При направлении за границу делегаций учащихся (школьники, студенты вузов, учащиеся техникумов и других учебных заведений) направляющая сторона выплачивает суточные в размере 15 процентов нормы при условии, что они обеспечиваются питанием за счет направляющей или принимающей стороны и не получают иностранную валюту на личные расходы от принимающей стороны.
В случае пребывания работника в краткосрочной зарубежной командировке более 60 дней выплата суточных начиная с 61-го дня производится в размерах, установленных для работников загранучреждений РФ при командировках в пределах государства, где находится загранучреждение (п. 5 постановления № 1261).
При направлении работника в служебную командировку работодатель может в приказе на командирование определить, каким видом транспорта надлежит пользоваться работнику, а также по тарифу какого класса будет ему оплачен проезд. Помимо расходов, на проезд командированному также возмещаются документально подтвержденные расходы по уплате консульских, аэродромных сборов, сборов за право въезда, прохода, транзита и иные аналогичные платежи и сборы.
Расходы по проезду работника к месту командирования и обратно принимаются в бухгалтерском учете, и в целях налогообложения в размере фактически произведенных и документально подтвержденных затрат. При непредставлении (утрате) подтверждающих документов работодатель может принять решение о возмещении таких расходов по заявлению работника, с отнесением указанной суммы в бухгалтерском учете в состав расходов по обычным видам деятельности или в состав прочих расходов в зависимости от целей командировки. В целях налогообложения расходы, не подтвержденные документально, не уменьшают базу по налогу на прибыль и не подлежат включения в доход, облагаемый НДФЛ (п. 3 ст. 217 НК РФ).
Приказ Минфина России № 15н применяется в качестве ориентира для определения нижней границы возмещаемых расходов на наем жилого помещения при зарубежных командировках. Эти расходы, подтвержденные документально, принимаются к учету в размере фактически произведенных затрат.
Выдача аванса работнику
Для определения суммы, необходимой на оплату командировочных расходов, организация может составить смету: в произвольной форме, исходя из норм, установленных приказом руководителя.
Получить наличную валюту в банке для оплаты командировочных расходов организация может со своего текущего валютного счета при наличии на нем необходимой суммы. Как правило, средства в иностранной валюте на текущем счете имеют организации-экспортеры, а остальным организациям нужно купить валюту.
Валюта выдается организации в наличной форме или на эту сумму банк приобретает дорожные чеки. Для этого нужно заполнить заявку в двух экземплярах и представить ее в банк. Форма заявки приведена в положении № 62 и состоит их 2 разделов: первый заполняет организация, второй – банк. Использовать эти средства на иные цели, кроме как на оплату командировочных расходов, в том числе для осуществления платежей по внешнеэкономическим сделкам, запрещается (п. 3.1 Положение № 62).
Наличная валюта выдается организации банком на основании заявки, но не ранее чем за 10 рабочих дней до даты выезда в служебную зарубежную командировку. Валюта в тот же день должна быть оприходована в кассу предприятия. Дорожные чеки выдаются непосредственно командируемому работнику.
В соответствии с Планом счетов денежные средства в иностранной валюте в кассе учитываются, например, на счете 50-2 «Валютная касса в долларах США». Порядок ведения кассовых операций с наличной иностранной валютой нормативными актами Банка России не установлен.
Но организации могут применять такой же порядок ведения кассовой книги, как и для учета рублевых операций (но в отдельной кассовой книге), они установлены Порядком ведения кассовых операций на территории РФ, утвержденным решением совета директоров Банка России от 22 сентября 1993 г. № 40.
Выдается наличная валюта из кассы в пределах сумм, причитающихся на эти цели. Для учета выданных сумм в иностранной валюте на командировочные расходы открывается отдельный субсчет, например 71-2 «Расчеты в иностранной валюте». В учете:
Дебет 71-2 Кредит 50-2 – на сумму, выданную под отчет (возврат средств – обратная проводка).
Отчеты о служебной загранкомандировке
После возвращения из командировки работник должен представить отчеты:
- о выполнении задания на командировку по форме № Т-10а;
- авансовый отчет по форме № АО-1.
Согласно Положению № 62 в 10-дневный срок после возвращения из командировки работник должен сдать в бухгалтерию отчет и рассчитаться с организацией за выданную ему под отчет иностранную валюту. Если предприятие получило иностранную валюту на командировочные расходы в банке, то оно должно предоставлять в этот банк отчет об использовании выданной на эти цели иностранной валюты. Отчет Т-10а должен быть подписан руководителем, в нем отражаются цели и результаты командировки, к нему прилагаются протоколы о намерениях или предварительные договоры, образцы рекламной продукции, прейскуранты, проспекты и другие документы, так или иначе подтверждающие выполнение целей служебной командировки. В бухгалтерском учете по авансовому отчету делаются проводки:
Дебет 44 Кредит 71-2 (71-1) – по списанию расходов на командировку. В зависимости от характера произведенных расходов, соответствующих заданию на командировку, счет 71 может кредитоваться и с другими счетами.
