|
| ||
|
Пункты повестки дня |
Реше-я, рез-ты, мер-тия |
Памятка для выпол-ния |
|
|
|
|
После совещания
Возвращайтесь, хотя бы время от времени к ходу и результатам состоявшегося совещания, например путём опроса участников:
а) были ли достаточно ясны тема и цель совещания;
б) получил ли каждый из участников повестку дня
в) началось ли совещание вовремя, соблюдались ли повестка дня и регламент;
г) была ли достигнута цель совещания;
д) сколько времени было использовано неэффективно.
Подраздел, отдел, подотдел
Итоговый протокол совещания
Дата
Тема:
Место проведения:
Продолжительность:
Ведущий обсуждения
Ведущий протокол
(с указанием № тел.)
Повестка дня
От .
Участники совещания
Привлечённые участники
Результат
Поручение(срок исп.)
Контроль
Следует составлять иногда и укороченный протокол с важнейшими данными и результатами, которые раздаются участникам.
Контролируйте выполняются ли принятые решения всеми кого они касаются.
Невыполненные задачи и нерешённые проблемы должны быть первым пунктом следующей повестки дня.
· Переговоры по телефону
Телефон является наиболее часто используемым средством коммуникации и наиболее частым источником помех. Но его можно и использовать в виде инструмента рациональной информации и коммуникации.
Его можно использовать также и в качестве нового вида: «Интернет».
С помощью телефонной линии мы можем соединиться к глобальной информационной сети.
Этот вид услуг даёт возможность отличного обмена информацией.
· Рациональное ведение корреспонденции.
1) Подготовьте стандартные ответы;
2) Старайтесь писать резолюцию сразу, не накапливая бумаг;
3) Не увлекайтесь размножением документов;
4) Своевременно уничтожайте архивы;
5) Доверяйте сектретарю в разборе почты;
6) Совершенствуйте документооборот;
7) Стремитесь к простой системе документооборота.
4. Как я управляю своим временем
Время представляет самую большую ценность для меня. Джон Адер в своей книге «Как управлять своим временем» приводит пять проблем,
напрасно тратящих время. Рассмотрим эти проблемы и то, как я с ними справляюсь.
- Откладывание работы
Я начинаю свой рабочий день с работы, которая мне неинтересна, но которую надо сделать. А далее я выполняю то, что мне нравится и интересно. Такой подход практически исключает проблему.
- Неэффективное делегирование полномочий
В самом начале своей деятельности – после окончания ВУЗа - у меня не было подчиненных. По мере работы, я стал руководить сначала одним сотрудником, затем двумя, теперь у меня в подчинении около 20 человек. Руководство персоналом накладывает на меня серьезную ответственность. Перед огранизацией я в ответе как за хорошую работу каждого сотрудника, а перед сотрудниками я в ответе за развитие личных качеств каждого, за мотивацию к работе и так далее. Делегирование полномочий является хорошим фактором мотивации в работе, а также влияет на развитие качеств сотрудника, поэтому я использую этот прием в своей работе. Не менее важно и то, что хороший руководитель, а я стремлюсь быть хорошим руководителем, не делегируя полномочий будет неэффективно использовать свое рабочее время, выполняя менее важную работу.
- Неумение справляться с канцелярской работой
Максимум необходимой мне для работы информации я храню в компьютере. Оставшаяся часть документов без труда сортируется мной и хранится в ящиках стола. Это помогает мне справляться с канцелярской работой.
- Проведение ненужных собраний.
Структура управления в нашей организации построена таким образом, что каждое функциональное подразделение имеет своего руководителя. Поэтому мне приходится ставить задачи, за исключением некоторых случает, только руководителям подразделений. Все вопросы с ними решаются мной в процессе ежедневной работы, а это исключает надобность в собраниях.
- Неумение расставлять приоритеты
Рекомендации, на что обратить внимание на этой неделе, я получаю на еженедельных оперативных совещаниях. С учетом этих рекомендаций я расставляю приоритеты.
Заключение
Если подытожить всё выше сказанное, то можно пожалуй остановиться на следующем:
v Время – это уникальнейший ресурс человека.
v Время – это не только количество часов и минут, это ещё насыщенные полезной работой часы и минуты.
v Необходимо внимательно относится к тому, что мы делаем. Кое-какие дела вообще не стоить делать.
v Необходимо делегировать работу другим людям.
v Необходимо отдавать отчёт себе в том, как мы тратим своё время.
v Не надо огорчаться тем, что в жизни менеджера много неупорядоченности.
v Необходимо делать всё в своё время!
v Необходимо ставить правильные цели!
v Необходимо постоянно следить за распорядком дня!
v Нельзя забывать о поставленной цели и идти к ней наикротчайшим путём!
v Необходимо планировать свой день, неделю и даже месяц.
v Нельзя забывать о контролировании сделанного.
Из написанного выше можно понять, что от каждого человека требуется серьёзно и добросовестно подходить к организации своего рабочего дня, распределению времени, иначе человек рискует угодить в ловушку, которую готовят ему время и сам же человек если не серьёзно относится к распределению времени. Таким образом, очевидно что распределять дела и время потраченное на них следует так, чтобы этого самого времени хватало на все дела, и конечно же не следует забывать об отдыхе. Следующее на что следует обратить внимание это классификация дел по степени важности а также распределению и расчленению каждого серьёзного мероприятия, т.е. мероприятия, обладающие определённой степени важности для вас. Не следует обходить внимание различные вспомогательные средства помогающие организации своего времени, такие например как: различного рода органайзеры, электронные записные книжки, карманные компьютеры, и секретарь. Несмотря на то, что на эту тему написано много книг и опубликовано множество статей каждый человек должен сам сказать себе: "Я не хочу больше тратить время в пустую и я не хочу неуспевать", тогда человек сделает самый трудный первый шаг по дороге к организованной жизни.
Список литературы.
1. Виханский О.С., Наумов А.И. «Менеджмент». М., 1998
2. Зайверт Л. «Ваше время – в Ваших руках». М.: Интерэксперт, 1995
3. Кричевский Р.Л. «Если вы руководитель…». М.: Дело 1996
4. Ладанов И.Д. «Практический менеджмент». М.: Элник, 1995
При использовании материалов активная ссылка на источник обязательна.