Делопроизводство (традиционное определение) – сфера деятельности связанная с обработкой информации.
Делопроизводство (соврем.) – это отрасль деятельности связанное с организацией работы с официальными документами.
Понятие о документе, корреспонденции и делопроизводстве. Унификация и стандартизация документов. Система документации.
План:
1.1. понятие о документе.
1.2. виды документов.
1.3. функции документов. Системы документации.
1.4. правила оформления управленческих документов. Понятие «реквизиты» документов.
1.1.
Документ – зафиксированное на материальном носителе информации с реквизитами, позволяющими её идентифицировать (различить).
Понятие делопроизводства базируется на понятии документирования.
Документирование – запись информации на различных носителях по установленным правилам.
Документирование регламентированный процесс записи информации на бумаге или ином носителе обеспечивающий её силу.
Создание документов может осуществляться на естественном или искусственном языках с использованием новых носителей информации. При документировании на естественном языке создаются текстовые документы. При документировании на искусственных языках создаются документы на машинных носителях.
Средства документирования – орудие используемые человеком для создания документов:
- простые средства (ручки, карандаши)
- механические и электромеханические (пишущие машинки, магнитофоны, фоно кино и видео техника)
- средства автоматизации (компьютерная техника).
В зависимости от используемых средств документации различают способы документирования (кино фото фоно документирование, электронное и текстовое документирование).
Документирование предполагает соблюдение установленных правил записи информации, специфических для каждого типа документов. Соблюдение этих правил придает юридическую силу создаваемым документам.
Юридическая сила – свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его оформление.
Юридическая сила документа обеспечивается установленным для каждой разновидности комплексов документов.
Реквизит – обязательный элемент оформления документа (наименование вида документа, адресат, дата, подпись).
Современные требования к оформлению организационной распорядительной делопроизводства (ОРД) зафиксированные в гос.госте (ГОСТ Р6.30-97). Государственным стандартом установлен не только состав реквизитов (29) но и зоны и последовательность их размещение на документе.
Формуляр – совокупность реквизитов документов и схема их рассположения на документе.
Наличие формуляра установленного в гос.стандарте обеспечивает единство документирования и единство документации как в рамках одного предприятия, так и в стране в целом. В обществе документ является основным носителем управленческой, статистической, научной, технической, и иной социально-значимой информации.
Документы - носители первичной информации. Именно в документах информация фиксируется впервые. Это свойство позволяет отличать документы от других источниках информации (книг, газет, журналов) содержащих переработанную вторичную информацию.
Стандартизация – это деятельность по установлению норм, правил и характеристик в целях обеспечения:
- безопасности продукции, работ и услуг; жизни и здоровья
- технической и информационной совместимости, а так же взаимозаменяемой продукцией
- экономии всех видов ресурсов.
Все ГОСТы, действующие на территории нашей страны обьединены в единую государственную систему стандартизацию – иерархически организованную систему классификации и самих ГОСТов.
В целях сокращения количества применяемых в деятельности учреждения документов, типизации их формы, снижения трудовых, временных и материальных затрат на их подготовку и обработку, достижения информации. Совместимости автоматизированных баз данных в народном хозяйстве проводятся работы по унификации документов и созданию унифицированных систем документации (УСД).
УДС – совокупность взаимосвязанных унифицированных форм документа, обеспечивающих документированное представление данных в определенных видах хозяйственной деятельности.
В основе создания УСД лежит метод унификация – установление единообразия состава и форм управленческих документов создаваемых при решении однотипных управленческих задач. Одновременно разрабатываются классификаторы технико-экономической с социальной информации, обеспечивающих интегративную автоматизированную обработку данных.
Государственная система документированного обеспечения управления (ГСДОУ) – это совокупность принципов и правил устанавливающих единые требования в документации управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления на предприятиях.
Основная цель ГСДОУ упорядочивание документа оборота организации сокращения количества и повышение количества документов, создание наиболее благоприятных условий для применения технических средств и современных технологий сбора., обработки и анализа информации.
Основные положения ГСДОУ охватывают вопросы документирования управленческой деятельностью, организации работы с документами, механизации и автоматизации работы с документами.
1.2.
Различают следующие виды документов:
- По назначению (средства фиксации фактов (авто протоколы, отчеты) и средства передачи документов (письмо, телеграмма)).
- По происхождению (служебные и личные документы).
- По форме (индивидуальные, типовые, трафаретные).
- По срокам исполнения и хранения (постоянные, долговременные, временные).
- По месту составления (внутренние и внешние).
- По наименованию (проказы, указы, отчеты).
- По стадиям создания (выписки, отпуск, оригиналы).
1.3.
в социальном плане любой документ полифункционален, т.е. выполняет множество функций, что и позволяет ему удовлетворять различные человеческие потребности.
Среди функций документа выделяются общие и специфические.
ОБЩИЕ ФУНКЦИИ:
- информационная (любой документ создается для сохранения информации т.к. необходимость зафиксировать информацию – причина появления документов)
- социальная (документ является социально-значимым объектом, поскольку любой документ порожден той или иной социальной потребностью)
- камунифактивная (документ выступает в качестве средства связи между отдельными элементами общественной структуры в частности между учреждениями)
- культурная (документ – средство закрепления и передачи культурных традиций).
СПЕЦИФИЧЕСКИЕ ФУНКЦИИ:
- управленческая (документ является инструментом управления. Этой функцией наделены так называемые управленческие документы специально создаваемые для реализации целей управления)
- правовая (документ является средством закрепления и изменения правовых норм и правоотношений в обществе)
- функция исторического источника (документ выступает в качестве источника исторических сведений о развитии общества).
Системы документации – совокупность документов взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения вида сферы деятельности единых требований к оформлению.
Управленческие документы составляют ядро управленческой документации. Именно они обеспечивают управляемость объектов, как в рамках всего государства, так и в отдельной организации. Управленческие документы составляют объект делопроизводства.
Организация работы с документами – предполагает организацию документооборота учреждения, хранение документа и их использование в текущей деятельности учреждения.
Документооборот учреждения – это совокупность взаимосвязанных процедур обеспечивающие движение документов в учреждение с момента их создания исполнения или отправки.
В целях рациональные организации документа оборота все документы делятся на документальные потоки (не регистрируемые и регистрируемые; входящие, исходящие и внутренние).
Документопоток – совокупность документов выполняющих определенное целевое назначение в процессе документооборота.
Система хранения документов – это совокупность средств, способов и приема учета и систематизации документа с целью их поиска и использование в текущей деятельности учреждения.
1.4.
При составлении документов используются следующий состав реквизитов:
01 – герб РФ
02 – герб субъекта РФ
03 – эмблема организации или товарный знак
04 – код организации
05 – код формы документа
06 – наименование организации
07 – справочные данные об организации
08 – наименование вида документа
09 – дата документа
10 – регистрационный номер документа
11 – ссылка на регистрационный номер и дату документа
12 – место составления или издания документа
13 – гриф ограничения доступа к документу
14 – адресат
15 – гриф утверждения документа
16 – резолюция
17 – заголовок к тексту
Страницы: 1, 2
