Необходимость в позитивной известности делает участие в церемонии открытия значимым не только для бизнеса, но прежде всего для политиков, государственных должностных лиц и неприбыльных организаций. Открывая новый корпус университета, делового центра, новую школу, больницу, политик или представитель администрации города усиливает позитивные стороны своего имиджа, что обеспечивает ему дополнительную поддержку на выборах. Представители открываемой школы или больницы также заинтересованы в церемонии открытия с участием представителей городской администрации, поскольку это дает им возможность продемонстрировать свои достижения, или наоборот, известить общественность о своих проблемах.
Выбор персоны, лично открывающей объект, напрямую будет связан со всей последующей церемонией открытия, с ее освещенностью в прессе, затратами на ее проведение и т.д. Этой персоной может быть как представитель власти (мэр города; глава местной администрации; представитель ведомства, курирующего сферу деятельности данного объекта; парламентарий), так и общественный деятель, известный спортсмен или артист. Однако, организуя и проводя подобные спец.события, следует помнить о том, что во-первых, критериями выбора всегда служат – масштаб события и общественная значимость официальной персоны, ее доступность и заинтересованность; во-вторых, общественный статус персоны прямо пропорционально влияет на интересы СМИ к мероприятию (чем выше статус приглашенных лиц, тем выше интерес СМИ к церемонии и тем более широко она будет освещена). В-третьих, сразу же возникают масса проблем, связанных с обеспечением безопасности гостей и VIP-персон, размещением, пропитания и перевозки. Кроме этого, не стоить забывать и о том, что высокий социальный статус главного лица на церемонии предполагает наличие замены на случай непредвиденных ситуаций; в отличие от официальных лиц, которые обычно не требуют какой-либо денежной суммы за открытие, люди из спорта и сферы развлечений ожидают оплаты своего участия, исключая случаи благотворительности.
Очень часто, многие персоны, проводящие церемонию открытия, могут провести целый день на объекте среди гостей и потребителей, раздавая автографы и беседуя с сотрудниками; другие же – уходят сразу после официальной части.
Нередко официальное открытие состоится уже после фактического открытия объекта. Интересы бизнеса могут требовать начала открытия с участием почетных гостей и официальных лиц может быть проведена. В таком случае объявляются две даты – дата фактического открытия с небольшой церемонией и «официальное открытие с визитом или общественным мероприятием»
Для проведения церемонии составляется программа и сценарий. Готовятся пресс-релизы³ и бэкграунеры – фоновая информация для медиа – история компании, профили главных управляющих и т.п. В материалах для прессы дается характеристика открываемого объекта – нового подразделения/продукта/услуги/ товара/магазина. Обеспечивается присутствие фотографа – на тот случай, если фотограф из СМИ не придет или упустит интересный кадр. Извещение-приглашение в СМИ следует сделать как для журналиста или редактора отдела новостей, так и фоторепортера. Важно определить специальные места для журналистов и создать им условия для работы. [3, стр.342-344.]
II). Приемы. Приемы – одна из форм «внешне- и внутриполитической» деятельности организации. Это, как правило, организованное и заранее подготовленное хозяевами, совместное проведение времени представителей организации-хозяина и гостей, сопровождающееся угощением. Прием проводится: а) по случаю торжественной даты (юбилея, годовщины основания фирмы, или создания организации; б) по случаю посещения организации известного и почетного гостя, делегации фирмы-партнера; в) в порядке повседневной деятельности фирмы на регулярной основе. Целью проведения приема может быть расширение и углубление контактов в сфере деятельности компании, получение необходимой информации, формирование имиджа организации во внешней деловой среде. Приемы могут быть: дневные и вечерние, с рассадкой (заранее распределенными местами участников) и без рассадки, формальные и неформальные.
Дневные приемы – это «бокал шампанского», «бокал вина», «завтрак». «Бокал шампанского» (аналогично «бокал вина») начинается обычно в 12 часов и длится около часа. Поводом для такого приема может служить годовщина фирмы, отъезд представителя фирмы-партнера, пребывание делегации фирмы-партнера в гостях у фирмы-хозяина, открытие выставки. Напитки и закуски разносят официанты, приемы проходят стоя. Это наиболее простой вариант приема, форма одежды – повседневная.
«Завтрак» может проводиться с 8 до 12 часов и продолжаться полтора-два часа. Отличается от «Обеда» меньшим количеством блюд. Устраивается по случаю визита интересных и известных лиц; прибытия и отъезда гостей; годовщины подписания крупных соглашений; юбилейных дат; в порядке поддержания регулярных контактов c представителями прессы или других организаций. Форма одежды – повседневная. В процессе подготовки приема обычно планируется тема для обсуждения, порядок выступающих. Ход приема направляется ведущим(-ми). Как правило, это люди, хорошо знающие предмет обсуждения, а так же заинтересованные в активном участии всех приглашенных и в результатах обмена мнениями.
