Подготовленный документ доводят до сведения заинтересованных сторон.

17. документ «приказ» (определение, реквизиты, правила составления).

Приказ – это правовой акт, издаваемый руководителем органа государственного управления (его структурного подразделения), действующим на основе едино начала, в целях разрешения основных задач, стоящих перед данными органами.

По содержанию и способам оформления, приказы делятся на:

- приказ по основной деятельности

- приказ по личному составу.

Приказы по личному составу  используется для документирования, приема, перевода, увольнения и другого движения кадров.

Реквизиты: 08, 10, 11, 12, 14, 18, 20, 22, (23), (24), (27), (28).

Текст приказа по основной деятельности состоит из двух частей:

- констатирующая

- распорядительная.

Приказы могут издаваться как по инициативе, так и для исполнения распорядительных документов выше стоящих организаций, органов власти и управления.

В инициативных приказах в констатирующей части излагаются цели и задачи, предписываемых приказом управленческих действий, даются объяснения необходимости исполнения приказа.

В приказах издаваемых для исполнения распорядительных документов выше стоящих организаций, констатирующая часть содержит название вида документа, автора, дату, №, заголовок к тексту этого документа.

Распорядительную часть начинают со слова «приказываю», которое пишут прописными буквами от левого поля, текст делят на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Распорядительные пункты строят последовательно, по схеме:

1)         исполнитель (наименование должности, фамилия и инициалы или структурные подразделения в данном предприятии)

2)         действие (главное в неопределенной форме осуществить,  обеспечить, подготовить, отгрузить и т.п.)

3)         срок исполнения (приводится или в каждом пункте приказа, или выделяется в один обобщенный пункт для всех предписываемых действий).

Последний пункт приказа формулируют следующим образом: контроль за исполнением приказа возложить на (наименование должности, фамилия, инициалы).

Если руководитель сам будет осуществлять контроль за исполнением приказа, тогда пункт о контроле писать не надо.

Проект приказа до подписания согласовывают (визируют) с руководителем

структурного подразделения, зам.руководителя, отвечающего за данные вопросы, должностными лицами, ответственными за исполнение приказа, юрисконсультом. Может осуществляться и внешнее согласование с разными организациями, если приказ затрагивает их интересы, дата приказа – это дата его подписания, начало его действия. Подписывает приказ руководитель (заместитель), если должностное лицо, подпись которого заготовлена в проекте приказа, отсутствует, приказ перепечатывают.

Приказы оформляются на общих или специальных бланках.

18. документ «выписка из приказа» (определение, реквизиты, правила составления).

Выписка из приказа – это копия части документа, представляющая собой ту часть текста, которая нужна для работы.

Реквизиты: 08, 10, 11, 12, 14, 18, 20, 22, (23), 26, (28).

Выписка из приказа полностью сохраняется, заглавная часть документа с добавлением слов «выписка из», проставляется № и дата подписания документа, дается константная часть, если она есть, со словом «приказываю», а затем тот текст, который соответствует данной выписке.

В конце выписки указывается наименование должности, фамилия и инициалы должностного лица, подписавшего подлинник документа, но без его подписи.

Подписывается выписка должностным лицом, заверявшим его подлинную версию. Обязательно указывается дата ее изготовления.

19. характеристика справочно-информационных документов.

К ним относятся акты, служебные письма, справки, докладные и объяснительные записки, телефонограммы. Они носят вспомогательный характер по отношению к организационным и распорядительным документам, информация, содержащаяся в справочно-информационных материалах, может побуждать к действию или могут быть лишь принятыми к сведению.

20. документ «служебное письмо» (определение, реквизиты, правила составления).

Служебное письмо – это обобщенное название различных по содержанию документов. Выделяют в связи особых способов передачи текстов, пересылается по почте.

Реквизиты: 08, 09, 10, 11, 12, 13, 15, 18, 20, (21), 22, (27), (28).

Письма используются в том случае, если не возможно решить вопрос другими средствами (личная беседа, телефонный разговор).

По содержанию и назначению письма могут быть:

- инструкционные

- гарантийные

- информационные

- рекламные

- коммерческие

- письма запроса

- письма извещения

- письма приглашения и т.д.

