|
|
|
|
Уровень понимания аудитории. |
· Определите, знает ли аудитория, что-нибудь об объекте презентации, например проанализируйте есть ли среди присутствующих кто-либо с таким же набором знаний по данному вопросу. · Проанализируйте знакома ли аудитория с вашим словарем. · Спрогнозируйте, все ли способны понять то, что вы говорите. · Определите, какую поддерживающую информацию необходимо предоставить аудитории для лучшего понимания предмета. · Подумайте о конкретных цифрах и спецификациях, которые вас могут попросить предоставить или вам нужно будет сказать. · Проанализируйте, включает ли в себя объект презентации рутинное, длительное предоставление информации, знакома ли тема присутствующим. |
|
Отношения презентующего с публикой. |
· Проанализируйте как такая аудитория обычно реагирует на выступления ораторов. · Определите насколько аудитория дружественна, открыта, гостеприимна вашей точке зрения, вашему стилю презентации. · Определите как аудитория настроена по отношению к вам. · Проанализируйте, чего присутствующие от вас хотят. · Подумайте о ваших прежних отношениях с аудиторией. · Определите вашу роль и статус. · Определите есть ли у аудитории склонности, которые могут работать против вас. · Проанализируите возможное отношение публики к построению вашей презентации. · Определите какие аспекты поддерживающей инормации будут выглядеть для данной аудитории наиболее надежно. |
2.5 ПЛАНИРОВАНИЕ РЕЧИ ИЛИ ПРЕЗЕНТАЦИИ
Разработка стратегии разворачивания выступления сложнее, чем написание документа. Если вы не сделаете вашу презентацию легкой для понимания, возможно аудитория не отреагирует на нее нужным для вас образом и вы потеряете потенциальный выгодный контракт или инвестора в ваш проект, т. к. они могут просто не понять или прослушать важные пункты вашего выступления.
Для максимального эффекта и достижения намеченных целей, после анализа аудитории необходимо приступить к разработке плана речи или презентации придавая этому ничуть не меньшее значение.
2.6 РАЗРАБОТКА ГЛАВНОЙ ИДЕИ
Первый шаг - это определение главной идеи, вокруг которой и будет строиться ваша презентация. Главная идея должна быть связана с вашим объектом и должна служить стержнем, на который каждый присутствующий должен нанизывать получаемую от вас информацию. Это подобно рекламному девизу, который напоминает покупателю о достоинствах рекламируемого продкта. Ваша цель - разработать такую главную идею, чтобы сделать презентацию интересной для аудитории и сделать объект презентации для присутствующих таким же интересным, как он интересен вам.
Попытайтесь сформулировать вашу главную идею в одно предложение.
Вот несколько примеров:
· Спрос на низкокалорийные высококачественные замороженные продукты повысится из-за социальных и экономических перемен.
· Реорганизация кассового отдела приведет к улучшению сервиса с одновременным понижением затрат.
· Размещение заказа у нас имеет смысл потому, что мы предлагаем быструю доставку и скидки.
· Новая программа оздоровления побудит рабочих к более качественному труду и уменьшит пропуски по болезни.
· Господин Сидоров был очень нужным работником в нашей фирме и мы будем по нему скучать, когда он удет на пенсию.
· После 10-ти месяцев неудач, убытков и неопределенности мы можем гордиться нашей компанией, которая пережила полосу неудач и стала получать прибылль.
Отметьте, что каждый пример содержит главную информацию (summary) о конкретном предмете презентации и благоприятно действует на аудиторию.
2.7 ПЛАНИРОВАНИЕ ВРЕМЕНИ
С хорошо разработанной главной идеей вашего выступления, можете приступить к распланированию времени и структуры вашего выступления. Структура, которую вы утрвердите для выступления, должна быть связана с целью, аудиторией, предметом презентации и от отведенного для выступления времени.
Если у вас 10 или меньше минут для выступления, необходимо организовать его так, чтобы уместить основные пункты, следовательно оно будет похоже на короткую выдержку из полной, развернутой презентации.
Начните с небольшого плана вашей будущей речи, в основной части объясните все аспекты предмета презентации, в заключении коротко повторите основные части выступления и главную мысль.
Более длинные речи и презентации должны быть организованы как отчеты. Если ваша цель - развлечь, мотивировать или информировать, используйте естественный порядок в зависимости от объекта, жесткой структуры тут быть не может. Если же цель - анализировать, убеждать или склонять к сотрдничеству организуйте презентацию вокруг основных аргументов, мыслей. Используйте натуральный порядок если аудитория дружественно настроена, восприимчива и наоборот - подходите к основным вашим аргументам аккуратно, если вы чувствуете сопротивление аудитории.
