|
Хранилище документов
Создается единая база данных на сервере, которая позволяет надежно хранить документы, систематизировать их и быстро находить нужную информацию. При этом реализуется важнейший принцип СЭУД: документ хранится в единственном экземпляре в месте, хорошо защищенном от несанкционированного доступа.
Бумажные документы попадают в хранилище в результате их сканирования, а электронные — прямо из той программы, в которой они создаются.
Для быстрого поиска документов хранилище снабжается механизмом сквозного или, как его еще называют, полнотекстового поиска, позволяющим за очень короткое время найти нужный документ по содержащимся в нем ключевым словам.
Система управления документооборотом
Документооборот обычно рассматривается в рамках одной компании, и является отражением ее бизнес-процессов, а способы управления ими у каждой фирмы уникален.
Кроме того, любая успешно действующая организация непрерывно меняется. Создание новой продукции, приобретение нового бизнеса, завоевание новых рынков вызывают изменения в организационной структуре, в управленческих процедурах, в формах и маршрутах движения документов. Чтобы успеть за этими изменениями, нужно использовать для автоматизации рабочих процедур специальные программные средства.
С помощью конструктора бизнес–процедур процесс обработки документов можно представить как последовательность шагов. На каждом шаге обработки документа определяется, что следует сделать с документом и кто должен быть исполнителем. По окончании шага система автоматически вычисляет, куда направить документ дальше, и происходит автоматическое уведомление следующего исполнителя. При этом все участники процесса могут наблюдать его в виде наглядной диаграммы и видеть, на какой стадии обработки находится документ.
Коммуникационная среда
Чтобы обеспечить эффективное взаимодействие участников автоматизированного документооборота, СУД требуется некая "сигнальная система". Обычно это электронная почта.
По электронной почте сотрудники получают извещения о событиях, происходящих в системе, таких как появление новых документов, поступление документа на рассмотрение, нарушения контрольных сроков. Извещение, как правило, содержит гиперссылку, которая позволяет открыть соответствующий документ из централизованного хранилища.
В последнее время популярными становятся также средства обмена сообщениями, позволяющие участникам бизнес-процессов, в том числе и между различными организациями, общаться "в режиме реального времени": получать информацию о наличии друг друга на рабочем месте, обмениваться текстовыми сообщениями, а также проводить аудио- и видеоконференции.
Интеграционные компоненты
СУД - это всего лишь одна из компонент информационной системы, причем, как правило, создается она не в первую очередь. И, конечно, СУД должна быть интегрирована в общую среду таким образом, чтобы не возникало участков с "ручной" обработкой информации.
Системные компоненты
Техническими средствами, позволяющими обеспечить функционирование СУД, являются информационные магистрали, серверы, дисковые массивы, библиотеки оптических дисков, сканеры для массового ввода документов и специализированное серверное программное обеспечение.
Заключение
Управление документами лишь часть глобальной системы, частью которой может является и простое хранилище файлов или электронная почта. В своем развитии подобные системы стремятся к воплощению идеала – системы управления знаниями, обычно на корпоративном уровне.
Как показывает практика, внедрение СУД проходит поэтапно, отдельными составляющими, некоторые из которых, бывает, и вовсе не приживаются в конкретном бизнес-процессе.
Следует отметить, что потребность в таких системах появляется у организаций (фирм) прежде, чем у них появляется финансовая возможность, готовые системы могут стоит не одну сотню тысяч долларов, и ещё столько же внедрение. В России использование импортных СУД осложнено их неприспособленностью к условиям нашей действительности.
Список литературы
1. Как управлять документами в современной организации, Виктор Таранов, 2003г., #"#_ftnref1" name="_ftn1" title="">[1] Document Management System (DMS)
[2] IDC. Europe Document Management Market Review and Forecast, 1998-2003,
(2000. февр.).
[3] “Как управлять
документами в современной организации”, Виктор Таранов, 2003г.
http://www.directum.ru/514280.shtml
При использовании материалов активная ссылка на источник обязательна.