Главная: Рефераты

Рефераты. Подготовка документов на компьтютере

Заголовки граф и строк таблицы следует писать с прописной буквы, а подзаголовки граф — со строчной буквы, если они составляют одно предложение с заголовком, или с прописной, — если они имеют самостоятельное значение, Заголовки и подзаголовки граф указывают в единственном числе, в конце заголовков и подзаголовков таблиц точки не ставятся.

При размещении таблицы на нескольких страницах вверху таблицы повторяются заголовки граф или, если графы пронумерованы, — номера граф. В этом случае головка таблицы копируется в колонтитул и автоматически повторяется на всех страницах раздела. Чтобы головка таблицы не выводилась на первой странице документа, в Параметрах страницы должна быть уста­новлена опция «Различать колонтитулы Первой страницы». Если таблица занимает несколько страниц в середине многостра­ничного документа, то для того, чтобы колонтитул с головкой таблицы располагался только на страницах с данной таблицей, таблица должна располагаться в отдельном разделе документа. Для этого перед таблицей и после нее вставляется разрыв разде­ла на текущей странице (команда Разрыв в меню Вставка). Таким образом головка таблицы будет располагаться только на тех страницах, где это необходимо.

MS Word 97 имеет развитые средства работы с таблицами. В частности, в меню Таблица имеется специальная команда Заголовки. Если выделить заголовок таблицы и выбрать в меню эту команду, то заголовок автоматически повторяется на второй и последующих страницах.

Таблица 2

Субъекты федерации

Распределение населения

работающих

пенсионеров

Таблица 3

Отрасли

промышленности

1995-2000 гг.

2001-2006 гг.

Число

предприятий

Количество работающих

Число предприятий

Количество работающих












ГОСТ не допускает включать в таблицу самостоятельную графу «Номер по порядку». Если есть необходимость пронумеровать показатели, то их порядковый номер ставится в боковике таблицы непосредственно перед наименованием (табл. 4).

Перед числовыми значениями величин и обозначениями ти­пов, марок, видов продукции порядковые номера не проставляют.

Нумерация в таблице осуществляется автоматически установкой функции «Нумерованный список» (Команда Список меню Формат) для выделенного столбца (ячеек) таблицы или на­жатием кнопки на панели инструментов Форматирование. При этом открывается дополнительное окно Нумерация в таблице. Чтобы каждая строка таблицы была пронумерована только один раз, необходимо отметить опцию Только один номер в ячейке. В противном случае в ячейках, содержащих несколько абзацев, все абзацы будут пронумерованы.

Таблица 4

Наименование показателя

Значение

1 Книги


2 Журналы


3 Периодические издания


4 Информационно-справочные материалы



ГОСТ подробно описывает порядок обозначения физических величин и их числового значения, поэтому их следует ввести в память компьютера, чтобы иметь под рукой каждому оформляющему такие таблицы.

Числовые значения показателя должны проставляться на уровне последней строки наименования показателя. Для этого при работе в Word 97 для числовых данных в таблице устанавливается выравнивание по нижнему краю с помощью кнопок линейки инструментов «Таблицы и границы». Еще больше возможностей по оформлению таблиц имеет MS Word 2000.

При отсутствии данных в таблице ставится прочерк (знак тире).

Таблица 5

Наименование показателя

2004 г.

2005 г.

2006 г.

Доход от личного подсобного хозяйства, млрд руб.

992

586

436

Доход из других источников

 

 

 

(поступления от родственников, за разовую работу, алименты и др.), млрд. руб.

93.4

335

—


Значение показателя, приведенное в виде текста, записывается на уровне первой строки наименования показателя.

Правила заполнения показателей представлены в табл. 6.


Таблица 6

Наименование

показателя

Пояснения по заполнению показателя

Высшее и среднее специальное учебное заведение




Специальность

Записывается полное наименование учебного заведения. Использование сокращенных на­званий учебных заведений не допускается. В случае, когда в наименование учебного заве­дения входит слово «имени», следует писать сокращенно «им.»


Записывается в соответствии с формулиров­ками Общероссийского классификатора спе­циальностей по образованию

Если в пределах одной графы текст, состоящий из одного слова, повторяется, а в таблице нет горизонтальных линий, это слово заменяется кавычками (табл. 7).

Таблица 7

Работающая молодежь в возрасте

1985 г.

1990г.

1995 г.

От 16 до 17 включительно

112

128

138

<18<20<

199

211

203

<21<25<

512

542

493


Повторяющиеся цифры, математические записи, обозначе­ния марок материалов заменять кавычками не разрешается.

Если повторяющийся текст состоит из двух и более слов, при первом повторении пишут слова «То же», далее ставят кавычки. Так же поступают при повторении части фразы, добавляя дополнительные индивидуальные сведения (табл. 8).


Таблица 8

Наименование должности

Квалификационные требования

Старший инженер



Старший механик

Старший технолог

Высшее образование, стаж работы специальности не менее пяти лет


То же

То же


Если в таблице строки разделены горизонтальными линиями, текст повторяется полностью (табл. 9).

Таблица 9

 

Пол

Количество

Руководители подразделений

Мужчины

Женщины

8

3

Менеджеры

Мужчины

Женщины

6

13

Продавцы-консультанты

Мужчины

Женщины

2

26


Облегчает восприятие таблицы ее цветовое оформление (табл. 10).

Для лучшего сопоставления текстовой информации ее можно расположить в несколько колонок. Фиксированное расположение на странице частей текста одна относительно другой достигается с помощью таблицы с невидимыми ячейками. При необходимости такую таблицу можно преобразовать в обычный текст.






Таблица 10


1999

1 квартал

2 квартал

3 квартал

Страницы: 1, 2, 3, 4



2012 © Все права защищены
При использовании материалов активная ссылка на источник обязательна.