Как только слушатели потеряли нить выступления, очень сложно будет возвратить их обратно, кроме того, они могут пропустить важные пункты вашей презентации. У них нет удобной функции просмотра того, что было сказано несколько минут назад, так, что из-за потери внимания слушателей страдаете прежде всего вы. Научитесь планировать свою речь так, чтобы рутинные блоки информации чередовались с интересными фактами статистики или историческими аспектами. Так, что именно вы должны думать как организовать передачу основных мыслей аудитории.
Объясните как вы собираетесь организовать свое выступление и постарайтесь лимитировать количество основных пунктов и мыслей вашего выступления до 3-4 даже если речь или презентация довольно длинная. Удостоверьтесь, что вы выбрали наиболее полезные и интересные данные так, что вы контролируете внимание публики. Помните, что слушатели не могут пропускать ненужную информацию, как во время чтения, таким образом, сократите до минимума такого рода информацию.
2.8 ПРИМЕРЫ ПЛАНИРОВКИ РЕЧИ
Вот пример планировки короткой речи:
Название: “Кто владеет Ван Гогом?”
Цель: убедить начальство, что предметы искусства - хороший вариант инвестиции.
1. Вступление: Холодным мартовским утром на знаменитом аукционе Кристи в Нью-Йорке знаменитые “Подсолнухи” Ван Гога были проданы за 39.9 миллионов долларов. Покупатель? Японская страховая компания !
2. Корпорации становятся основными покупателями предметов искусства.
А. Более 1000 корпораций имеют собственные коллекции искусства
Б. Компании делают это по трем основным причинам:
1. Руководство любит искусство.
2. Реклама надежности компании и формирование эстетичесого имиджа.
3. Стабильный рост цены на произведения искусства.
3. Большинство коллекций консервативны.
4. Многие коллекции возросли в цене.
А. Компания Пепси Кола Inc. заплатила $150.000 за скульптуру Александра Кальтера. Теперь эта скульптура стоит около $1. млн. (показываются слайды)
Б. Коллекция First Bank System Inc.’s за 3 млн. долларов возросла в цене в два раза (показываются слайды)
В. Двухмиллионная коллекция компании Sterling Regal из 180-ти произведений искусства стоит сейчас около 4.5 миллионов долларов. (слайды)
Г. Domino Pizza инвестировала 7.5 млн. в свои коллекции, которые стоят сейчас 12 млн. (слайды)
5. Заключение: Инвестирование в предметы искусства дает и моральное и материальное обогащение.
2.9 ПРОГНОЗ ДЛИНЫ
Длина выступления или презентации часто строго ограничена. Так как наряду с вами должны выступать другие ораторы, кроме того у самих слушателей есть множество других дел., вы должны научиться урезать ваши данные таким образом, чтобы оставлять самое главное, экономя при этом свое время и время своих слушателей.
Как только распланирована сама речь, можно более аккуратно спланировать необходимое для презентации время. Средний оратор говорит со скоростью 100-125 слов в минуту или около соеднего параграфа. Допустим, что вам надо рассказать о трех основных пунктах. В десятиминутном докладе, можно потратить 2 минуты на поверхностное объяснение каждого пункта, сделав вступление и заключение по минуте длиной. Если у вас часовой доклад, вступление может занять 5 минут. Следующие 30-40 минут будут содержать более подробную информацию о каждом из пунктов вашего доклада (по 10-14 минт на одну тему). Заключение может занять от 3 до 5-ти минут. Оставшиеся 10-20 минут будут зарезервированы под вопросы из аудитории.
Что же лучше 10-ти минутная речь или презентация на 1 час?
Все зависит от объекта, целей, характера аудитории и отпущенного времени. Для легко воспринимаемого объекта и соответствующей аудитории 10 минутного доклада вполне достаточно, и если ваш объект сложен, а цели включают в себя убеждение трудновоспринимающей публики, то презентация должна длиться дольше.
2.10 ВЫБОР СТИЛЯ
Другой важный элемент подготовки и планирования презентации - выбор подходящего стиля. Все опять же зависит от целей, характера речи и аудитории, бюджета, времени отпущенном на подготовку. Если содержание речи формальное: отчет о проделанной работе или финансовом состоянии фирмы, то и стиль самого выступления должен быть таким.
В общем, если все присутствующие вам знакомы и их количество невелико, то разрешается несколько отступить от формального характера речи для более лучшего восприятия.
При использовании материалов активная ссылка на источник обязательна.