Датой письма является дата его отправки, письма могут быть адресованы в организацию, ее структурное подразделение, конкретному должностному лицу, руководителю организации.

Текст письма должен бать простым, последовательным, убедительным и корректным. В тексте не должно быть лишних слов, затрудняющих чтение, приводимые факты должны быть объективны, обязательно проверенны, цифровые данные – точны. Не точности, допущенные в изложении и оформлении текста, могут лишить документ юридической силы.

Текст письма как правило состоит из вводной части и основной. Во вводной части указываются причины, послужившие основанием для составления письма, приводятся ссылки на факты, документы и т.д. В основной части письма излагается цель, просьба, предложение, сообщение, отказ и т.д.

Письмо освещает один вопрос, это упрощает работу с документом, регистрацию и исполнение. Поэтому, если с одним адресатом нужно решить несколько вопросов, то по каждому из них следует составить отдельные документ. Несколько вопросов излагают в одном письме, только если они взаимосвязаны.

Письмо не должно превышать одну машинописную страницу для составления писем, факсов, используется специальный бланк формата А4, если текст не превышает 7-10 строк, то используется бланк А5.

Правильность письма в соответствии с его содержанием, нормативным актом, удостоверяется подписью руководителя организации (структурного подразделения), который несет за нее полную ответственность.

21. документ «акт» (определение, реквизиты, правила составления).               

Акт – это документ, составленный несколькими лицами, подтверждающий установленный факт события, действия.

Реквизиты: 08, 10, 11, 12, 14, (16), 18, (19), 20, 21, 22, (23), (24), (25), (28).

Акты бывают:

- ликвидации (учреждения, организации, предприятия)

- проверки

- приема – передачи (при смене руководства, передаче материальных ценностей)

- инвентаризации

- проведения испытания

- уничтожения (дела).

Акт как правило составляется комиссией, это может быть постоянно действующая комиссия или назначенная по указанию руководства. Приступив к работе, члены комиссии изучают суть вопроса. Акт м.б. составлен по указанию руководителя или выше стоящей организации на основании распорядительного документа (приказа). Текст акта делится на части: вводная – для всех актов одинаковая: в ней указывается основание для составления акта; лица, составившие акт и при необходимости – присутствующие при составлении акта. Слово ОСНОВАНИИЕ печатается о левого поля, далее указывается состав комиссии. ФИО председателей указывают в алфавитном порядке с перечислением должностей и названием учреждения. После слова ПРИСУТСТВОВАЛИ, перечисляют в алфавитном порядке ФИО присутствующих.

В констатирующей части, которая начинается с абзаца, излагаются цели, задачи и суть проведенной работы, ее результаты. Эта часть акта м.б. оформлена в виде таблицы, позволяющей обеспечить высокую информативность текста. В некоторых актах текст м. иметь третью часть – выводы, заключения, предложения комиссии.

При необходимости, в конце текста даются сведения о количестве экземпляров и месте их нахождения. Акт подписывает председатель и все члены комиссии, а также все лица, принимавшие участие в составлении.

Дата место составления акта должна соответствовать дате и месту активного события, акт оформляется на общем бланке А4, внутренние акты м.б. оформлены не на бланке. Для ряда актов требуется подпись руководителя и заверение печатью предприятия.

С актом ревизий, проверок знакомят всех лиц, деятельность которых они затрагивают в акте. После подписи составителей ставится отметка «с актом ознакомлены: должности, подписи, расшифровки подписей и дата».

Особую группу образуют акты, устанавливающие факты повреждения, порчи и недостачи груза иных нарушений правил транспортировки. Такой акт составляется на типографском бланке установленного образца, выполняется без помарок, подписок и зачеркиваний. Все дополнения и исправления в акте должны быть оговорены и заверены подписями двух сторон (грузополучателя и должностного лица, отвечающего за перевоз груза).

22. документ «договор» (определение, реквизиты, правила составления).

Договор – один из наиболее распространенных юридических документов, устанавливающий права, обязанности и ответственность за их выполнение.

Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6