Курсовые разницы, которые образуются при изменении курса иностранной валюты, определяются в соответствии с ПБУ 3/2000. Расходы в иностранной валюте на загранкомандировки пересчитываются в рубли по курсу Банка России на день утверждения авансового отчета. (дата признания расходов). В бухгалтерском учете курсовая разница отражается в том отчетном периоде, к которому относится дата исполнения обязательств по оплате или за который составлена бухгалтерская отчетность. Положительная курсовая разница признается в составе внереализационных доходов, а отрицательная – внереализационных расходов (дебет 91-2 кредит 71-2).
Расчеты с подотчетным лицом
По авансовому отчету у командировочного сотрудника может быть либо перерасход (он сдается в кассу), либо остаток средств в иностранной валюте. Предприятие обязано вернуть неизрасходованный остаток в банк в течение 10 рабочих дней с момента возвращения командируемым лицом в кассу. Если сумма перерасхода в иностранной валюте превышает эквивалент 10 000 $ США по курсу ЦБ РФ на дату погашения указанной суммы, уполномоченный банк направляет извещение в Минфин РФ (Положение, утвержденное ЦБ РФ 20.08.02 № 193-П).
Задолженность командированного лица перед организацией может быть погашена путем внесения в кассу организации эквивалентной суммы задолженности в рублях по курсу Центробанка., она также сдается в банк.
У командированного сотрудника может возникнуть перерасход наличной иностранной валюты по авансовому отчету. Такая ситуация бывает, когда он расходует во время командировки собственные валютные средства, приобретенные от своего имени и за свой счет. В этом случае для погашения перерасхода банк запрашивает авансовый отчет командируемого лица и документы, подтверждающие его расходы за пределами РФ. Организация может погашать задолженность разными способами: в наличной или безналичной форме, в рублях или иностранной валюте. Если организация не предъявила по требованию уполномоченного банка авансовый отчет и подтверждающие документы, банк имеет право отказать в выдаче суммы задолженности в наличной иностранной валюте или в переводе на валютный счет командируемого лица.
5. Представительские расходы организации
Организация с целью расширения взаимовыгодного сотрудничества со своими контрагентами и заключения новых хозяйственных договоров осуществляет расходы, связанные с приемом и обслуживанием представителей собственной и других организаций (включая иностранных), участвующих в переговорах, т. е. осуществляет представительские расходы.
В состав представительских включаются также расходы организации по приему и обслуживанию участников, прибывших на заседания совета директоров (правления) или другого аналогичного органа организации.
В настоящее время организациям следует руководствоваться перечнем представительских расходов, приведенным в ст.264 НК РФ.
Проводиться подобные мероприятия (официальный обед, ужин и др.) могут либо непосредственно в самой организации, либо с выездом на предприятие общественного питания, либо с этой целью организуется командировка работника в другую организацию, и т.д.
Оформление первичных документов
Как любая другая хозяйственная операция, проведение представительских мероприятий в соответствии со ст.9 Закон N 129-ФЗ) должно оформляться оправдательными документами, которые служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.
Включение представительских расходов в себестоимость продукции (работ, услуг) разрешается только при наличии первичных учетных документов, в которых должны быть указаны дата и место проведения деловой встречи (приема), приглашенные лица, участники со стороны организации, конкретное назначение расходов и величина расходов.
Документальное оформление представительских расходов состоит из нескольких этапов:
1) оформление так называемых подготовительных документов;
2) оформление уточняющих (конкретизирующих) документов;
3) оформление документов, подтверждающих фактическое расходование денежных средств.
Представительские расходы - это планируемые и целевые расходы.
На первом этапе в организации составляется и протоколом правления (в Читинском Облпотребсоюзе) утверждается смета представительских расходов на отчетный год.
На этом же этапе издаются внутренние организационно-распоря-
дительные документы (например, распоряжения руководителя организации), регламентирующие:
- перечень официальных лиц организации, имеющих право участвовать в переговорах и, следовательно, получать под отчет средства на представительские расходы;
- порядок выдачи подотчетных сумм на представительские расходы;
- порядок расходования средств на представительские расходы;
- документальное оформление представительских расходов;
- порядок осуществления контроля над расходованием и списанием средств на представительские расходы;
- нормирование отдельных видов представительских расходов.
На втором этапе составляются внутренние оправдательные документы, непосредственно связанные с проведением конкретного представительского мероприятия. К таким документам относятся:
Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7