Вечерние приемы считаются более торжественными, к ним относятся «коктейль», «фуршет», «обед», «обед-буфет», «чай», «ужин». «Коктейль» начинается между 17-ю и 18-ю часами и длится около двух часов. Официанты разносят напитки и холодные закуски, иногда горячие блюда. Прием «фуршет» проходит в те же часы, с одной лишь разницей – гости сами подходят к столу и набирают закуски и отходят, давая возможность подойти другим. Оба этих приема проходят стоя, что обеспечивает возможности перемещения и контактов приглашенных друг с другом. После данного приема возможен показ фильма или небольшой концерт. Форма одежды – чаще всего парадная, которая, как правило указывается в приглашении.
«Обед» - наиболее торжественная часть приема. Начинается в период с 17-19 часов и длится 2-3 и более часа. Гости сначала находятся в течение часа за столом, а затем они переходят в менее официальное помещение или часть зала для беседы, куда и подается чай, кофе. Форма одежды – торжественная. Обед нередко проводится с «рассадкой» гостей – место за столом в этом случае всегда указывается в приглашении.
«Обед-буфет» предполагает свободную рассадку по 4-6 человек за отдельными столами. Гости набирают закуски с отдельного большого стола и возвращаются на свое место. Меню – как на «фуршете». Такой прием организуется после концерта, просмотра фильма, в перерывах между заседаниями конференции. «Обет-буфет» менее официальный вид приема, чем «обед».
«Чай» устраивается между 16-ю и 18-ю часами, как правило для женщин. «Ужин» с рассадкой отличается от «обеда» только более поздним временем проведения.
Подготовка приема включает следующие этапы:
● постановка цели приема;
● выбор формы приема;
● определение состава участников;
● составление сценария приема;
● рассылка приглашений;
● составление плана рассадки за столом ( если она предусмотрена);
● составление меню;
● сервировка стола и обслуживание гостей;
● подготовка тостов и речей.
Проведение приема с рассадкой требует соблюдения определенных правил этикета: 1). – Места делятся на более и менее почетные. Самые почетные – рядом с хозяином. Чем дальше от них, тем места менее почетны.
2). – Женщину не сажают рядом с женщиной, а сажают мужчину, чередуя
места. 3). – План рассадки выставляется при входе. На приемы, проводимые за столом и с указанным в приглашении временем, можно прийти и уйти в любое время этого интервала.
Неформальные приемы проводятся в ситуации, когда гостей «не ждали» заранее, чаще в небольших фирмах и экспромтом, в неформальной обстановке. Неформальные приемы распространены в США, когда партнера приглашают на ланч. Неформальность обстановки способствует решению нестандартных проблем, способности взглянуть на проблему иначе. К такому приему следует быть в принципе готовым. [3,стр.344-346.]
III). Посещения. Посещения – важная составляющая официальных встреч. Во время иностранных визитов президенты, наряду с проведением официальных переговоров, посещают ведущие театры и музеи, научные центры и технопарки, предприятия, университеты и мемориальные кладбища, пивные рестораны, спортивные комплексы и исторические места. Руководители компаний, принимающие официальных гостей, обычно знают, куда можно отвезти посетителей, чтобы лучше ознакомить их с культурой, историей своей территории – области, края, города. Для построения таких мест-достопримечательностей местная администрация и бизнес могут прилагать значительные усилия, так как они привлекают интерес общественности, туристов, а значит и ресурсы для региона.
Между тем, помимо искусственно созданных человеком достопримечательностей, в отдаленных регионах могут быть и естественные достопримечательности – тайга, заповедник или озеро, также представляющие интерес для различных туристических маршрутов. В этом случае, гостям предлагают прогулки на катере по озеру или в море на подводной лодке, поездку по заснеженной тундре, облет территории на вертолете, и т.п. Самое главное, чтобы посещение местных достопримечательностей производило на гостей неизгладимое благоприятное впечатление о регионе, его людях, обычаях, нравах и природе. Посещение местных природных достопримечательностей официальными лицами вызывает интерес общественности, а потому может освещаться СМИ, следовательно, и гостям и хозяевам нужно быть готовым к интервью и видеосъемке.
К посещениям мест интереса компании можно отнести поездки по регионам, часто называемые road-show. Эти туры представляют собой серию встреч, презентаций и переговоров с представителями местного бизнеса и администрациями нескольких городов. В качестве примера такого road-show можно назвать тур российской компании Белый Ветер дистрибьютора японской компании NEC (Nippon Electric Company), который проходил в ноябре 2000г. в течение десяти дней по четырем городам России. Презентации продукции NEC прошли в Новосибирске, Омске, Екатеринбурге и Нижнем Новгороде. Тур проводился в соответствии с планами развертывания в этих городах, в Поволжье и на юге России региональной сервисной сети продукции компании NEC.
Кроме того, развитие Интернет- коммуникаций позволяет проводить виртуальные посещения, или туры. Такие туры предлагает, в частности, интернет-сайт Белого дома США –www.whitehouse.gov.
Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7
