балансовой стоимостью по недостачам ценностей"
По мере взыскания с виновного лица причитающейся с него суммы отражаются проводкой:
Кредит 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям", субсчет 2 "Расчеты по возмещению материального ущерба"
или при вычетах из заработной платы сумм в погашение задолженности:
Кредит 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям" субсчет 2 "Расчеты по возмещению материального ущерба"
Выше указанная разница списывается со счета 98 "Доходы будущих периодов" субсчет 4 "Разница между суммой, подлежащей взысканию с виновных лиц, и балансовой стоимостью по недостачам ценностей" на счет финансовых результатов:
Дебет 98 "Доходы будущих периодов" субсчет 4 "Разница между суммой, подлежащей взысканию с виновных лиц, и балансовой стоимостью по недостачам ценностей"
Кредит 91 "Прочие доходы и расходы" субсчет 1 "Прочие доходы"
Недостачи ценностей, выявленные в текущем году, но относящиеся к прошлым периодам, признанные материально ответственными лицами или на которые имеются решения судебных органов о взыскании с виновных лиц, отражаются по дебету счета 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей" и кредиту счета 98 "Доходы будущих периодов".
Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7
